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Grobanalyse

Das Facility Management erfüllt wesentliche Funktionen im Sekundärprozess zur stabilen Sicherstellung der primären Leistungsprozesse und der anderen Sekundärprozesse. Durch einen erheblichen Anteil an operativ geprägten Dienstleistungen kommt der rechtssicheren Übertragung von Betreiber- und Vertragspflichten eine besondere Bedeutung zu.

Das gesamte Leistungsportfolio aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie aller Fremdfirmen ist hinsichtlich der relevanten Pflichten im Facility Management möglichst rechtssicher zu organisieren.

Beratung

Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, keine Verordnung oder sonstige rechtliche Regel, die als solche der Betreiberverantwortung für technische Anlagen bzw. Produktionsbetriebe gewid-met ist. Vielmehr stellt der Begriff "Betreiberverantwortung" die Summe vieler zu beachtender rechtlicher Regeln dar. Die betrifft unter Anderem Gebäude, gebäudetechnischen Anlagen, Produktionsanlagen, Büros, usw..
Durch unsere Beratung unterstützen wir Sie, Ihre Rechte und Pflichten sowie die Rechtsfolgen Ihrer Tätigkeiten zu erkennen und wahrzunehmen.

Wir zeigen Ihnen auf, welche Betreiberrisiken im FM in Ihrem Unternehmen bestehen und welche latenten Pflichtverletzungen sowie möglichen Rechtsfolgen sich aus Ihrer Gebäudeverantwortung ergeben können. Wir identifizieren die geltenden Gesetzesvorschriften, die für den laufenden Betrieb verschiedener gebäudetechnischen Anlagen gelten.

Durch unser Mitwirken wollen wir Ihnen Transparenz und Sicherheit vermitteln!

Betrachtet werden in der Qualität einer Grobanalyse u. A.:
- Allgemeine Klärungen zu Objekten und Nutzungen
- Organisatorische Regelungen
- Trägerschaft der Betreiberverantwortung
- Eigen- und Fremdleistungen
- Ausübung der Betreiberverantwortung, also des möglichst rechtssicheren Betriebsregimes
- Risikoabschätzung
- Anweisende Dokumentationen
- Bestandsdokumentation
- Betriebsdokumentation
- Pflichtenmanagement
- Versicherungen im Schadensfall
- Gefährdungsbeurteilungen
- Gesetzliche Prüfungen
- Ablauforganisation
- An- /Ein- /Unterweisungen
- Geeignete Arbeitsmitte
- Regelwerksverfolgung (u. A. Responsibility-Management)

Ein besonderer Schwerpunkt unserer Betrachtung ist notwendigerweise die wirksame Pflichtenübertragung (Delegation), u. A.:
- Pflichtendefinition
- Aufgabenverteilung
- Auswahl (Selektion)
- Ausstattung des Verpflichteten
- An- /Ein- /Unterweisung
- Aufsicht (Überwachung)
- Pflichtenübertragung an Führungskräfte und Beschäftigte
- Pflichtenübertragung in Mietverhältnissen
- Pflichtenübertragung an Dienstleister

Da eine Grobanalyse nicht alle Bereiche und Leistungen untersuchen kann, soll aufgrund der Begehungen, der verschiedenen Fachdiskussionen und den überreichten Unterlagen eine Würdigung des Betreiberpflichtenmanagement erfolgen. Unsere Arbeit unterliegt der Vertraulichkeit.

Pflichtenübertragung

Zur rechtssicheren Sicherheitsorganisation gehört die ordnungsgemäße Delegation von Unternehmeraufgaben und Betreiberpflichten, z. B. Delegation von Personal- und Fachver-antwortung sowie ordnungsgemäße Arbeitsschutzorganisation. Eine pauschale, alle Be-triebsarten erfassende Darstellung der diesbezüglichen Aufgaben kann nicht erstellt werden, vielmehr ist stets auf den Einzelfall bezogen eine genaue Analyse vorzunehmen.
So sind z. B. die Anforderungen an den Betrieb der Produktion sehr verschieden von Dienstleistungsbetrieben des Gebäude- oder Flächenmanagements.

Die große Menge an Aufgaben, die insoweit an Betreiber gestellt werden, ist mit Hilfe des obsiegenden Bieters zu überblicken. Im Rahmen der Implementierung sind die diesbezüg-liche umfangreiche Dokumentation bereitzustellen, den Organisationseinheiten und Personen einerseits und den Produktions- und Leistungsprozessen andererseits zuzuordnen. Dies soll durch den obsiegenden Bieter komplett und lückenlos durchgeführt werden, sodass alle (gesetzlichen) Anforderungen erfüllt werden (z. B. zum Brand- und Explosionsschutz oder zur Gefahrstoffverordnung). Oft bereitet die Gefährdungsbeurteilung Schwierigkeiten, weil die Fülle an Anforderungen und gesetzlichen Vorgaben unübersichtlich scheint.

Die Vielfalt an Pflichten und der Aufwand zur Umsetzung ein erreicht ein Ausmaß, das nur noch durch Übertragung von Pflichten auf viele Schultern zu bewältigen ist, auch durch Bestellung verantwortlicher Personen. Wer Zuständigkeitsbereiche schafft und/ oder verantwortliche Führungskräfte einsetzt bzw. beauftragt, wer Aufgaben und Kompe-tenzen zuteilt und klare Zuständigkeitsbereiche bildet, schafft Delegation und mit ihr pflicht-gemäß eine betriebliche Organisation. Führungskräfte übernehmen in dem ihnen zugewiesenen (delegierten) Umfang Kompetenz- und damit Verantwortungsbereiche. Eine rechtswirksame Delegation ist durch den obsiegenden Bieter zu empfehlen (einschließlich erforderlicher Entscheidungsbefugnisse).

Umfang und Grenzen von Verantwortungs- und Aufgabenbereichen müssen klar gegeneinander abgetrennt und überschaubar gegliedert sein. Die Gliederung muss die Aufgaben- bzw. Zuständigkeitsbereiche horizontal und die betriebliche Hierarchie vertikal erkennen lassen, die Linien- bzw. Stabsbereiche müssen sich gegeneinander abheben, sodass die jeweilige Fach- und Führungsverantwortung für alle Bereiche klar zu erkennen ist.

Ist ein Betrieb klar und übersichtlich organisiert und wurden unmissverständliche Bestell-Schreiben an die verantwortlichen Personen gereicht und von diesen gegengezeichnet, ist der Umfang der jeweiligen Verantwortungs- und Aufgabenbereiche erkennbar definiert.

Grundregeln der Pflichtenübertragung

- klare, eindeutige Definition der zu übertragenden Pflichten
- sorgfältige Auswahl von geeigneten Führungskräften, Beauftragten, Beschäftigten, Dienstleistern und Fremdfirmen (auch Subunternehmen)
- schriftliche, widerspruchsfreie Ver- und Erteilung der Verantwortung
- Ausstattung der Verpflichteten mit den erforderlichen Mitteln und Befugnissen
- ausreichende An-, Ein- und Unterweisung der Verpflichteten
- angemessene Aufsicht, Kontrolle und Überwachung

Facility Management

Kay Meyer, Geschäftsführer
Mobil: 0171 7044665
info@fm-connect.com
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