04125 3989923  AM ALTENFELDSDEICH 16, 25371 SEESTERMÜHE
Anlagen an einem Industriestandort

Maßnahmen zur Handhabung der Betreiberverantwortung

Risikoabschätzung durchführen

Tabelle 4 zeigt einen Überblick über wichtige Betreiberpflichten. Diese Pflichten müssen vom Betreiber auf Basis der Rechtsgrundlagen, die am jeweiligen Gebäudestandort gelten, detailliert ausgearbeitet werden. Anschließend sollte zu jeder einzelnen Pflicht der Name der verantwortlichen Person und - soweit möglich - ein Haken der Erledigung hinzugefügt werden. Bei den rein organisatorischen Pflichten (z. B. Festlegung der Aufbau- und Ablauforganisation, Pflichtenübertragung usw.) muss dies auch für kleine und mittlere Unternehmen immer möglich sein.

Sofern ein Betreiber bei den darüber hinaus gehenden Pflichten an unüberwindbare personelle, technische oder finanzielle Grenzen stößt, so ist ihm unbedingt eine Risikoabschätzung anzuraten. Sie wird darüber Aufschluss geben, an welcher Stelle die größten Gefahren für Mitarbeiter, Dritte oder die Umwelt liegen und wo entsprechend große zivil-, ordnungs- oder strafrechtliche Risiken für den Betreiber selbst drohen. In der Reihenfolge absteigender Gefährdungspotenziale muss der Betreiber dann versuchen, die Risiken auszuschalten oder zumindest zu minimieren, zu begrenzen und zu beherrschen.

Fallbeispiel:

In einem Gebäude sind Brandschutzklappen derart eingemauert oder anderweitig unzugänglich, dass deren Prüfung nicht möglich ist. Manchmal beginnt das Dilemma bereits mit dem Auffinden überhaupt. Der Betreiber muss hier abwägen, ob er das Risiko unterlassener Prüfungen dauerhaft eingehen will. Unter Umständen empfiehlt sich die Ausweitung punktueller Risikoabschätzungen zu einem systematischen Risikomanagement.

In jedem Falle ist darauf zu achten, dass vorgenommene Maßnahmen dokumentiert und damit auch zweifelsfrei nachgewiesen werden können.

Betriebs- /Objekthandbuch

Unter einem Betriebs- /Objekthandbuch wird hier eine Kombination verstanden aus

  • Betriebshandbuch zur Darstellung der Betriebsorganisation und der wichtigsten betrieblichen Abläufe bei Normalbetrieb, während technischer Störungen und in besonderen Notfällen

  • Objekthandbuch zur Darstellung objektbezogener Daten und Dokumente.

Wenngleich der Gesetzgeber ein Betriebshandbuch nur für bestimmte Anlagen vorschreibt, wird hier empfohlen

  • ein Betriebs- /Objekthandbuch auch für komplexe Gebäude, wie Hoch- und Krankenhäu-ser, Verkaufs- und Versammlungsstätten oder auch für Betriebe anzulegen

  • das Betriebs- /Objekthandbuch wegen Umfang, Komplexität und laufendem Änderungs-bedarf als Online-Handbuch auszuführen und in einem Intranet bereit zu stellen

  • abgestufte Zugangsberechtigungen zu vergeben

  • die Gliederung des Handbuches als eine Ordnungsstruktur zu verwenden, in die separate Dokumente durch Links (Verknüpfungen) eingebunden werden

  • die gesetzlich vorgeschriebenen und die zur Exkulpation des Betreibers im Schadensfalle notwendigen Dokumente einzubinden

  • zusätzliche Informationen und Erläuterungen einzufügen, soweit dies im Einzelfall notwendig erscheint

  • das Betriebs- /Objekthandbuch um ein Notfallhandbuch zu ergänzen.

Bei Bedarf können auch zusätzliche Dokumente und Informationen in das Handbuch eingebunden werden, die nicht in Hinblick auf die Betreiberverantwortung relevant sind, sondern wegen der Funktionalität oder Wirtschaftlichkeit.

Der Übergang von einem Online-Betriebs- /Objekthandbuch zu einem Gebäude-InformationsSystem (GIS) ist dadurch fließend.

Hinsichtlich der Gewinnung der einzubindenden Dokumente ist weniger die Einteilung in anweisende und nachweisende Dokumentation, sondern vielmehr in

  • Bestandsdokumentation und

  • Betriebsdokumentation sinnvoll.

Unter Bestandsdokumentation werden dabei sämtliche Unterlagen verstanden, die

  • sich auf das zu betreibende Objekt beziehen und unabhängig vom Betreiber sind,

  • idealerweise bei der Übergabe eines neuen Objektes an den Eigentümer (Bauherrn) vorhanden sein sollten.

Hier stehen demnach vor allem die an Baumaßnahmen Beteiligten in der Pflicht, diese Dokumente vorzulegen sowie der Gebäudeeigentümer, diese einzufordern.

Unter Betriebsdokumentation werden sämtliche Unterlagen verstanden, die

  • spezifisch Informationen über den Betreiber und seine Organisation enthalten oder

  • erst im Zuge des Gebäudebetriebes laufend entstehen.

Beispiele für Dokumente an Bestands- und Betriebsdokumentationen

Hier steht demnach vor allem der Betreiber in der Pflicht.

Bestandsdokumentation

Im Rahmen der Bestandsdokumentation müssen die geforderten objektbezogenen Dokumente anweisender und nachweisender Art bereitgestellt werden. Diese müssen beispielsweise darüber Aufschluss geben, welche prüf- und überwachungsbedürftigen Einrichtungen und Anlagen im Gebäude vorhanden sind. Ferner müssen Nachweise vorhanden sein, wie Prüfund Abnahmebescheinigungen, Zertifikate, Protokolle, Atteste, und Prüfvorschriften der Hersteller müssen Aussagen darüber enthalten, wie Prüfungen im Einzelfall vorzunehmen sind.

Hinsichtlich der Beschaffung der notwendigen Dokumente empfiehlt es sich, bei Neu- oder Umbaumaßnahmen die Projektbeteiligten zu einer vollständigen Lieferung zu verpflichten. Bestehende Regelungen wie z. B. in ATV VOB/C reichen hierfür bei weitem nicht aus, weshalb besondere Regelungen von Anfang an in die Verträge aufgenommen werden sollten. Bei keiner anderen Gelegenheit lässt sich eine Bestandsdokumentation günstiger gewinnen.

Sofern keine Baumaßnahmen anstehen, können notwendige Bestandsdaten und -dokumente auch mit Unterstützung von temporären Hilfskräften relativ wirtschaftlich erhoben werden. Dies wird allerdings umso komplizierter, je spezifischer die technischen Anlagen sind. So wird von einer Hilfskraft nicht zu erwarten sein, dass sie beispielsweise eine Brandmeldeanlage fachgerecht aufnehmen kann.

Betriebsdokumentation

Im Rahmen der Betriebsdokumentation müssen alle organisations- und personenbezogenen Unterlagen vorhanden sein, die vom Betreiber und ggf. beauftragten Subunternehmern gefordert sind.

Die Betriebsdokumentation muss ferner fortlaufende Aufzeichnungen darüber enthalten, wann welche Gefährdungsbeurteilungen und Prüfungen mit welchem Ergebnis durchgeführt wurden und ob etwaig erkannte Mängel fristgerecht behoben wurden.

Für die Gewinnung sollen vor allem die internen oder externen Dienstleister in die Pflicht genommen werden, die für die Betriebsführung, Instandhaltung, Gefährdungsbeurteilungen und Prüfungen verantwortlich sind. Monats- oder Quartalsberichte mit entsprechenden Angaben sollten fester Bestandteil des Berichtswesens sein, in denen auch hierüber zu berichten ist.

Pflichtenmanagement

Wesentliche Teile eines Pflichtenmanagements können mit gängigen EDV-Hilfsmitteln wirksam unterstützt werden. Schon mit einer gut gemachten Tabelle oder Datenbank lassen sich gesetzliche Prüftermine und Ergebnisse zuverlässig handhaben.

Grundlagen für ein Pflichtenmanagement können z. B. auch durch eine fachkundig betreute Diplomarbeit gelegt werden. Wem dies noch nicht genügt, dem stehen mit sogenannten „Responsibility-Management-Systemen“ ausgefeilte (internetbasierte) Lösungen zur Verfügung.

Managementsysteme

Noch weiter gehende, aber auch wesentlich aufwändigere Lösungen sind:

  • Qualitätsmanagementsysteme (QMS)

  • Arbeitsschutzmanagementsysteme (AMS)

  • Umweltschutzmanagementsystem (UMS)

  • Integrierte Managementsysteme (IMS).

Arbeitsschutzmanagementsysteme werden in Deutschland vorwiegend in größeren Industrieunternehmen mit hohem Gefährdungspotenzial eingesetzt, z. B. das SCC SicherheitsCertificat-Contractoren.

Integrierte Managementsysteme haben zum Ziel, die Anforderungen der einzelnen Managementsysteme zu vereinen. Die Entwicklungen hierzu stehen aber noch an den Anfängen.

Besonders für kleine und mittlere Unternehmen geeignet erscheint auch ein Betriebsmanagementsystem (BMS) mit einem BMS-Handbuch .

Versicherungen im Schadensfall

Sorgfältig ausgewählte und abgeschlossene Versicherungen können im Schadensfall zivilrechtliche Forderungen gegen den Gebäudebetreiber abdecken und ihm damit unter Umständen die Existenz retten.

Allgemeine Grundlagen für die Versicherungen

Pflicht zur Versicherung und gegenseitige Unterstützung

Bei Verträgen sollen sich die Parteien verpflichten, jeweils alle Versicherungen abzuschließen, die im Rahmen ordnungsgemäßer Geschäftsführung als erforderlich erscheinen. Der AG und der AN müssen sich einander dabei gegenseitig unterstützen, eine bestmögliche Versicherungsdeckung zu erreichen.

Nachweispflichten der Parteien

Der AN übergibt dem AG bei Vertragsunterzeichnung (Start-up) und darüber hinaus unaufgefordert kalenderjährlich z.B. innerhalb des ersten Quartals eine geeignete Bestätigung seines Versicherers über den Abschluss seiner Versicherungen einschließlich der hinsichtlich dieser Versicherung jeweils geltenden Bedingungen in den jeweils geltenden Fassungen. Dies sollte auch für jede wesentliche nachträgliche Änderung des Versicherungsschutzes gelten. Der AG sollte berechtigt werden, stichprobenartig den Fortbestand der Versicherun-gen zu überprüfen.

Abtretung der Ansprüche, falls vereinbart

Ein AN kann in einem FM-Vertrag seine nach Schadenseintritt konkret benannten Ansprüche aus der Haftpflichtversicherung für Personen-, Sach-, Vermögens- und Umweltschäden sicherungs- und erfüllungshalber an den AG abtreten. Eine Beschränkung der Haftung ist mit vorstehender Bestimmung nicht verbunden. Der AG ist prinzipiell nicht verpflichtet, statt des AN die Versicherung in Anspruch zu nehmen.

Geltung vereinbarter Deckungssummen

Die vereinbarten Deckungssummen sollten über die gesamte Laufzeit eines Vertrages gelten mit einer Nachversicherung von beispielsweise 2 Jahren, einschließlich einer Verlängerung mit einer im europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen Versicherungsgesellschaft.

Haftpflichtversicherung

Vom AN sind Risiken zu versichern

Wenn die Parteien im Rahmen der Vertragsfindung die folgenden Risiken erkannt haben, gegen die sich der AN zu versichern hat:

  • Umweltschäden (Wasser, Luft, Boden)

  • Personenschäden

  • Vermögensschäden

  • Schlüsselschäden,

dann ist das im Vertrag so zu vereinbaren.

Das Ausmaß der Deckung für direkte Schäden

Idealtypisches Beispiel der direkten Schadensversicherung

Unter direktem Schaden ist ein solcher Schaden zu verstehen, der sich als Folge des Schadensereignisses darstellt. Derartige Schäden hat der AN beispielsweise in folgendem Um-fange zu versichern:

Ausmaß der Deckung für indirekte Schäden

Idealtypisches Beispiel indirekte Schadensversicherung

Unter indirekten Schäden versteht man solche Schäden, die sich erst mittelbar aus dem direkten Schaden ergeben, aber kausal auf den gleichen Schaden zurückzuführen sind. Derartige Schäden hat der AN beispielsweise in folgendem Umfange zu versichern:

Zugrunde liegende Versicherungsbedingungen

Die Parteien sollen übereinkommen, dass die Versicherungen des AN auf der Grundlage der Allgemeinen Versicherungsbedingungen für Haftpflichtversicherungen (AHB) abgeschlossen werden. Zur Sicherung etwaiger Ersatzansprüche des AG aus einem Vertrag ist vom AN der Abschluss einer Haftpflichtversicherung nachzuweisen.

Die Deckungssummen dieser Versicherung sollten pro Jahr zweifach maximiert mindestens Euro 5 Mio. für Personen und für Sachschäden, Euro 1 Mio pro Jahr zweifach maximiert für Vermögensschäden betragen.

Der AN sollte verpflichtet werden, diesen Haftpflichtversicherungsschutz während der Laufzeit des Vertrages aufrechtzuerhalten und dem AG auf Verlangen nachzuweisen. Der AN soll dem AG unverzüglich über jegliche Änderungen der Haftpflichtversicherungen insbesondere über Änderungen des Risikoumfanges schriftlich informieren.

Der AN soll sich im Übrigen gegen den Verlust von Schlüsseln in angemessener Höhe versichern und den Versicherungsschutz dem AG in gleicher Weise, wie die vorgenannten Versicherungen, nachweisen.

Der AG kann vom AN die Abtretung dessen Ansprüche aus vorgenannten Versicherungen verlangen, soweit nicht die Abtretung der Ansprüche im Vertrag des AN mit der Versicherung ausgeschlossen ist.

Im Fall des Ausschlusses der Abtretung kann der AG vom AN im Zeitpunkt und im Fall des Schadenseintritts die Abtretung der gegen die Versicherung aufgrund des Schadens entstandenen Ansprüche, soweit nicht im Vertrag des AN mit der Versicherung ausgeschlossen, verlangen. Der AN bleibt auch im Fall der Abtretung der Ansprüche zu deren Geltendmachung gegenüber der jeweiligen Versicherung ermächtigt. Der AG könnte die Ermächtigung nach vorstehendem Satz jedoch durch Erklärung gegenüber dem AN widerrufen.

Die Haftung des AN für Erfüllungs-, Gewährleistungs- und Schlechtleistungsansprüche ist unbegrenzt. Soweit nach Art und Verschuldensgrad vom Versicherungsschutz umfasst, ist die Haftung für Schäden im Fall einfacher Fahrlässigkeit in jedem Schadensfall auf die vor-erwähnte Mindestdeckungssumme begrenzt.

Wenn der AN oder seine Versicherung dem AG für Schäden Ersatz geleistet hat, wegen derer dem AG Ersatzansprüche gegen einen Facility Management- Dienstleister oder einen sonstigen Dritten zustehen können, kann der AG solche Ersatzansprüche, soweit rechtlich zulässig, auf Verlangen des AN oder dessen Versicherung an diese abtreten.

Die Durchsetzung von Ansprüchen

Sofern von dem AN im Rahmen eines Vertrages erbrachte Leistungen, z.B. Zuarbeiten für Nebenkostenabrechnungen, Gegenstand eines Aktiv- oder Passiv- Rechtstreites zwischen dem AG und Dritten, insbesondere Mietern, werden, so soll der AN den AG bei der Durchsetzung seiner Ansprüche unterstützen.

Der AG soll den AN informieren und ihm insbesondere die verfahrensrelevanten Schriftsätze zur Verfügung stellen. In jedem Fall sollten die Parteien zu Beginn eines Rechtsstreites, bei einem Aktivrechtsstreit spätestens mit Klageerhebung und bei einem Passivrechtsstreit unverzüglich nach Klagezustellung, eine Individualvereinbarung treffen, nach der Gerichtsurteilen in Bezug auf die Ordnungsgemäßheit ihrer vertraglich geschuldeten Leistungen bis zu einem Gegenstandswert von beispielweise 5.000 EUR im Innenverhältnis Bindungswirkung zukommt. Eine Möglichkeit der Parteien zur Streitverkündung / Nebenintervention im Sinne der Zivilprozessordnung (ZPO) würde hiervon unberührt bleiben.

Dennoch sollte kein Betreiber deswegen seine Pflichten auf die leichte Schulter nehmen, denn der Versicherungsschutz ist naturgemäß begrenzt. Außerdem folgt dem Versicherungsfall in aller Regel eine entsprechende Prämienerhöhung.

Verwendung von Mitteln nach Prioritäten

Eine ordnungsgemäße Wahrnehmung der Betreiberverantwortung bedingt es, die Prioritäten bei der Verwendung verfügbarer Mittel so zu setzen, dass Maßnahmen zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften absoluten Vorrang gegenüber anderen Mittelverwendungen haben.

Der Träger der Betreiberverantwortung muss somit aus dem ihm zur Verfügung stehenden Budget zunächst Mittel für die vorgeschriebenen Prüfungen bereitstellen, dann für die Behebung erkannter Mängel und sonstige sicherheitsrelevanten Belange und erst danach für anderweitige Maßnahmen. Sollten seine Mittel dafür nicht ausreichen, muss er die ihm übergeordnete Stelle darüber in Kenntnis setzen. Erfolgt keine Abhilfe, muss er zur Stilllegung greifen oder ein erhöhtes Betreiberrisiko tragen.

Stilllegung

Wenn aber bei aller Sorgfalt und bei allen Bemühungen des Betreibers und trotz vorrangiger Mittelbereitstellung für sicherheitsrelevante Belange dennoch eine Behebung vorhandener Sicherheitsmängel oder eine Nachrüstung von Anlagen auf den geforderten Stand der Technik nicht möglich ist, dann ist die Stilllegung von Anlagen oder Gebäudeteilen der allerletzte Ausweg, aber auch Verpflichtung, der Betreiberverantwortung gerecht zu werden.

Wenngleich in der Praxis gegenüber einer Stilllegung meist erhebliche Bedenken bestehen (z. B. wegen etwaiger Konflikte mit den Nutzern, Image-Schäden oder wegen anderer Folgen), so soll der verantwortungsbewusste Gebäudebetreiber dennoch besser zu diesem Mittel grei-fen, als darauf zu hoffen, dass schon nichts passieren werde.

Wir verwenden Cookies um unsere Website zu optimieren und Ihnen das bestmögliche Online-Erlebnis zu bieten. Mit dem Klick auf Alle erlauben erklären Sie sich damit einverstanden. Weiterführende Informationen und die Möglichkeit, einzelne Cookies zuzulassen oder sie zu deaktivieren, erhalten Sie in unseren Cookies-Einstellungen.