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Überwachung der gesetzlichen Betriebsprüfungen

Überwachung der gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen

Um gesetzliche Pflichten im FM erfolgreich überwachen zu können, bedarf es der folgenden Voraussetzungen:

  • Kenntnis der installierten Anlagen und Einrichtungen

  • Kenntnis der aktuellen gesetzlichen Anforderungen, insbesondere der Prüfpflichten

  • Kenntnis der Prüfinhalte (also der sogenannten Arbeitskarten, um zu erkennen, was da eigentlich gemacht wird - oder auch nicht)

  • Kenntnis der Prüfintervalle und deren Vorgabe bei Fremdvergabe solcher Aufträge und Planung der Termine

  • Kenntnis der Dokumentationsanforderungen im Zusammenhang mit den Prüfungen

  • Kontrolle der ordnungsgemäßen Durchführung der Prüfungen

  • Kenntnis der Prüfergebnisse

  • Planung der Behebung erkannter Mängel

  • Kontrolle der Behebung dieser Mängel.

Organisatorisch gesehen, sind diese Prüfungen gleichzustellen mit Wartungen, Inspektionen usw. Die Abarbeitung sollte mittels CAFM-System erfolgen. Den Prüfungen wäre darin lediglich eine höhere Priorität zu verleihen.

Überwachung des laufenden Betriebs

Dies umfasst beispielsweise:

  • Laufende Überwachung des Gebäude- und Anlagenbetriebs hinsichtlich auftretender sicherheitsrelevanter Störungen mit und ohne GLT

  • Durchführung der Gefährdungsbeurteilungen an den Arbeitsplätzen

  • Laufende Erteilung von An- /Ein- /Unterweisungen; ggf. Durchführung von Schulungen

  • Analyse auftretender Arbeitsunfälle

  • Feststellung etwaiger Gefahrenstellen im Unternehmen.

Wenn hier von den Pflichten die Rede ist, dann sind die Pflichten gemeint, die sich aus recht-lich festgelegten Zwängen ergeben, also z.B. durch Gesetze. Der laufende Betrieb ja ohnehin zu überwachen, ob er funktioniert. Im Grunde genommen sind die Organisation betreffend auch hier keine Unterschiede zu machen zwischen Pflichten aus rein rechtlicher Veranlassung und den Pflichten, die zum Zwecke des ordnungsgemäßen Betriebs z.B. an einen Dienstleister übertragen wurden.

Compliance-Management- System

Eine gesetzliche systematische Regelung zu den Voraussetzungen eines ComplianceManagement-Systems fehlt. Deshalb kommen immer wieder Zweifelsfragen auf, welche Bedingungen ein Compliance-Management- System erfüllen muss, um den Vorwurf des Organisationsverschuldens zu vermeiden. Somit wird die Legalitätspflicht zum Organisationsproblem.

Legales Verhalten ist schon für Einzelpersonen wegen der Vielzahl der Rechtsvorschriften, der unbestimmten Rechtsbegriffe und der schwer fassbaren Rechtsrisiken ein alltägliches Problem. Es verstärkt sich in Unternehmen. Es gibt mehr Risiken durch die Vielfalt der unternehmerischen Aktivitäten, ein höheres Schadenspotential, mehr Verantwortliche, die als Verursacher von Schäden in Frage kommen. Allein wegen ihrer Größe und ihrer Unübersichtlichkeit stellen Unternehmen eine eigene Gefahrenquelle dar.

Dadurch wird das Pflichtenmanagement eines Unternehmens zum Organisationsrisiko, das durch Organisationspflichten abzuwenden ist. Ein hoher Organisationsaufwand wird verursacht. Die oberste Leitung haftet auch für das Verhalten Nachgeordneter. Deren legales Verhalten im Unternehmen muss sie organisieren.

Unter der Markenbezeichnung „Compliance-Management-System“, auch „Responsibility-Management-System“ werden derzeit DV-Systeme angeboten, die den Anwender bei der Wahrnehmung seiner gesetzlichen, vertraglichen oder anderweitigen Verantwortlichkeiten unterstützen. Hierbei werden beispielsweise Gebäude und Anlagen im Verantwortungsbereich des Anwenders erfasst und aus den im System hinterlegten und laufend aktualisierten Gesetzen, Verordnungen und Vorschriften entsprechende Betreiberpflichten zugeordnet und zu einem Maßnahmenkatalog zusammengestellt.

In gleicher Weise können vertragliche Pflichten erfasst und in den Maßnahmenkatalog eingefügt werden. Ein solches System ist somit als eine Unterstützung der Unternehmenssteuerung in Bezug auf Information und Planung anzusehen und entlastet die Unternehmensleitung insbesondere von der laufenden Recherche nach etwaig relevanten Gesetzesänderungen sowie beim Führen des Nachweises ordnungsgemäßer Pflichterfüllung im Schadensfall. Eine solche Tätigkeit nennt man auch Regelwerksverfolgung.

Man bedenke in jedem Falle aber, dass dies ein erster Schritt ist, die Pflichten im Unternehmen an einer bestimmten Stelle zu kennen. Es bedarf nun noch der wirksamen Transformation dieses Wissens an die entsprechenden Arbeitsplätze, verbunden mit den jeweils geeigneten Maßnahmen der Personalentwicklung.

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