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Betreiberverantwortung delegieren - Pflichten übertragen

Nachdem die Leitung eines gebäudebetreibenden Unternehmens nur in den seltensten Fällen sämtliche, die ihr zufallenden Pflichten eigenhändig wahrnehmen kann, ist die Pflichtenübertragung (Delegation) ein wesentliches Instrument, der gesetzlichen Verantwortung gerecht zu werden. Prinzipiell ist sowohl eine Übertragung einzelner Pflichten, als auch einer teilweisen oder vollständigen Betriebsleitung möglich.

Zu beachten ist dabei grundsätzlich:

  • Eine Übertragung der Betreiberverantwortung mit dem Ziel der restlosen Befreiung ist nicht möglich.

  • Sanktionsvorschriften, die sich an den Übertragenden richten, erlangen durch die Pflichtenübertragung Geltung auch für den Beauftragten.

Rechtsgrundlage hierzu sind z.B.:

  • § 130 OWiG [Verletzung der Aufsichtspflicht in Betrieben und Unternehmen]

  • § 9 OWiG [Handeln für einen andern]

  • § 14 StGB [Handeln für einen andern].

Grundregeln der Pflichtenübertragung

Grundregeln der Pflichtenübertragung

Die Verantwortung ist nicht übertragbar, jedoch die sich daraus ergebenden Pflichten können übertragen werden. Für eine wirksame Pflichtenübertragung an eigene Führungskräfte und/oder Mitarbeiter und/oder Fremddienstleister müssen nachfolgende Grundregeln beachtet werden, damit der Übertragende exkulpiert ist.

Pflichtendefinition

Sachlicher und örtlicher Umfang des übertragenen Pflichtenkreises sind eindeutig zu definieren. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Betreiberpflichten nicht vollständig und einheitlich an nur eine Stelle übertragen werden, sondern verteilt an unterschiedliche Stellen (z. B. jeweils in Verbindung mit verschiedenen Gebäudedienstleistungen).

Mustervordrucke zur Übertragung von Unternehmerpflichten, wie sie z. B. von den gesetzlichen Unfallkassen vorgeschlagen werden, sind hinsichtlich der Pflichtendefinition im Bedarfsfall als verbesserungswürdig anzusehen.

Aus der FM- Strategie geht u.a. hervor, ob Pflichten an eine oder mehrere Stellen zu übertragen sind (Komplexdienstleister vs. Einzelvergaben). Bei größeren Unternehmen ist grundsätzlich die umfassende Übertragung der Betreiberpflichten an zunächst nur eine Stelle zu befürworten, um dort eine maximal mögliche Verantwortung zur Pflichtenwahrnehmung zu begründen. Einzelaufgaben und -pflichten können von dort weiterdelegiert werden, doch soll das Controlling zentral erfolgen.

Aufgabenverteilung

Die Übertragung muss organisatorisch klar geregelt sein. Hierzu gehören eine widerspruchsfreie Verteilung der einzelnen Aufgaben, eine Vertretungsregelung und die Bekanntgabe der Zuständigkeiten im Unternehmen.

Auswahl (Selektion)

Die Unternehmensleitung muss bei der Übertragung einer einzelnen Pflichten, sicherstellen, dass der Verpflichtete dafür entsprechend befähigt ist, d.h. sowohl fachlich qualifiziert, als auch persönlich geeignet (siehe hierzu auch § 7 ArbSchG).

Die Pflicht zur sorgfältigen Auswahl gilt gleichermaßen für die Delegation an eigene Mitarbeiter, wie auch für die Beauftragung von Fremddienstleistern.

Für bestimmte Arbeiten dürfen nur geeignete Fachbetriebe beauftragt werden, z. B. für Arbeiten an Anlagen zum Umgang mit wassergefährdenden Stoffen (§ 19l WHG). Die sorgfältige Auswahl eines Verrichtungsgehilfen ist auch unabdingbare Voraussetzung für die Abwehr einer Schadensersatzforderung nach § 831 BGB.

Ausstattung des Verpflichteten

Es muss außerdem sichergestellt sein, dass der (intern oder extern) Verpflichtete auch die Kompetenzen (Befugnisse) und Mittel hat, die notwendig sind, um die Aufgaben „in eigener Verantwortung“ (§ 9 Abs. 2 Nr. 2 OWiG) wahrzunehmen.

Insbesondere bei der innerbetrieblichen Delegation muss der Verpflichtete ggf. gesondert mit Kompetenzen oder Mitteln ausgestattet werden bzw. entsprechende Vollmachten erhalten.

Fallbeispiel:

Einem Gruppenleiter wurden zwar die Aufgaben abverlangt, er hatte jedoch nie Entscheidungsrechte. Nachdem ihm seine Vollmachten übertragen und auch die Budgetverantwortung zugeteilt wurde, verbesserte sich auf allen Gebieten die Arbeit der Gruppe. Wo früher abgewartet wurde, ging es nun proaktiv zu.

An- /Ein- /Unterweisung

Auch bei der Pflichtenübertragung muss der Verpflichtete sachgerecht angewiesen und unterwiesen werden. Zunächst erscheint es klar und selbstverständlich, dass die Mitarbeiter bei der Übertragung von Pflichten, die sie während ihrer Dienstzeit auszuführen haben, entsprechende Weisungen erhalten müssen, weil es sonst schief gehen könnte. Im Übrigen sollte aus langjähriger Betriebserfahrung entsprechender Mitarbeiter, „alte Hasen“ genannt, nicht geschlussfolgert werden, dass diese ohne entsprechende Weisungen auskämen. Auch das kann für beide schieflaufen.

Also muss man sich damit auseinandersetzen, was das für Begriffe sind:

  • Anweisung,

  • Einweisung,

  • Unterweisung.

Nur so wird vermittelbar, dass es hier Unterschiede geben muss. Welche sind dies?

Die Anweisung betrifft das Direktionsrecht, welches einer vorgesetzten Stelle ermöglicht, anzuordnen, was die nachgeordnete Stelle tun muss. Die nachgeordnete Stelle wird angewiesen, eine bestimmte Arbeit auszuführen. Zum Beispiel: „Bringen Sie diesen Stahlträger in das Lager.“ Soweit besteht eine klare und unmissverständliche Anweisung. Und nach einer gewissen Zeit befindet sich dann dieser Träger tatsächlich im Lager. Aber wie ist er dahin gekommen?

Nun geht es um die Frage, was ist der Unterschied zwischen Unterweisung und Einweisung?

Diese Begriffe gehören natürlich eng zusammen, sind aber unterschiedliche Maßnahmen für eine Arbeitsschutzschulung, auch wenn dies manchen erstaunen mag.

Der Begriff „Unterweisung“ ist nachzulesen im Arbeitsschutzgesetz § 12 „Unterweisung“. D. h., hier liegt eine gesetzliche Regelung vor, die für vorgesetzte Stellen verpflichtend ist. Es ist anzumerken, dass in einigen Verordnungen statt Unterweisung auch der Begriff Unterrichtung benutzt wird. Beides ist hier gleichbedeutend.

Beispiele solcher Verordnungen, von deren Inhalt Mitarbeiter (bei entsprechender Zuständigkeit infolge ihrer Arbeitsaufgabe) unterrichtet werden müssen sind:

  • In § 9 Betriebssicherheitsverordnung,

  • § 14 der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV)

  • DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“…

Der Terminus „Einweisung“ findet im Arbeitsschutzgesetz hingegen keine Anwendung. Weil aber die Elemente einer Unterweisung definiert sind, ist festzustellen, dass die Einweisung elementarer Bestandteil einer Unterweisung ist.

Es gilt also folgendes Postulat: Keine Unterweisung ohne Einweisung!

In was sind Beschäftigte einzuweisen? Hierzu gehören:

  • Die betrieblichen Besonderheiten,

  • die genauen Arbeitsabläufe (Prozessabläufe, technologische Abläufe, wie z. B. die Arbeitskarten bei der Wartung, die Transportwege für den o.g. Stahlträger usw.)

  • die Sicherheitsmaßnahmen an den speziell infrage kommenden Arbeitsplätzen des Be-schäftigten (dies können mehrere Arbeitsplätze und sogar ganze Bereiche sein.)

Die Einweisung erfolgt z.B. in die korrekte Handhabung von Geräten, Abläufen, Verfahren u.a.m.

Fallbeispiel:

Anlässlich seiner USA-Aufenthalte in FM-Unternehmen konnte der Verfasser feststellen, wie sorgfältig und teilweise übertrieben genau dort solche Anweisungen gehandhabt wurden. Sie gab es beispielsweise ein „Manual Cleaning“, in welchem Schritt für Schritt beschrieben wurde, wie man seinen Supervisor anruft. Das ging bis zu „Hörer abnehmen“, die vorgegebene Nummer wählen“, Ansprache: „Misses Braun, Cleaning Department xy, is speaking“ usw. Natürlich war das dem teilweise sehr geringen Bildungsstand der sogenannten low skilled services geschuldet. Dennoch war dadurch für die meisten denkbaren Fälle von vornherein Klarheit geschaffen. Und solche Manuals wurden trainiert. So gab es z.B. bereits so etwas Ähnliches, wie „Wer wird Millionär“ nur mit Fragen für die Gebäudereinigung und natürlich kein Geld, aber Lob. Übrigens das alles war bereits auf CD, die wir als solche dort kennenlernten.

So hatte jeder Servicebereich sein Manual.

Im oben genannten Beispiel der Verbringung eines Stahlträgers in das Lager hätte ein Be-schäftigter beispielsweise eine Unterweisung und Einweisung

  • in die konkrete Bedienung eines Gabelstaplers und gegebenenfalls eines Kranes,

  • in die Anwendung von Anschlagmitteln,

  • in die Lagerordnung,

  • in die besonderen Risiken und

  • in die Sicherheitsfunktionen

in geeigneter Weise und angemessenem Zeitabschnitt erhalten.

Auszug aus DIN EN 15221

Um die Vielfalt der hier bestehenden speziellen Möglichkeiten zu beherrschen, ist es ratsam, die jeweils für die Erbringung bestimmter Leistungen notwendigen Voraussetzungen auch nach Maßgabe der Arbeitssicherheit in das CAFM-System zu verknüpfen. So wäre es dem Leiter FM relativ leicht und sicher möglich, bei bestimmten Arbeitsaufgaben nicht nur die rein qualitativen Parameter, sondern auch die Anforderungen aus der Arbeitssicherheit problemlos und zugeordnet erkennen zu können.

Es handelt sich hierbei also um definierte Facility Produkte. Deren sichere Handhabung sollte u. a. von Gefährdungsbeurteilungen und Personalentwicklungsprogrammen begleitet werden.

Aufsicht (Überwachung)

Bei aller Delegation verbleibt eine Aufsichtspflicht bei demjenigen, der die Pflicht überträgt (siehe hierzu auch § 130 OWiG).

Selbst wenn der Verpflichtete (z. B. Dienstleister) eine eigene Aufsicht gewährleistet, so be-freit dies nicht den Auftraggeber von seiner (Ober-) Aufsichtspflicht. Eine Nichtbeachtung der Grundregeln der Delegation kann dazu führen, dass eine Pflichtenübertragung insgesamt als unwirksam anzusehen ist und sämtliche Pflichten beim ursprünglich Verantwortlichen ver-bleiben.

Fallbeispiel:

Der Kanzler einer Universität überträgt die Betreiberverantwortung dem für das Bauwesen zuständigen Dezernenten. Dessen Budget reicht aber für erforderliche Nachrüstungen im Bereich des baulichen Brandschutzes nicht aus. Der Kanzler bleibt dadurch mit in der Be-treiberverantwortung.

Bei der Delegation gilt der Grundsatz, dass zahlreiche Pflichten übertragen werden können, nicht jedoch die übergeordnete

  • Organisationspflicht,

  • Selektionspflicht und

  • Aufsichtspflicht.

Dadurch verbleibt bei der Unternehmensleitung des Gebäudeeigentümers stets eine Generalverantwortung, aus der sie sich nicht befreien kann.

Pflichtenübertragung an Führungskräfte und Beschäftigte

Führungskräfte haben kraft ihrer Stellung im Unternehmen originäre, eigenständige Pflichten in ihrem jeweiligen Aufgaben- und Zuständigkeitsbereich. Dies gilt insbesondere für Personen, die von der obersten Leitung beauftragt sind, den Betrieb ganz oder teilweise zu leiten, wie z. B. Betriebsleiter, Werkleiter, Dienststellen- oder Fachbereichsleiter, Direktoren oder Prokuristen (§ 9 Abs. 2 Nr. 1 OWiG). Aber auch bei allen anderen Führungskräften gehören je nach Arbeitsvertrag Pflichten zur Führungsverantwortung. Auch die Beschäftigten haben eigenständige Pflichten nach Tabelle. Einer formellen Pflichtenübertragung bedarf es hierbei nicht.

Über ihre eigenständigen Pflichten hinaus können Führungskräften oder Beschäftigten (unter Einhaltung der obigen Grundregeln) aber zusätzliche, besondere Unternehmerpflichten (z. B. aus dem Bereich des Arbeitsschutzes) übertragen werden. Dies bedarf dann einer gesonderten und formellen Übertragung.

Fallbeispiel:

Ein Oberbürgermeister überträgt die Betreiberpflichten für alle städtischen Gebäude formell an den Leiter des Hochbauamtes, weil diese Aufgabe nicht zu dessen originärer Amtsleitung gehört.

Pflichtenübertragung in Mietverhältnissen

Bei einem gewerblichen Mietverhältnis ergeben sich zunächst automatisch verschiedene Ver-antwortungsbereiche für die Betreiberverantwortung:

  • Auf der angemieteten Fläche, betreffend die mietereigenen Einrichtungen (z. B. Elektrogeräte) und mietereigene Einbauten trägt die Betreiberverantwortung der Mieter selbst; er wird dadurch zum Betreiber seiner Mietfläche.

  • Die Verantwortung für Anlagen und Einrichtungen des Gebäudes (Heizungs-, Lüftungs-, Elektroinstallations-Anlangen usw.) verbleibt beim Vermieter, auch wenn Teile dieser Anlagen und Einrichtungen örtlich innerhalb der Mietfläche liegen.

  • Die Verantwortung für die Allgemeinflächen, Anlagen und Einrichtungen außerhalb der Mietfläche (z. B. Aufzugsanlagen) bleibt ebenfalls beim Vermieter.

Diese Normalverteilung der Verantwortungsbereiche bedarf keiner vertraglichen Regelung und stellt keine Pflichtenübertragung dar.

Im Rahmen des Mietvertrages können die Vertragsparteien andere Verantwortungsverteilungen vereinbaren:

  • Der Gebäudeeigentümer (als Vermieter) kann ihm obliegende Betreiberpflichten an den Mieter übertragen. Dies kommt vor allem dann in Betracht, wenn komplette Gebäude vermietet werden und der Mieter über eigenes Betriebspersonal verfügt.

  • Der umgekehrte Fall der (Rück-) Übertragung von Betreiberpflichten eines Mieters an den Vermieter ist zwar grundsätzlich möglich, ist in der praktischen Anwendung jedoch kaum relevant.

In jedem Falle sollen die Vertragsparteien vereinbaren,

  • wer von beiden die Prüfung von Feuerlöschern innerhalb der Mietfläche veranlasst,

  • wer die Aktualisierung der Flucht- und Rettungspläne bei baulichen Änderungen vor-nimmt,

  • wer für die Bereitstellung von Verbandsmaterial zuständig ist usw.

Auch bei einer bestmöglichen Pflichtenübertragung kann sich beispielsweise ein Vermieter nicht gänzlich von seiner Betreiberverantwortung befreien. So ist es zu erwarten, dass er sich vergewissert, ob ein verpflichteter Mieter personell und fachlich überhaupt in der Lage ist, die übertragenen Pflichten wahrzunehmen und ob z. B. gesetzliche Prüfungen ordnungsgemäß durchgeführt und dabei erkannte Mängel behoben wurden. Bestehen hier berechtigte Zweifel, muss der Vermieter selbst tätig werden. Andernfalls verletzt er seine Aufsichtspflicht (vgl. § 130 OWiG).

Pflichtenübertragung an Dienstleister

Die Übertragung von Betreiberpflichten ist gleichermaßen an unternehmensinterne, wie auch an externe Stellen (Dienstleister) möglich. Diese gelten hierbei als Erfüllungs- oder Verrichtungsgehilfen des Auftraggebers. Eine Übertragung an interne Dienstleister ist mit der Übertragung an Führungskräfte und Mitarbeiter vergleichbar. Alle Pflichten, die nicht im Dienst- bzw. Arbeitsvertrag geregelt sind, sind dabei ausdrücklich und formell zu übertragen.

Eine Übertragung an einen externen Dienstleister bedarf einer ebenso genauen Regelung im Vertrag.

Zusätzlich zu den genannten Grundregeln der Pflichtenübertragung sind hier noch folgende Punkte besonders zu beachten:

  • Aus dem Vertragstext muss klar hervorgehen, welche Pflichten genau übertragen werden. Der Dienstleister muss damit z. B. in der Lage sein, sein Risiko und damit die Anforderungen an eine Betriebshaftpflichtversicherung beurteilen zu können.

Pflichtenübertragung

  • Beide Vertragsparteien müssen mit der Übertragung einverstanden sein (beidseitige Un-terschrift). Auch hierbei besteht immer die Aufsichtspflicht des Auftraggebers.

  • Aus dem Vertragstext muss ferner hervorgehen, welche Befugnisse an den Dienstleister übertragen werden. Er muss Zutritt zu allen sicherheitsrelevanten Räumlichkeiten haben. Seine Zutrittsberechtigungen z.B. zu Mietflächen sind (im Einvernehmen mit den Mie-tern) zu regeln. Hierzu zählen insbesondere Festlegungen, ob und unter welchen Voraus-setzungen der Dienstleister Eingriffe innerhalb der Mietfläche vornehmen kann (z. B. Durchführung von Wartungsarbeiten und Prüfungen) bzw. vornehmen muss (z. B. bei „Gefahr im Verzug“). Der Auftraggeber muss den Dienstleister umfänglich befähigen, den übertragenen Pflichten nachzukommen. Hierzu gehören z. B. die Übergabe der erfor-derlichen Gebäudedokumentation und eine Einweisung in die örtlichen Gegebenheiten.

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