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Die Organisationspflicht zur Aktualisierung

Organisationspflicht zur Aktualisierung

Sämtliche Rechtspflichten müssen regelmäßig aktualisiert werden. Im Durchschnitt änderten sich 451 Rechtspflichten pro Monat im Jahr 2013. Es werden neue Rechtspflichten durch neue Rechtsnormen vom Gesetzgeber erstens erlassen, zweitens geändert und drittens außer Kraft gesetzt. Außerdem ändern sich im Unternehmen die Sachverhalte, die ebenfalls neue Pflichten auslösen oder überholte Pflichten entfallen lassen. Insgesamt lassen sich 265 gesetzlich geregelte Aktualisierungspflichten aus einer Gesamtmenge von 13000 Vorschriften unterscheiden. Bspw. enthalten 19 Abs.1 und 2 StörfallVO und Art.3Z Abs. Z ReachVO Aktualisierungspflichten, wonach Stoffsicherheitsberichte jeweils auf dem neuesten Stand zu halten sind.

Nach 6 Abs. 8 GefStoffV sind die Gefährdungsbeurteilungen regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren. Aktualisierungspflichten sind regelmäßig mit Melde- und Mitteilungspflichten an die zuständigen Behörden verbunden. Neben diesen gesetzlich geregelten Aktualisierungspflichten hat die Rechtsprechung entschieden, dass regelmäßig Betriebspflichten grundsätzlich zu aktualisieren sind.

Die Pflicht zur Aktualisierung der Unternehmenspflichten ist in der Rechtsprechung des BGH entschieden. Unternehmen müssen somit in ihrer Compliance-Organisation die ständige Aktualisierung ihrer Rechtspflichten nachweisen.

Untergesetzliche Regelungen zur Aktualisierung

Nach DIN EN ISO 14001, 4.6 g) muss die Bewertung des Umweltmanagement-systems die geänderten Rahmenbedingungen, einschließlich der Entwicklungen bei den rechtlichen Verpflichtungen und anderen Anforderungen umfassen. Das gleiche gilt für EMAS.

Nach OHSAS 18001 gem. Ziff. 4.3.2 sind die geltenden rechtlichen Verpflichtungen zu ermitteln und die Organisation muss diese Informationen aktuell halten. Nach Ziff. 4.6 h) sind die Entwicklungen bei den rechtlichen Verpflichtungen und anderen Anforderungen in die Bewertung des Managementsystems einzubeziehen. Nach Ziff. 4.4.5 b) sind Dokumente zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren. Nach DIN EN ISO 5001 Ziff. 4.5.3.2 sind Dokumente regelmäßig zu überprüfen und erforderlichenfalls zu aktualisieren; sicherzustellen ist, dass Änderungen sowie der aktuelle Revisionsstand der Dokumente feststellbar sind.
Alle Zertifizierungsvorschriften zu Managementsystemen enthalten ebenfalls Pflichten zur Aktualisierung.

Organisationspflicht zur Erfüllung und Kontrolle

Die vielfachen Vorschriften zur Kontrolle der Einhaltung von Rechtspflichten um-fassen die selbstverständliche Pflicht, alle Rechtspflichten einzuhalten und zu erfüllen.

Gesetzliche Regelungen zur Kontrolle der Einhaltung von Rechtspflichten ergeben sich zunächst aus 91 Abs. 2 AktG für Vorstände, die verpflichtet sind, ein Überwachungssystem einzurichten, mit dem eine den Fortbestand der Gesellschaft gefährdende Entwicklung früh erkannt werden kann. Zu den bestandsgefährdenden Entwicklungen zählen auch Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften.

Die Legalitätspflicht der Geschäftsleiter umfasst neben der Pflicht zum eigenen legalen Verhalten auch zusätzlich die Kontrolle darüber, dass sich die Angestellten des Unternehmens legal verhalten. Schließlich sind Vorstand zur wechselseitigen Kontrolle verpflichtet, insbesondere auch die Pflichten außerhalb des eigenen Vorstandsressorts einzuhalten.

Nach dem deutschen Corporate Governance Kodex Ziff. 4.1.3 hat der Vorstand für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmung zu sorgen. Nach 831 BGB sind Geschäftsherrn zur fortlaufenden Aufsicht über ihre Verrichtungsgehilfen verpflichtet. Nach 130 OWiG sind Inhaber zu erforderlichen Aufsichtsmaßnahmen verpflichtet, um Zuwiderhandlungen zu verhindern oder wesentlich zu erschweren.

Aus 13000 Rechtsnormen ergeben sich im Übrigen 142 konkrete gesetzlich geregelte Kontrollpflichten. Die Einhaltung von Kontrollpflichten ist nach 6 UmweltHG insofern privilegiert, als durch den Nachweis der Kontrollen die Erfüllung der Pflichten gesetzlich vermutet wird.

Organisationspflicht zur Kontrolle

Die Rechtsprechung hat die Kontrollregelung, insbesondere zur Oberaufsicht durch die Geschäftsleiter ständig konkretisiert. Erstmals hat das Reichsgericht den dezentralisierten Entlastungsbeweis zugelassen, wonach ein Geschäftsherr seine Pflicht zur Aufsicht auf höhere Angestellte delegieren kann, wenn er zur persönlichen Kontrolle wegen der Größe des Unternehmens nicht mehr in der Lage ist. Die zur Kontrolle beauftragten Angestellten muss er sorgfältig auswählen und überwachen.

Durch die Delegation der Aufsichtspflicht wird er nicht frei, sondern bleibt zur Oberaufsicht verpflichtet. Er muss allgemeine Aufsichtsanordnungen treffen. Die praktische Aufsichtstätigkeit in Ausführung seiner Aufsichtsanordnung kann er durch Aufsichtspersonen ausführen lassen. Die Aufsichtsperson führt die Auf-sicht nach Weisungen des Geschäftsleiters. Für Fehler in der Aufsichtsanordnung haftet das Organ. Für Fehler bei der praktischen Aufsichtstätigkeit kann er sich durch den Nachweis der sorgfältigen Aufsicht und Auswahl entlasten. Die Pflicht zur allgemeinen Aufsichtsanordnung ist nicht delegationsfähig.

Sie ist z. B. fehlerhaft, wenn sie den Risikofaktor der menschlichen Unzuverlässigkeit nicht berücksichtigt. Die allgemeine Aufsichtsanordnung muss das Organ selbst kennen, überprüfen, fortlaufend kontrollieren und erforderlichenfalls verbessern. Die Oberaufsicht bleibt Chefsache.

Oberaufsicht; Präzisierungen

Im Heilsalz-Urteil wurde die Oberaufsicht dahingehend konkretisiert, dass für Verantwortliche der Wirkungskreis zu beschreiben ist. Nach dem Asphaltvertiefungs-Urteil ist durch die Oberaufsicht sicherzustellen, dass die Aufsichtsanordnung vollzogen wird, angemessen ist, fortlaufend auf ihre Eignung zur Kontrolle erprobt wird und die zur Aufsicht bestellten Angestellten kontrolliert werden. Die bloße Bestellung zuverlässiger Personen ohne weitere Kontrollen reicht nicht aus. Versagen die Kontrollen, sind die Organe zum eigenen Eingriff und zum persönlichen Krisenmanagement verpflichtet, nämlich die Risiken abzufragen, sich melden zu lassen und aktiv einzugreifen.

Im Kleinbahn-Urteil wird die Oberaufsicht dahingehend konkretisiert, dass sie die Fähigkeit umfasst, geeignete Anordnungen zu treffen um drohende Schäden ab-zuwenden und die Risikosituation einzuschätzen. Verletzt wird die Oberaufsicht dann, wenn das Organ seinen angestellten Direktoren die Oberaufsicht zur selbstständigen Erledigung überlässt, so dass die Betriebsleitung selbstständig schalten und walten kann.
Im Presseangriffs-Urteil des BGH und im Besitzdiener-Urteil wird die Oberaufsicht dahingehend konkretisiert, dass Entscheidungen von großer Tragweite den Organen zur Entscheidung vorzulegen und zu überlassen sind. Die Vorlagepflicht gilt für alle Entscheidungen mit großer Tragweite und ruinöser Wirkung.

Im Gießerei-Urteil des BGH zur Oberaufsicht wurde für Produktionsbetriebe entschieden, dass durch Fertigungskontrollen noch im Zeitpunkt des Schadenseintritts zurückverfolgt werden kann, welcher Kontrolleur ein defektes Teil kontrolliert hat. Da ein Schadenseintritt immer an einem ungewissen Zeitpunkt droht, ist eine ständige Kontrolle ohne Unterbrechung für jeden eventuellen Schadensfall so einzurichten und zu dokumentieren, dass sowohl die Kontrollen als auch die Kontrollaufsicht nachvollzogen werden können.

Nach dem Propagandisten-Urteil des BGH gehört zur Oberaufsichtspflicht, beim Einsatz gefährlicher Geräte die Gebrauchsanweisung zu beachten und die Risi-kofrüherkennungspflicht zu erfüllen, noch bevor ein Missstand beobachtet wer-den kann. Nach dem Schubstreben-Urteil des BGH gehört zur Oberaufsichtspflicht, jeden verantwortlichen Pflichtenträger mit Namen zu benennen und im Vertreterplan einen namentlich genannten Ersatzmann zu dokumentieren. Ohne Namen und Vertreterplan müsste im Schadensfall der Entlastungsbeweis für alle Belegschaftsmitglieder geführt werden.

Das Verwaltungsgericht Frankfurt hat in seiner Entscheidung "Stille Lasten" die Kontrollpflichten dahingehend konkretisiert, dass sich Vorstände gegenseitig ressortübergreifend kontrollieren müssen.

Die untergesetzlich geregelten Kontrollpflicht

Nach DIN EN ISO 14001 Ziff. 4.6 ist das Umweltmanagementsystem der Organisation in festgelegten Abständen zu bewerten, um dessen fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit sicherzustellen. Die Bewertung muss die Ergebnisse von internen Audits und die Beurteilung der Einhaltung von rechtlichen Verpflichtungen umfassen.

Das gleiche gilt für EMAS. Nach OHSAS 18001 Ziff. 4.6 hat das oberste Führungsgremium Managementsysteme in der Organisation in festgelegten Abständen zu bewerten, um dessen fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit sicherzustellen.

Facility Management

Kay Meyer, Geschäftsführer
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