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Integration von Compliance-Themen in die Geschäftsprozesse

Compliance Integration

Ein weiterer Erfolgsfaktor für funktionierendes Compliance Management ist die Integration von Compliance-Themen und Maßnahmen in die Geschäftsprozesse. In kleineren und mittelständischen Unternehmen ist diese Verankerung von essenzieller Bedeutung, da spezialisierte Funktionen zur Wahrnehmung von Compliance-Aufgaben wie Rechtsabteilung, Risikomanagement oder Revision häufig fehlen. Wie im Zusammenhang mit dem Risikomanagement (und dem GRC-Ansatz) ausgeführt, ist die proaktive Einbeziehung der operativen Einheiten (als sog. „first line of defense“) wichtig, da die dort tätigen Mitarbeiter als „Process Owner“ jeweils über umfangreiches Wissen über die spezifischen Compliance-Risiken verfügen. So kann es sich etwa zur Steuerung der Compliance-Risiken im operativen Betrieb empfehlen, durch spezifische Risikoanalysen und Kontrollen bestimmte Prozesse mit besonderen Compliance-Risiken (z.B. im Einkauf und Vertrieb) systematisch daraufhin zu untersuchen, inwieweit gegen bestehende Regeln verstoßen werden könnte (z.B. bei der Vergabe von Aufträgen im Einkaufsprozess). Je nach Untersuchungsergebnis können dann spezifische Maßnahmen zur Prävention von Fehlverhalten eingeführt werden, wie beispielsweise besondere Kontroll-, Dokumentations- oder Freigabeprozesse. Bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten kann es sich anbieten, diese durch einen Auswahlprozess (unter Einbeziehung von Compliance- und Integritätsaspekten) zu selektieren und durch einen separaten Verhaltenskodex auf rechtskonformes Verhalten und bestimmte ethische Grundsätze zu verpflichten.

Im Zusammenhang mit den Geschäftspartnern des Unternehmens empfiehlt sich die Durchführung einer sog. „Third Party Due Diligence“ vor Abschluss von Transaktionen. Dieses besondere Verfahren zur Einschätzung und Steuerung von Compliance-Risiken spielt angesichts der Integration vieler Unternehmen in komplexe Wertschöpfungsketten und damit verbundenen Verantwortungszuweisungen eine immer größere Rolle.

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