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Bestandsmanagement

Ein strukturiertes Bestandsmanagement im FM ist notwendig um optimale Ergebnisse hinsichtlich Bewirtschaftung, Produktivität, Effizienz und Nachhaltigkeit von Immobilien zu gewährleisten.

Bestandsaufnahmen und Bewertungen bilden hierbei die Grundlage für eine Optimierung einzelner Immobilien als gesamter Immobilienbestände einschl. aller Facility Management-Tätigkeiten.

Ziel eines Bestandsmanagement kann es deshalb sein, den Aufbau eines aktuellen und angepassten Datenbestandes im gesamten FM zeitnah vorzuhalten, um so immer eine aktuelle Bewertung für das Management durchführen zu können. Nur so kann eine ständige Optimierung der Immobilie erfolgen und sich abzeichnende Risikofelder können vermieden werden.

Um einen solches Bestandsmanagement mit möglichst geringen Datenredundanzen zu generieren, ist dieses auf die jeweiligen Ziele, die das Management in Hinsicht auf Funktionalität, Kosteneffizienz, Wert- und Nachhaltigkeit verfolgt, abzustimmen.

Gebäude und Anlagen

Beim Betrieb von Gebäuden und gebäudetechnischen Anlagen bestehen zunächst die allgemeinen Pflichten, wie sie gemeinhin bei jeder Ausübung einer Geschäftstätigkeit gelten, insbesondere in Verbindung mit der Beschäftigung von Arbeitnehmern. Diese allgemeinen Pflichten dienen insbesondere dem Arbeitsschutz und beruhen auf dem Bürgerlichen Gesetzbuch, Siebtem Sozialgesetzbuch, Arbeitsschutzgesetz, Arbeitssicherheitsgesetz und Unfallverhütungsvorschriften.

Neben der allgemeinen Betreiberverantwortung bestehen spezielle Gebäudebetreiberpflichten, weil vom Betrieb eines Gebäudes oder der gebäudetechnischen Anlagen besondere Gefahren für die Sicherheit Dritter und der Umwelt ausgehen können.

Anlagen

Die Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebes, die Veranlassung der gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen durch Sachverständige und Sachkundige, die Störungsbeseitigung und die Instandhaltung zur Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit und Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflicht durch Wege- und Trittsicherheit, Absturzsicherung, Baustellensicherung sowie Winterdienste zur Freihaltung von Wegen und Zugängen bei Schnee und Eis.

Eine zentrale Rolle innerhalb dieser Gebäudebetreiberpflichten nimmt die fristgerechte Durchführung der gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen ein. Hierunter sind Erstprüfungen; vor Inbetriebnahme oder bei wesentlicher Änderung, wiederkehrende und gegebenenfalls besondere Prüfungen zu verstehen.

Für technische Prüfungen und Brandverhütungsschauen existieren Verordnungen der Bundesländer, bei elektrischen Anlagen gelten die entsprechenden Unfallverhütungsvorschriften (DGUV V3) mit Verweis auf diverse DIN VDE-Bestimmungen), bei überwachungsbedürftigen Anlagen, wie beispielhaft Aufzügen die Betriebssicherheitsverordnung.

Ein rechtsicherer Umgang und Verringerung des Risikos eines Organisations-verschuldens in den formalen Belangen kann weder besonders kompliziert noch unerschwinglich teuer sein. Dies gilt insbesondere deshalb, weil viele organisatorische Regelungen für ein funktionierendes Unternehmen ohnehin unabdingbar notwendig sind und einmal richtig festgelegt, über Jahre hinweg Bestand haben können.

Erste Pflicht des Managements ist die Festlegung einer Aufbauorganisation mit klaren Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Kompetenzen. Hinsichtlich der Beschaffung der erforderlichen Bestandsdokumentation empfiehlt es sich, bei Neu- oder Umbaumaßnahmen die Projektbeteiligten zu einer vollständigen Lieferung der notwendigen Dokumente zu verpflichten.

Bestehende Regelungen in VOB reichen hierfür bei weitem nicht aus, weshalb besondere Regelungen in Ihren Verträgen sinnvoll sind. Bei keiner anderen Gelegenheit lässt sich eine Bestandsdokumentation für den Auftraggeber günstiger gewinnen. Sofern keine Baumaßnahmen anstehen, können notwendige Bestandsdaten mit Unterstützung von temporären Hilfskräften wirtschaftlich erhoben werden; Grundlagen für ein Anlagencontrolling können beispielhaft durch eine fachkundig betreute Diplomarbeit beschafft werden.

Die Gebäude-, Anlagen und Betriebsdokumentation ist ein wichtiger Bestandteil im Risikomanagement und wird im Rahmen eines Risiko-Betriebstagebuches ständig gepflegt.

Hierbei sollten vor allem die internen oder externen Dienstleister in die Pflicht genommen werden, wenn diese für die Betriebsführung und Instandhaltung verantwortlich sind. Monats- oder Quartalsberichte mit entsprechenden Angaben sollten fester Bestandteil des Berichtswesens im FM sein.

Zusätzlich kann eine Betriebsordnung im FM vorhanden sein und ständig fortgeschrieben werden. Die Facility Management-Betriebsordnung hat die maßgeblichen Vorschriften für die betriebliche Sicherheit und Ordnung zu enthalten.

Zusätzlich können Betriebsbücher erstellt werden für den Normalbetrieb, die Instandhaltung und für Betriebsstörungen, die für einen ordnungsgemäßen Betrieb und die Betriebssicherheit der Anlage erforderlichen Maßnahmen festlegen. Die erforderlichen Maßnahmen sind mit Alarm- und Maßnahmenplänen abzustimmen.

Im Betriebshandbuch sind die Aufgaben und Verantwortungsbereiche des Personals, die Arbeitsanweisungen, die Kontroll- und Wartungsmaßnahmen sowie die Informations-, Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten festzulegen. Zusätzlich ist ein effektives Anlagencontrolling im FM durchzuführen.

Unter einem Facility Management-Anlagencontrolling ist hier die Planung, Steuerung und Überwachung des Anlagenbetriebes unter Sicherheits- und Risikogesichtspunkten zu verstehen. Der Begriff Facility Management-Anlagencontrolling schließt dabei Einrichtungen des Gebäudes wie beispielhaft des baulichen Brandschutzes mit ein.

In Kombination mit der notwendigen Dokumentation kann das Facility Management Anlagencontrolling sowohl die Wahrnehmung der Pflichten unterstützen, als im Schadensfalle eine Exkulpation erleichtern.

Wesentliche Teile eines Facility Management-Anlagencontrollings sollten mittels gängigen EDV-Hilfsmitteln wirksam unterstützt werden.

Kenntnis der installierten prüf- und Überwachungsbedürftigen Anlagen und Einrichtungen.

Instandhaltungsmanagement

Alle Komponenten und Betriebsmittel im Facility Management erleiden im Laufe der Zeit nachteilige Veränderungen und Zustandsverschlechterungen. Wenn diese eine Schadensgrenze erreicht haben, spricht man von einem Schaden.

Instandhaltungstätigkeiten entsprechend DIN 31051-2012-09 bestehen aus Inspektion, Wartung, Instandsetzung und Verbesserung.

Aufgaben im FM sind deshalb die Unterhalts- und Betriebskosten, die Nicht-Verfügbarkeit und die technische Wertminderung aller Facility Management-Komponenten dauerhaft zu minimieren. Hierfür sind umfangreiche Instandhaltungsaufgaben durch das FM sicherzustellen.
Das Instandhaltungsmanagement als Teil des FM umfasst alle Tätigkeiten der Führung, welche die Ziele, die Strategie und die Verantwortlichkeiten der Instandhaltung bestimmen und sie durch Mittel wie Instandhaltungsplanung, Steuerung und Überwachung und Verbesserung der Organisationsmethoden einschließlich wirtschaftlicher Gesichtspunkte verwirklichen.

Die Ziele einer Facility Management-Instandhaltungsstrategie sind Reduzierung von Schwachstellen, Steigerung der Verfügbarkeit, Qualitätssicherung, Prozesssicherheit und Verbesserung der Anlagenverfügbarkeit.

Der Prozess der Instandhaltung kann Maßnahme orientiert geplant werden, um eine Optimierung zu ermöglichen. Jede Instandhaltungsstrategie und Maßnahme zur Durchsetzung der erwähnten Ziele besitzt betriebswirtschaftliche Wirkungen. Das hat zur Folge, dass bestimmte Ziele aus betriebswirtschaftlichen Gründen manchmal nicht durchgesetzt und verfolgt werden können.

Oft zeigt sich während der Nutzungsphase bei technischen Systemen im FM ein charakteristisches Ausfallverhalten. Das Instandhaltungsmanagement hat hier die Aufgabe, die Ursachen für die Ausfälle zu klären und gleichzeitig mit dem Hersteller zu beseitigen.

Zufällige Ausfälle können während der Hauptnutzungsphase nie vollständig ausgeschlossen werden. Hierbei kann das Instandhaltungsmanagement durch Wartung und Inspektion diese ungeplanten Ausfälle in vertretbaren Grenzen halten und im Notfall entsprechend reagieren.

Die kritische Phase im Lebenszyklus einer technischen Anlage beginnt, wenn ein Anstieg der verschleißbedingten Ausfälle im Vergleich zum Fünfjahresmittel festgestellt wird.

Je nach gewählter Strategie und Zielvorgabe kommen dann Austausch der betroffenen Komponenten, eine Sanierung zur Erhöhung des Abnutzungsvorrates, eine Ersatzinvestition oder Verschrottung als Alternativen in Frage.

Um eine Instandhaltungsstrategie ressourcenschonend im FM eines Unternehmens zu entwickeln, kann sich die Strategie zunächst danach richten, welche Eigenschaften die Schäden haben, die an den Komponenten und Betriebsmitteln tatsächlich auftreten.

Und es gibt sehr viele Teile, die kaum ausfallen. Wenn sie es doch tun, dann ist etwas nicht in Ordnung und eine Schwachstelle im System ist vorhanden. Diese Schwachstellen sind unbedingt im Rahmen eines innovativen Instandhaltungs-Managements zu finden. Hierfür eignen sich exzellent Facility Incident Reporting Systeme.
Zwei Drittel aller Schäden im FM treten an Komponenten auf, die an anderen Einbaustellen entweder überhaupt nicht oder sehr viel seltener ausfallen. Damit diese Abweichungen vom Standard rechtzeitig erkannt werden, können die von der Inspektion verwendeten Parameter rechtzeitig vor Erreichen der Schadensgrenze sichtbar werden.

Wenn die Zeitperspektive im Verhältnis zur durchschnittlichen Nutzungsdauer einer Komponente oder eines Prozesses sehr kurz ist, kann man den Mangel nicht nur mit kurzen Intervallen suchen, sondern sehr oft, bevor das Ende der Nutzungsdauer erreicht ist. Dieses ist meistens unwirtschaftlich und ressourcenintensiv.

Bei der Durchführung der Instandhaltungstätigkeiten können deshalb unterschiedliche Ansatzpunkte beachtet werden, weil sehr viele Schäden sich überhaupt nicht wiederholt an derselben Stelle ereignen.

Daher kann eine zukunftsweisende Instandhaltungsstrategie im FM sich zusätzlich Taktiken wie Incident-Reportingsysteme bedienen, um bei optimalen Ressourceneinsatz das Risiko von Betriebsunterbrechungen zu minimieren. Diese Systeme werden schon erfolgreich in der Medizin und in der Luftfahrtechnik eingesetzt.

Ein optimales Instandhaltungsmanagement im FM sollte immer aus einem Mix von unterschiedlichen Instandhaltungsstrategien bestehen. Das Entstehen neuer Schwachstellen kann man durch verbessertes Instandhaltungsmanagement und Facility Incident Reporting Systeme aufdecken.

So erreicht man den Wechsel von einer Schuld- über eine Fehler- zu einer Sicherheitskultur im FM und eine Risikominimierung durch ein ganzheitliches Instandhaltungs-Management.

Sanierungsmanagement

Eine Gebäudesanierungsstrategie ist ein zentrales Aufgabengebiet des Risikomanagements im FM eines Unternehmens, da erhebliche Risiken volkswirtschaftlicher Entwicklungen ständig existieren.
Ziel eines zukunftsweisenden Einsatzes von Investitionskosten im FM ist deshalb eine effiziente und zielgerichtete Durchführung. Der einzige Weg, Gefahren durch sprunghaft und unkontrollierbar steigenden Betriebskosten abzufedern, besteht darin, so früh wie möglich die Abhängigkeit von einer einseitigen Versorgung zu reduzieren.

Durch ein zukunftsorientiertes, konsequentes Sanierungsmanagement nach optimalen, energetischen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten kann das FM die Attraktivität des Immobilien- und Anlagenbestandes deutlich steigern und hochwertig weiterentwickeln.

Eine richtige Facility Management-gerechte Sanierungsentscheidung hat das Ziel, energieeffiziente, wirtschaftliche und nachhaltige Modernisierungen mit einer wesentlich höheren Wirtschaftlichkeit als bei bisherigen Standardsanierungen durchzuführen, mit dem Anspruch Reduzierung des Energieverbrauchs, Steigerung des Qualitätsstandards, die Optimierung aller Komponenten, Schnittstellen und Projektabläufe, die Bezuschussung mit öffentlichen Fördermitteln auf höchstem Niveau.

Verfügbarkeit / Sicherheit

Erstaunlich ist es, dass derzeit in kaum einem Unternehmen eine einheitliche Vorgehensweise zur Integration von Sicherheitsmanagement im FM oder im Gesamtunternehmen existieren. So werden lediglich Teilbereiche wie im Arbeitsschutz oder in der Gebäude- und Sicherheitstechnik betrachtet.

Die wirtschaftlichen Folgen der Sicherheit beim Betrieb von Gebäuden und Anlagen werden nicht ausreichend analysiert und bewertet. Darüber hinaus wird die strafrechtliche Verantwortung durch das Management eines Unternehmens nicht wahrgenommen.

Das Ziel aller Sicherheitsaktivitäten kann sein, Schäden an Menschen, Immobilien, Prozessen und Anlagen und damit am Unternehmen, seinen Kollegen und Dritten, auf ein Minimum zu begrenzen.
Sicherheitsmaßnahmen sind deshalb im Eigeninteresse des Unternehmens zu treffen. Behördliche Auflagen beinhalten im überwiegenden Maße nur Minimalforderungen, wie sie sich aus den Gesetzen und Verordnungen ableiten lassen. Das Eigeninteresse des Unternehmens macht eine ganzheitliche Betrachtung der Möglichkeiten an Sicherheitsmaßnahmen und deren Auswirkungen auf das gesamte FM notwendig.
Sicherheit als Teil des Risikomanagement Prozesses kann daher in ein einheitliches Managementsystem integriert werden, um eine optimale Risikostrategie zu erreichen.

Die einfachste Möglichkeit ist, die Überprüfung der Aufbau- und Ablauforganisation sowie der technischen Sicherheit im FM eines Unternehmens durchzuführen, kann in Form von Checklisten erfolgen. Es soll die Aufbau- und Ablauforganisation der technischen Sicherheit in Bezug auf Planung, Bau, Betrieb und Instandhaltung im Wege einer Selbsteinschätzung systematisch untersucht werden. Dabei können Schwachstellen aufgedeckt werden, um damit die Gefahr des Vorwurfs eines Organisationsverschuldens zu minimieren. Im Rahmen der Selbsteinschätzung sollen die einzelnen Fragen eindeutig mit Ja oder Nein beantwortet und mit fachlichen Bemerkungen ergänzt werden. In Ergänzung zu den einzelnen Fachbemerkungen unterstützen Dokumentationsnachweise und Quellenangaben die Selbsteinschätzung.

Es sollte eine Übersicht des Umfangs der betriebenen technischen Anlagen beigefügt werden

So ist ein Sicherheitsmanagement als übergeordnete Teilmanagementaufgabe im Rahmen des Risikomanagement durch das Management zu verstehen und sollte bei jeder unternehmerischen Entscheidung beachtet werden.

Dokumentation

Eine kaum überschaubare Zahl von EU-Richtlinien, Bundes- und Landesgesetzen, kommunalen Satzungen, Verwaltungsvorschriften und die allgemein anerkannten Regeln der Technik fordern klar geregelte Abläufe, transparente Organisation und revisionssichere Dokumentationen (auch anweisende Dokumentation; siehe FM-Organisation) im Facility Management.

Nur dadurch ist es möglich Betreiberverantwortung teilweise zu delegieren und sich zu exkulpieren. Besondere Bedeutung kommt hierbei einer lückenlosen Dokumentation zu.

Die Bestands- und Betriebsdokumentation wird im FM seit jeher eher stiefmütterlich behandelt und stellt deshalb im Zusammenhang mit der Betreiberverantwortung ein latentes Risiko dar.

Im Bereich der Dokumentation können alle Leistungen zur Erfassung, Speicherung und Fortbeschreibung aller Informationen und Daten über den Bestand und die rechtssichere Betriebsführung enthalten sein.

Viele Arbeiten im FM fuhren zu Änderungen des technischen Zustandes von Bauteilen und Prozessen. Bei Umbauten oder Reparaturen mit einem Wechsel auf neue Bauteile ist dies regelmäßig der Fall. Der neue technische Status ist durch das FM zu dokumentieren.

Ebenso sind bestimmte Leistungen aufgrund öffentlich-rechtlicher Vorschriften dokumentationspflichtig wie beispielhaft die Wartung von Aufzugsanlagen und Brandschutzklappen. Hier hat der Auftragnehmer eine durch Verordnung bestimmte Dokumentationsverpflichtung, wenn er Betreiber der Anlage ist. Bleibt der Auftraggeber Betreiber, kann er den Auftragnehmer zur Dokumentation der Wartung entsprechend verpflichten. Zu regeln ist der Nachweis der Dokumentation und die Organisation der Erfassung von Abnahmezeugnissen durch den Auftraggeber. Der Gestaltung der Gebäude- und Anlagendokumentation kommt daher eine große Bedeutung zu.
Folgende Punkte sind durch eine rechtssichere Facility Management-Dokumentationen zu gewährleisten:
- Nachweis einer lückenlosen und widerspruchsfreien Aufgabenverteilung im Unternehmen
- Nachweis der zweifelsfreien Delegation und Übertragung von Aufgabe und Verantwortung an Kollegen oder Fremdfirma
- Bei der Auswahl kann die im Verkehr erforderliche Sorgfalt beachtet worden sein
- Nachweis der ausreichenden Qualifizierung und Eignung der ausführenden Kollegen oder der beauftragten Fremdfirma
- Nachweis der ausreichenden Einweisung und Überwachung der Durchführung
- Nachweis, dass ein Schaden bei Beachtung der erforderlichen Sorgfalt eingetreten wäre (Widerlegung der Ursächlichkeitsvermutung).

Insbesondere eindeutige, vollständige und ausreichend detaillierte Prozessdarstellungen erleichtern den Kollegen das vorschriftsmäßige und nachvollziehbare Arbeiten und ermöglichen eine Bewertung des Risikos der jeweiligen Arbeitsschritte mit zugehörigen Schnittstellen, Verantwortlichen und Werkzeugen im Rahmen des Risiko-Management-Prozesses.

Die Bestandsdokumentation kann darüber Aufschluss geben, welche prüf- und überwachungsbedürftigen Einrichtungen und Anlagen im Gebäude vorhanden sind. Ferner können Nachweise wie Prüf- und Abnahmebescheinigungen, Zertifikate, Protokolle, Atteste vorhanden sein und Prüfvorschriften der Hersteller können Aussagen darüber enthalten, wie Prüfungen im Einzelfall vorzunehmen sind.

Die Betriebsdokumentation kann fortlaufende Aufzeichnungen enthalten, wann welche Prüfungen durch wen vorzunehmen sind, wann welche Prüfungen mit welchem Ergebnis vorgenommen und ob erkannte Mängel fristgerecht behoben wurden. Ferner gehören zur notwendigen Dokumentation Betriebs-, Bedienungs- und Wartungsanleitungen.

Bei der FM Dokumentation spielen die Strukturierung der Information, die prägnante Formulierung von Texten, die Aufbereitung von visuellen Informationen und die Wahl des richtigen Mediums eine wesentliche Rolle. Hierzu zählen neben Bestands-unterlagen, Gebrauchs- und Betriebsanleitungen, Service- und Reparaturhand-bücher, Handbücher für Software sowie interaktive Hilfesysteme und Online-Hilfen.

Facility Management

Kay Meyer, Geschäftsführer
Mobil: 0171 7044665
info@fm-connect.com
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