Pflichtenübertragung

Die Verantwortung kann nicht übertragen werden, aber die daraus resultierenden Pflichten können delegiert werden. Um eine effektive Pflichtenübertragung an eigene Führungskräfte, Mitarbeiter oder Fremddienstleister sicherzustellen und den Übertragenden zu entlasten, müssen folgende Grundregeln eingehalten werden.

Der sachliche und örtliche Umfang des übertragenen Pflichtenkreises muss klar definiert sein. Dies ist besonders wichtig, wenn die Betreiberpflichten nicht vollständig und einheitlich an nur eine Stelle übertragen, sondern an verschiedene Stellen verteilt werden, beispielsweise in Verbindung mit unterschiedlichen Gebäudedienstleistungen.

Mustervordrucke zur Übertragung von Unternehmerpflichten, wie sie von den gesetzlichen Unfallkassen vorgeschlagen werden, können hinsichtlich der Pflichtendefinition bei Bedarf optimiert werden.

Die FM-Strategie gibt unter anderem vor, ob Pflichten an eine oder mehrere Stellen übertragen werden (Komplexdienstleister vs. Einzelvergaben). Bei größeren Unternehmen empfiehlt es sich grundsätzlich, die Betreiberpflichten umfassend an nur eine Stelle zu übertragen, um dort eine maximale Verantwortung zur Pflichtenwahrnehmung zu etablieren. Einzelaufgaben und -pflichten können von dort aus weiter delegiert werden, das Controlling sollte jedoch zentral stattfinden.

Die Übertragung ist organisatorisch klar geregelt. Dazu zählen eine eindeutige Verteilung der einzelnen Aufgaben, eine festgelegte Vertretungsregelung und die Bekanntmachung der Zuständigkeiten im Unternehmen.

Die Unternehmensleitung muss bei der Übertragung einzelner Pflichten sicherstellen, dass der Verpflichtete dafür entsprechend befähigt ist, das heißt sowohl fachlich qualifiziert als auch persönlich geeignet ist (siehe hierzu auch § 7 ArbSchG).

Die Pflicht zur sorgfältigen Auswahl gilt sowohl für die Delegation an eigene Mitarbeiter als auch für die Beauftragung von Fremddienstleistern.

Für bestimmte Arbeiten können nur geeignete Fachbetriebe beauftragt werden, zum Beispiel für Arbeiten an Anlagen zum Umgang mit wassergefährdenden Stoffen (§ 19l WHG). Die sorgfältige Auswahl eines Verrichtungsgehilfen ist auch eine unabdingbare Voraussetzung, um eine Schadensersatzforderung nach § 831 BGB abzuwehren.

Es muss sichergestellt sein, dass der (intern oder extern) Verpflichtete die notwendigen Kompetenzen (Befugnisse) und Mittel besitzt, um die Aufgaben „in eigener Verantwortung“ (§ 9 Abs. 2 Nr. 2 OWiG) auszuführen.

Besonders bei der innerbetrieblichen Delegation muss der Verpflichtete gegebenenfalls gesondert mit Kompetenzen oder Mitteln ausgestattet werden oder entsprechende Vollmachten erhalten.

Einem Gruppenleiter wurden die Aufgaben zugewiesen, aber er hatte keine Entscheidungsrechte. Nach der Übertragung seiner Vollmachten und der Zuweisung der Budgetverantwortung verbesserte sich die Arbeit der Gruppe in allen Bereichen. Statt abzuwarten, handelte die Gruppe nun proaktiv.

Bei der Pflichtenübertragung muss der Verpflichtete sachgerecht angewiesen und unterwiesen werden. Es erscheint offensichtlich, dass Mitarbeiter bei der Übertragung von Pflichten, die sie während ihrer Dienstzeit erfüllen, entsprechende Anweisungen erhalten müssen, um Fehler zu vermeiden. Man sollte nicht davon ausgehen, dass langjährige Mitarbeiter, oft als "alte Hasen" bezeichnet, ohne entsprechende Anweisungen zurechtkommen. Das kann für beide Seiten nachteilig sein.

• Anweisung,

• Einweisung,

• Unterweisung.

Es ist wichtig, die Unterschiede zwischen Anweisung, Unterweisung und Einweisung zu verstehen.

Die Anweisung bezieht sich auf das Direktionsrecht, das es einer vorgesetzten Stelle ermöglicht, festzulegen, was die untergeordnete Stelle tun soll. Die untergeordnete Stelle erhält den Befehl, eine bestimmte Aufgabe auszuführen. Ein Beispiel dafür ist: "Bringen Sie diesen Stahlträger ins Lager." Dies ist eine klare und unmissverständliche Anweisung. Nach einer gewissen Zeit wird der Träger im Lager sein. Aber wie wurde er dorthin gebracht?

Hier kommen die Begriffe "Unterweisung" und "Einweisung" ins Spiel. Obwohl sie eng miteinander verbunden sind, handelt es sich um unterschiedliche Maßnahmen im Rahmen der Arbeitsschutzschulung.

Der Begriff "Unterweisung" findet sich im Arbeitsschutzgesetz § 12 "Unterweisung". Das bedeutet, dass es sich um eine gesetzliche Regelung handelt, die für Vorgesetzte verbindlich ist. Es ist zu beachten, dass in einigen Verordnungen anstelle von "Unterweisung" auch der Begriff "Unterrichtung" verwendet wird. Beide Begriffe haben hier dieselbe Bedeutung.

Beispiele für solche Verordnungen, über deren Inhalt Mitarbeiter (bei entsprechender Zuständigkeit aufgrund ihrer Arbeitsaufgabe) informiert werden müssen, sind:

• In § 9 Betriebssicherheitsverordnung,

• § 14 der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV)

• DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“…

Der Terminus „Einweisung“ findet im Arbeitsschutzgesetz keine Anwendung. Da jedoch die Elemente einer Unterweisung definiert sind, stellt sich heraus, dass die Einweisung ein elementarer Bestandteil einer Unterweisung ist.

Somit gilt: Keine Unterweisung ohne Einweisung!

• Die betrieblichen Besonderheiten,

• die genauen Arbeitsabläufe (Prozessabläufe, technologische Abläufe, wie z. B. die Arbeitskarten bei der Wartung, die Transportwege für den o.g. Stahlträger usw.)

• die Sicherheitsmaßnahmen an den speziell infrage kommenden Arbeitsplätzen des Be-schäftigten (dies können mehrere Arbeitsplätze und sogar ganze Bereiche sein.)

Die Einweisung erfolgt z.B. in die korrekte Handhabung von Geräten, Abläufen, Verfahren u.a.m.

Während seiner Aufenthalte in FM-Unternehmen in den USA stellte der Verfasser fest, wie akribisch und manchmal übergenau solche Anweisungen befolgt wurden. Es existierte zum Beispiel ein „Manual Cleaning“, das detailliert beschrieb, wie man seinen Supervisor anrufen sollte. Die Anweisungen reichten von „Hörer abnehmen“ über „die vorgegebene Nummer wählen“ bis hin zur Ansprache: „Misses Braun, Cleaning Department xy, is speaking“. Dieser Grad an Detailtreue war oft dem niedrigen Bildungsstand der sogenannten low skilled services geschuldet. Dennoch sorgte diese Vorgehensweise in den meisten Fällen für Klarheit. Und diese Manuals wurden regelmäßig trainiert. Es gab sogar Quizformate ähnlich „Wer wird Millionär“, allerdings mit Fragen zur Gebäudereinigung und ohne Geldgewinne, dafür aber mit Lob. Interessanterweise waren all diese Informationen bereits auf CDs gespeichert, die in dieser Form dort vorgestellt wurden. Jeder Servicebereich verfügte über sein eigenes Manual.

Im zuvor genannten Beispiel des Transports eines Stahlträgers ins Lager hätte ein Mitarbeiter sowohl eine Unterweisung als auch eine Einweisung erhalten.

• in die konkrete Bedienung eines Gabelstaplers und gegebenenfalls eines Kranes,

• in die Anwendung von Anschlagmitteln,

• in die Lagerordnung,

• in die besonderen Risiken und

• in die Sicherheitsfunktionen

in geeigneter Weise und angemessenem Zeitabschnitt erhalten.

Um die Vielfalt der speziellen Möglichkeiten zu beherrschen, empfiehlt es sich, die jeweils für die Erbringung bestimmter Leistungen notwendigen Voraussetzungen auch im Hinblick auf die Arbeitssicherheit in das CAFM-System zu integrieren. Dadurch kann der Leiter FM bei bestimmten Arbeitsaufgaben nicht nur die qualitativen Parameter, sondern auch die Anforderungen aus der Arbeitssicherheit klar und zugeordnet identifizieren.

Es geht hier um definierte Facility Produkte. Ihre sichere Handhabung sollte unter anderem von Gefährdungsbeurteilungen und Personalentwicklungsprogrammen unterstützt werden.

Bei jeder Delegation bleibt eine Aufsichtspflicht beim Übertragenden bestehen, wie auch § 130 OWiG festlegt. Auch wenn der Verpflichtete, beispielsweise ein Dienstleister, eine eigene Aufsicht sicherstellt, entbindet dies den Auftraggeber nicht von seiner (Ober-)Aufsichtspflicht. Missachtet man die Grundregeln der Delegation, kann die gesamte Pflichtenübertragung als unwirksam betrachtet werden, wodurch alle Pflichten beim ursprünglich Verantwortlichen verbleiben.

Der Kanzler einer Universität überträgt die Betreiberverantwortung dem für das Bauwesen zuständigen Dezernenten. Dessen Budget reicht jedoch für die erforderlichen Nachrüstungen im Bereich des baulichen Brandschutzes nicht aus. Daher bleibt der Kanzler in der Betreiberverantwortung. Bei der Delegation gilt der Grundsatz, dass viele Pflichten übertragen werden können, jedoch nicht die übergeordnete Verantwortung.

• Organisationspflicht,

• Selektionspflicht und

• Aufsichtspflicht.

Die Unternehmensleitung des Gebäudeeigentümers trägt immer eine Generalverantwortung, aus der sie sich nicht entziehen kann.

Führungskräfte tragen aufgrund ihrer Position im Unternehmen originäre, eigenständige Pflichten in ihrem jeweiligen Aufgaben- und Zuständigkeitsbereich. Dies betrifft insbesondere Personen, die von der obersten Leitung beauftragt sind, den Betrieb ganz oder teilweise zu leiten, wie z. B. Betriebsleiter, Werkleiter, Dienststellen- oder Fachbereichsleiter, Direktoren oder Prokuristen (§ 9 Abs. 2 Nr. 1 OWiG). Auch andere Führungskräfte haben je nach Arbeitsvertrag Pflichten zur Führungsverantwortung. Die Beschäftigten tragen ebenfalls eigenständige Pflichten gemäß Tabelle. Eine formelle Pflichtenübertragung ist hierbei nicht erforderlich.

Zusätzlich zu ihren eigenständigen Pflichten können Führungskräften oder Beschäftigten besondere Unternehmerpflichten, z. B. aus dem Bereich des Arbeitsschutzes, übertragen werden. In diesem Fall ist eine gesonderte und formelle Übertragung notwendig.

Der Oberbürgermeister überträgt die Betreiberpflichten für alle städtischen Gebäude formell an den Leiter des Hochbauamtes, da diese Aufgabe nicht zu dessen originärer Amtsleitung gehört.

Bei einem gewerblichen Mietverhältnis bestehen automatisch verschiedene Verantwortungsbereiche für die Betreiberverantwortung:

• Auf der angemieteten Fläche trägt der Mieter die Betreiberverantwortung für seine eigenen Einrichtungen wie Elektrogeräte und eigene Einbauten. Dadurch wird er zum Betreiber seiner Mietfläche.

• Für Anlagen und Einrichtungen des Gebäudes wie Heizungs-, Lüftungs- und Elektroinstallationsanlagen bleibt die Verantwortung beim Vermieter, selbst wenn Teile dieser Anlagen und Einrichtungen innerhalb der Mietfläche liegen.

• Die Verantwortung für Allgemeinflächen und Anlagen und Einrichtungen außerhalb der Mietfläche, wie Aufzugsanlagen, liegt ebenfalls beim Vermieter.

Diese Normalverteilung der Verantwortungsbereiche benötigt keine vertragliche Regelung und stellt keine Pflichtenübertragung dar.

• Der Gebäudeeigentümer (als Vermieter) überträgt ihm obliegende Betreiberpflichten an den Mieter. Dies geschieht vor allem, wenn komplette Gebäude vermietet werden und der Mieter über eigenes Betriebspersonal verfügt.

• Der umgekehrte Fall der (Rück-) Übertragung von Betreiberpflichten eines Mieters an den Vermieter ist zwar grundsätzlich möglich, findet in der praktischen Anwendung jedoch selten Anwendung.

• wer von beiden die Prüfung von Feuerlöschern innerhalb der Mietfläche veranlasst,

• wer die Aktualisierung der Flucht- und Rettungspläne bei baulichen Änderungen vornimmt,

• wer für die Bereitstellung von Verbandsmaterial zuständig ist usw.

Auch bei einer optimalen Pflichtenübertragung kann sich ein Vermieter nicht vollständig von seiner Betreiberverantwortung lösen. Er muss sicherstellen, dass ein verpflichteter Mieter personell und fachlich in der Lage ist, die übertragenen Pflichten zu erfüllen und ob beispielsweise gesetzliche Prüfungen ordnungsgemäß durchgeführt wurden und dabei festgestellte Mängel behoben wurden. Wenn der Vermieter berechtigte Zweifel hat, muss er selbst eingreifen. Tut er dies nicht, verletzt er seine Aufsichtspflicht gemäß § 130 OWiG.

Die Übertragung von Betreiberpflichten kann sowohl an interne Stellen als auch an externe Dienstleister erfolgen. Diese agieren in diesem Kontext als Erfüllungs- oder Verrichtungsgehilfen des Auftraggebers. Bei einer Übertragung an interne Dienstleister entspricht der Vorgang der Übertragung an Führungskräfte und Mitarbeiter. Alle Pflichten, die nicht im Dienst- oder Arbeitsvertrag festgelegt sind, müssen ausdrücklich und formell übertragen werden. Bei der Übertragung an einen externen Dienstleister ist eine genaue vertragliche Regelung erforderlich.

• Der Vertragstext muss eindeutig festlegen, welche Pflichten übertragen werden. Damit kann der Dienstleister beispielsweise sein Risiko einschätzen und die Anforderungen an eine Betriebshaftpflichtversicherung bestimmen.

• Beide Vertragsparteien müssen der Übertragung zustimmen und den Vertrag beidseitig unterschreiben. Die Aufsichtspflicht des Auftraggebers bleibt dabei stets bestehen.

• Aus dem Vertragstext geht klar hervor, welche Befugnisse an den Dienstleister übertragen werden. Der Dienstleister hat Zutritt zu allen sicherheitsrelevanten Räumlichkeiten. Seine Zutrittsberechtigungen, insbesondere zu Mietflächen, werden in Abstimmung mit den Mietern geregelt. Hierzu zählen klare Festlegungen, ob und unter welchen Bedingungen der Dienstleister Eingriffe innerhalb der Mietfläche durchführen kann, wie zum Beispiel die Durchführung von Wartungsarbeiten und Prüfungen, oder durchführen muss, wie im Fall von "Gefahr im Verzug". Der Auftraggeber stellt sicher, dass der Dienstleister alle notwendigen Mittel und Informationen erhält, um den übertragenen Pflichten nachzukommen. Dazu gehört auch die Übergabe der notwendigen Gebäudedokumentation und eine gründliche Einweisung in die örtlichen Gegebenheiten.