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Organisatorische Regelungen

EINE KLARE DEFINITION VON VERANTWORTLICHKEITEN UND ZUSTÄNDIGKEITEN INNERHALB DES UNTERNEHMENS IST NOTWENDIG, UM SICHERZUSTELLEN, DASS ALLE BETEILIGTEN PARTEIEN IHRE ROLLEN UND VERANTWORTLICHKEITEN IM RAHMEN DER BETREIBERVERANTWORTUNG KENNEN UND ERFÜL

Eine effektive Kommunikation zwischen den beteiligten Parteien stellt sicher, dass alle relevanten Informationen und Anweisungen im Zusammenhang mit der Betreiberverantwortung rechtzeitig und klar übermittelt werden. Mitarbeiter benötigen regelmäßige Schulungen und Trainings, um stets über die aktuellen Vorschriften und Best Practices im Bereich der Betreiberverantwortung informiert zu sein und entsprechend zu handeln

Die Handhabung der Betreiberverantwortung

Organisatorische Regelungen
Trägerschaft
Eigen- und Fremdleistung
Übernahme

Organisatorische Regelungen

Organisatorische Regelungen - Struktur und Ordnung

Eine ordnungsgemäße Wahrnehmung der Organisationsverantwortung verringert das Risiko eines Organisationsverschuldens. Dies ist weder besonders kompliziert noch im Vergleich zum möglichen Schaden unerschwinglich teuer. Viele organisatorische Regelungen sind für ein funktionierendes Unternehmen ohnehin notwendig. Wenn sie einmal richtig festgelegt sind, können sie über Jahre Bestand haben. Für Versäumnisse in diesem Bereich gibt es keine Entschuldigungen.

Trägerschaft der Betreiberverantwortung

Der erste Schritt besteht in einer klaren organisatorischen Zuordnung der Betreiberverantwortung, die mit einer umfassenden Pflichtenübertragung an eine geeignete Stelle verbunden ist. Hierbei sind die eindeutige Bezeichnung des Betreibers und sein Wissen über die ihm auferlegten Pflichten entscheidend.

In privat-rechtlichen Unternehmen erfolgt dies durch klare Absprachen und Verträge zwischen Unternehmensleitung, Mitarbeitern und Dienstleistern. Im öffentlich-rechtlichen Bereich gibt es oft eine starke Zersplitterung der Zuständigkeiten in Bezug auf die Betreiberverantwortung, was als "organisierte Unverantwortlichkeit" bezeichnet wird.

Die Bestimmung des Betreibers eines öffentlichen Gebäudes ist im Einzelfall nicht immer einfach. Öffentliche Stellen sollten in solchen Fällen sowohl sich selbst als auch ihren Mitarbeitern mehr Klarheit bieten.

Ein Beispiel hierfür ist der § 52a BImSchG (oder ähnlich: § 53 KrW-/AbfG): Wenn das vertretungsberechtigte Organ von Kapitalgesellschaften aus mehreren Mitgliedern besteht oder bei Personengesellschaften mehrere vertretungsberechtigte Gesellschafter vorhanden sind, muss der zuständigen Behörde angezeigt werden, welches Mitglied oder welcher Gesellschafter die Pflichten des Betreibers der genehmigungsbedürftigen Anlage gemäß diesem Gesetz und den darauf basierenden Rechtsverordnungen und allgemeinen Verwaltungsvorschriften wahrnimmt. Die Gesamtverantwortung aller Organmitglieder oder Gesellschafter bleibt davon unberührt.

Entscheidung Eigen- oder Fremdleistung

Es muss eine grundsätzliche Entscheidung getroffen werden, ob alle aufgezeigten Pflichten zuverlässig und dauerhaft mit eigenem Personal wahrgenommen werden können und ob die Betreiberverantwortung in vollem Umfang getragen wird oder ob der Einsatz von Fremdleistungen sinnvoll ist. Diese Überlegung steht nicht im Zusammenhang damit, ob die Pflichten vom eigenen Personal wahrgenommen werden sollen. Der Grund dafür liegt rein in der wirtschaftlichen Begründung.

Ein Dienstleister kann mit seinem Personal und seiner Kompetenz Aufgaben und Pflichten übernehmen. Die Vergütung für die Dienstleistung muss so bemessen sein, dass der Dienstleister sich gegen übernommene Haftungsrisiken angemessen versichern kann und die übertragenen Pflichten ordnungsgemäß erfüllt werden.

Fallbeispiel:

Eine gängige Faustformel besagt, dass für die Wartung von Brandschutzklappen 15-20 Minuten benötigt werden. In Vergabegesprächen und bei genauer Kalkulation stellt man jedoch fest, dass manchmal nur mit 8-10 Minuten gerechnet wird. Das führt dazu, dass Aufträge vergeben werden, die offensichtlich nicht ausreichend sind. Unter diesen Bedingungen können die übertragenen Pflichten nicht ordnungsgemäß erfüllt werden. In solch einem Fall wird höchstens jede zweite Brandschutzklappe während der Wartung überprüft, anstatt sie tatsächlich zu warten. Dennoch wird vom Servicemonteur erwartet, den Wartungsbericht wahrheitsgemäß zu unterschreiben!

Übernahme der Betreiberverantwortung

Bei der Übernahme der Betreiberverantwortung für ein Gebäude ist es wichtig, eine gründliche Begehung durchzuführen und alle festgestellten Mängel zu protokollieren. Der künftige Betreiber sollte prüfen, ob alle relevanten Bauvorschriften eingehalten wurden und ob alle Anlagen und (Sicherheits-)Einrichtungen korrekt installiert und funktionsfähig sind. Ein Betreiber kann nicht argumentieren, dass er nicht der Bauherr ist und daher nicht für die Ausführung verantwortlich ist. Ab der Bauabnahme tritt eine Beweislastumkehr in Kraft.

Bauvorschriften finden sich vor allem in den Länderverordnungen, hier z. B. für NRW:

§§ 12-55 BauO NRW
§§ 3-9 BeVO NRW
§§ 3-17 GarV NRW
§§ 3-13 HochhV NRW
§§ 7-26 KhBauV NRW
§§ 3-23 VkVO NRW
§§ 3-30 VStättVO NRW.

Außerdem gelten als Ausführungsvorschriften:

§§ 5-50 ArbStättV (Anforderungen an Arbeitsstätten)
§§ 4, 7 + Anhang 1 BetrSichV (Anforderungen an die Beschaffenheit von Arbeitsmitteln)
Anhang zur BildscharbV (Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze)
§ 3 GSG (für technische Arbeitsmittel).
§§ 4, 18-20 UVV GUV 0.1 / DGUV Vorschrift 1.

Wenn der Betreiber bei der Begehung Verstöße gegen Bau- oder Ausführungsvorschriften feststellt, etwa das Fehlen geforderter Sicherheitseinrichtungen, muss er den Gebäudeeigentümer darauf hinweisen und geeignete Abhilfemaßnahmen vorschlagen oder verlangen.