Die Organisationspflicht zur Aktualisierung

Gemäß DIN EN ISO 14001 muss die Bewertung des Umweltmanagementsystems die geänderten Rahmenbedingungen berücksichtigen, einschließlich der Entwicklungen bei den rechtlichen Verpflichtungen und anderen Anforderungen. Das gleiche gilt für EMAS.

Laut OHSAS 18001 müssen die geltenden rechtlichen Verpflichtungen ermittelt werden und die Organisation muss diese Informationen aktuell halten. Gemäß Ziff. 4.6 h) sind die Entwicklungen bei den rechtlichen Verpflichtungen und anderen Anforderungen in die Bewertung des Managementsystems einzubeziehen. Nach Ziff. 4.4.5 b) sind Dokumente zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren. Gemäß DIN EN ISO 5001 müssen Dokumente regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden; zudem muss sichergestellt werden, dass Änderungen sowie der aktuelle Revisionsstand der Dokumente feststellbar sind. Alle Zertifizierungsvorschriften zu Managementsystemen beinhalten ebenfalls Aktualisierungspflichten.

Die vielfachen Vorschriften zur Kontrolle der Einhaltung von Rechtspflichten beinhalten die selbstverständliche Pflicht, alle Rechtspflichten einzuhalten und zu erfüllen.

Gesetzliche Regelungen zur Kontrolle der Einhaltung von Rechtspflichten finden sich in 91 Abs. 2 AktG für Vorstände. Diese sind verpflichtet, ein Überwachungssystem einzurichten, durch das eine den Fortbestand der Gesellschaft gefährdende Entwicklung frühzeitig erkannt wird. Zu den bestandsgefährdenden Entwicklungen gehören auch Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften.

Die Legalitätspflicht der Geschäftsleiter beinhaltet neben der Pflicht zum eigenen legalen Verhalten auch die Kontrolle darüber, dass sich die Angestellten des Unternehmens legal verhalten. Zudem sind Vorstände zur wechselseitigen Kontrolle verpflichtet, insbesondere auch zur Einhaltung der Pflichten außerhalb des eigenen Vorstandsressorts.

Gemäß dem deutschen Corporate Governance Kodex muss der Vorstand für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen sorgen. Nach 831 BGB sind Geschäftsherrn zur fortlaufenden Aufsicht über ihre Verrichtungsgehilfen verpflichtet. Gemäß 130 OWiG müssen Inhaber erforderliche Aufsichtsmaßnahmen treffen, um Zuwiderhandlungen zu verhindern oder wesentlich zu erschweren.

Von 13000 Rechtsnormen ergeben sich 142 konkrete gesetzlich geregelte Kontrollpflichten. Die Einhaltung von Kontrollpflichten wird nach 6 UmweltHG privilegiert, da durch den Nachweis der Kontrollen die Erfüllung der Pflichten gesetzlich vermutet wird.

Die Rechtsprechung hat die Kontrollregelung, insbesondere zur Oberaufsicht durch die Geschäftsleiter, ständig konkretisiert. Das Reichsgericht ließ erstmals den dezentralisierten Entlastungsbeweis zu. Ein Geschäftsherr kann demnach seine Pflicht zur Aufsicht auf höhere Angestellte delegieren, wenn er wegen der Größe des Unternehmens nicht mehr zur persönlichen Kontrolle in der Lage ist. Er muss die zur Kontrolle beauftragten Angestellten sorgfältig auswählen und überwachen.

Durch die Delegation der Aufsichtspflicht wird er nicht von seiner Verantwortung befreit, sondern bleibt zur Oberaufsicht verpflichtet. Er muss allgemeine Aufsichtsanordnungen treffen. Die praktische Aufsichtstätigkeit in Ausführung seiner Aufsichtsanordnung kann er durch Aufsichtspersonen ausführen lassen. Die Aufsichtsperson führt die Aufsicht nach den Weisungen des Geschäftsleiters. Für Fehler in der Aufsichtsanordnung haftet das Organ. Für Fehler bei der praktischen Aufsichtstätigkeit kann er sich durch den Nachweis der sorgfältigen Aufsicht und Auswahl entlasten. Die Pflicht zur allgemeinen Aufsichtsanordnung kann nicht delegiert werden.

Sie ist beispielsweise fehlerhaft, wenn sie den Risikofaktor der menschlichen Unzuverlässigkeit nicht berücksichtigt. Das Organ muss die allgemeine Aufsichtsanordnung selbst kennen, überprüfen, fortlaufend kontrollieren und bei Bedarf verbessern. Die Oberaufsicht bleibt Chefsache.

Nach DIN EN ISO 14001 wird das Umweltmanagementsystem der Organisation in festgelegten Abständen bewertet, um dessen fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit sicherzustellen. Die Bewertung umfasst die Ergebnisse von internen Audits und die Beurteilung der Einhaltung von rechtlichen Verpflichtungen.

Das gleiche gilt für EMAS. Nach OHSAS 18001 bewertet das oberste Führungsgremium Managementsysteme in der Organisation in festgelegten Abständen, um dessen fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit sicherzustellen.