Risiken im Facility Management

Im Rahmen Ihrer Mission oder Vision legt das Management strategische Ziele fest, wählt die Strategie und zerlegt Ziele auf die verschiedenen Ebenen der Organisation. Das Rahmenwerk für unternehmensweites Risikomanagement zielt darauf ab, die Ziele einer Organisation zu erreichen.

Die strategische Ausrichtung des Facility Managements ergibt sich direkt aus Ihrer Unternehmensstrategie.

• Das Anlagevermögen setzt sich zu einem großen Anteil aus Eigentum an Grund und Boden sowie Immobilien zusammen.

• Facility Management erwirtschaftet einen bedeutenden positiven Beitrag zum Unternehmensergebnis und erhöht so die Wettbewerbsfähigkeit. Sechsstellige Ergebnisverbesserungen im Facility Management sind oft erreichbar.

Die Risikostrategie definiert die Leitlinien für die Risikoprävention und bestimmt die zu verwendenden Maßnahmen und Verfahren.

Um die Eintrittswahrscheinlichkeit eines Risikos zu reduzieren und die Auswirkungen von Risiken zu begrenzen, werden Gegenmaßnahmen erarbeitet, um im Ernstfall schnell reagieren zu können. Dabei ist eine ständige und zeitnahe Anpassung der Strategie an die Umweltbedingungen erforderlich.

Das Facility Management muss Signale für Fehlentwicklungen schnell erkennen und kann daher eine Risikokultur aufbauen. Risikomanagement wird im Unternehmen praktiziert und vom Management aktiv umgesetzt.

Die FM-Strategie im Risikomanagement hat als Arbeitspaket eine besondere Bedeutung.

Unternehmenspolitische Entscheidungen und Grundsätze zur Strategie im Risikomanagement trifft das Management. Diese Entscheidungen setzen den strategischen Rahmen, in dem die Positionierung von Facility Management und Risikomanagement, deren Orientierung und Aufgabenfeld, die Rollenerwartungen der Akteure und der Stellenwert klar definiert sind.

Ein Strategieprozess verläuft nicht stets linear, sequenziell und geordnet, sondern stellt einen dynamischen Prozess dar.

Das Ziel Ihres internen Kontrollsystems besteht darin, wesentliche Risiken in Ihrem Facility Management und mögliche Chancen zu identifizieren.

Die Geschäftspolitik der Unternehmen ist die Vision. Sie zeigt die Entwicklungsrichtung Ihres Unternehmens auf und dient als Kommunikationsmedium des Managements gegenüber Mitarbeitern, Aktionären und der Umwelt. Die Vision steht über der Strategie und hat einen bedeutenden Einfluss auf sie.

Strategie bezeichnet Maßnahmen zur Sicherung des langfristigen Erfolgs eines Unternehmens. Zu den Elementen, die zur Umsetzung von Strategien gehören, zählen Ziele, Aktionspläne, Ressourcen, Fähigkeiten, Anreize und Informationen, und das gilt auch für das Facility Management.

Bei der Formulierung der strategischen Ziele ist das Konzept der Erfolgsfaktoren nützlich. Erfolgsfaktoren sind Aspekte, die direkt den strategischen Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens beeinflussen. In jedem Arbeitspaket müssen die kritischen Erfolgsfaktoren identifiziert werden.

Aus den Erfolgsfaktoren lassen sich, basierend auf der gewählten FM-Strategie, die relevanten strategischen Ziele im Risikomanagement formulieren. Auf Basis der Strategie, der politischen Grundsätze, der Organisation und der Orientierung wird ein strategisches Zielsystem im Risikomanagement für die einzelnen Arbeitspakete (Leistungsbereiche) entwickelt.

Die FM-Ziele, die als geeignet betrachtet werden, werden ausgewählt, konkretisiert und in messbare Größen umgewandelt.

Im gesamten Risikomanagement-Prozess erfolgen die Anweisungen, Richtlinien und die Zuweisungen der Verantwortlichkeiten von oben nach unten, beginnend beim Management über die Abteilungsleitungen bis zum Risk-Owner. Die Berichterstattung verläuft dagegen von unten nach oben.

Die Facility Management-Strategie sollte folgende Ziele immer erreichen, und das Risikomanagement sollte diese ständig überwachen:

• Liegenschafts- und Immobilienbewirtschaftung ständig und sicher gewährleisten

• Optimieren der Liegenschaft als Bestandteil des Aktivkapitals eines Unternehmens

• Nutzen aller baulichen Anlagen und Geschäftsprozesse mehren, die Qualität sicherstellen und die Kosten reduzieren.

• Langfristige Minimierung der Immobilien- und Prozesskosten sicherstellen

• Kundenorientierung und Verlässlichkeit

• Qualität

• Schnelligkeit, Innovationskraft und Dynamik

• Minimierung der Betriebs-, Energie-, Ver- und Entsorgungskosten