Die Einhaltung sämtlicher Rechtspflichten

Sämtliche Pflichten werden daraufhin kontrolliert, ob sie erfüllt wurden. Über nicht erfüllte Pflichten werden sowohl die für die Erfüllung Verantwortlichen als auch der Vorstand informiert. Nachkontrollen finden statt und werden dokumentiert.

Alle Maßnahmen der Unternehmensorganisation sind zu dokumentieren und als Beweise auf Vorrat zu sichern. Die Geschäftsleitung trägt die Beweislast dafür, dass sie ihre Organisationspflichten erfüllt hat. In der Industrie gilt die Beweislastumkehr. Unternehmen müssen darlegen und beweisen, dass sie ihre Rechtspflichten kennen, delegiert, aktualisiert, erfüllt und kontrolliert haben. Können sie diesen Beweis nicht führen, wird ihre Pflichtwidrigkeit vermutet. Die Beweislastumkehr ist ständige Rechtsprechung. Dokumentationspflichten sind gesetzlich geregelt und in Vorschriften von Managementsystemen enthalten. Geschäftsleiter erfüllen ihre im Zertifizierungsverkehr erforderliche Sorgfalt beim Organisieren des Unternehmens, indem sie die Erfüllung ihrer Organisationspflichten dokumentieren.

Neben Gesetzen, Verordnungen, Gerichtsurteilen und Verwaltungsakten der Behörden sind im System auch untergesetzliche Regelwerke der Selbstregulierung zu speichern. Dazu zählen alle Regelwerke, die von der Industrie und Normenausschüssen zur Selbstregulierung erstellt werden, wie beispielsweise DIN-Vorschriften oder VDE-Vorschriften. Diese Regelwerke besitzen keinen Gesetzesrang, erlangen jedoch Gesetzesrang, wenn sie in einem Gesetz zitiert werden. Aus urheberrechtlichen Gründen darf ein Dienstleister diese Texte nicht bereitstellen. Jeder Nutzer des Systems muss jedoch in der Lage sein, die Texte einzustellen. Untergesetzliche Regelwerke wirken indirekt. Sie konkretisieren den Sorgfaltsmaßstab. Fahrlässig handelt, wer die im Verkehr erforderliche Sorgfalt nicht beachtet.

Ein System bietet Speichermöglichkeiten für unternehmenseigene Regelwerke, die gleichzeitig mit den Gesetzen nach Pflichten durchsucht werden. Unternehmenseigene Regelwerke enthalten ausformulierte Verkehrssicherungspflichten aus der Vergangenheit, die ebenso beachtet werden müssen wie die Rechtspflichten, die sich aus gesetzlichen Regelungen ergeben. Wenn unternehmenseigene Regelwerke im System hinterlegt sind, liefert das System zu einem gesuchten Sachverhalt Rechercheergebnisse. Neben den Ergebnissen aus der Suche in Gesetzestexten gibt es auch Ergebnisse aus den unternehmenseigenen Regelwerken. Ein einheitlicher Speicher, der sowohl die gesetzlichen Regelwerke als auch die eigenen Regelwerke durchsucht, erleichtert die Suche nach Rechtspflichten.

Ein Protokoll dient dem Nachweis, dass im Unternehmen die Unternehmenssachverhalte nach ihrer rechtlichen Bedeutung untersucht wurden. Das Protokoll zeigt, dass die Unternehmensvertreter Rechtsrat eingeholt, den Unternehmenssachverhalt auf gesetzliche Regelungen geprüft und damit ihre Legalitätspflicht zumindest teilweise erfüllt haben. Mit dem Protokoll der Listensuche kann der Nachweis der Unvermeidbarkeit eines eventuellen Verbotsirrtums nach § 17 StGB erbracht werden.

In Systemen sind branchentypische Risiko- und Pflichtenprofile gebündelt und gespeichert. Diese Pflichten lassen sich branchentypischen Betrieben zuordnen und wurden bereits in einem Betrieb ermittelt. Wenn ein Unternehmensstandort einer bestimmten Branche zugeordnet wird, kann man auf diese Weise das Risiko- und Pflichtenprofil eines Unternehmens mit geringem Aufwand ermitteln.

Nach diesem Prinzip bündeln und speichern wir die Pflichten und Risiken von Anlagetypen.

Selbst wenn ein Betrieb keiner Branche zugeordnet wird, wiederholen sich im Facility Management die Anlagetypen. Im System sind Risiken und Pflichten für bestimmte typisierbare Anlagen gebündelt. Dadurch entfällt die jeweilige Suche nach Risiken und Pflichten, wenn für eine Anlage in einem Unternehmen die Pflichten gesucht werden. Wenn bestimmte Anlagen in anderen Unternehmen bereits darauf untersucht wurden, ob sie Pflichten auslösen, nutzen wir in nachfolgenden Untersuchungen die ermittelten Rechtspflichten für diesen Anlagetyp erneut. Sachverhalte und Pflichtenprofile werden so standardisiert und zur Wiederverwendung gespeichert.

Die Risikoklassen bilden sich nach den Rechtsgütern, für die die klassifizierten Sachverhalte ein Schadensrisiko darstellen. Zum Beispiel bündeln alle Risiken für das Grundwasser sich in der Risikoklasse der Grundwasserverunreinigung. Ein System zeigt viele Risikosachverhalte. Ohne die Risikoklassen müsste man jeden Sachverhalt einzeln prüfen, für welche Rechtsgüter er ein Risiko darstellt.

Ein System enthält vorformulierte Pflichten als Muster und Beispiele, die an die gespeicherten Sachverhalte angepasst werden. Bei der Einrichtung des Systems ruft man die vorformulierten Pflichten auf, übernimmt sie und passt sie an die Besonderheiten des Betriebs an. Zwischen den Sachverhalten und der vorformulierten Pflicht besteht eine digitale Verknüpfung.

Eine Organoberaufsichtsmaske enthält sämtliche Angaben, die der Vorstand für die Oberaufsicht benötigt. Eine Oberaufsichtsmaske gibt eine Übersicht über die Aufsicht im Unternehmen.

Mit minimalem Aufwand und auf einen Blick liest ein Vorstand an der Maske, ob die zu prüfenden Rechtsnormen und Rechtspflichten geprüft wurden, ob die als relevant identifizierten Rechtspflichten delegiert, erfüllt, auf Erfüllung kontrolliert und vor allem, mit welchem Ergebnis sie kontrolliert wurden.

Wenn Pflichten überfällig und nicht erfüllt sind und sie kontrolliert wurden, sind diese Pflichten in der Oberaufsichtsmaske farblich markiert. Durch Anklicken der farblich markierten Stellen erkennt man, welcher der Verantwortlichen seine Pflichten nicht erfüllt hat.

Betriebsleiter und Führungskräfte mit Kontrollpflichten nutzen die Oberaufsichtsmaske auf dieselbe Weise.