Gesetzliche Organisationspflichten Dokumentation

Zu den gesetzlich geregelten Dokumentationspflichten gehören alle Beweislastregelungen, die indirekt eine Dokumentationspflicht begründen.

Nach 93 Abs.1 S.1 AktG müssen Vorstände die Sorgfalt eines gewissenhaften Geschäftsleiters anwenden. Nach 93 Abs. 2 S.1 AktG werden sie schadensersatzpflichtig, wenn sie ihre Pflichten verletzen. Wenn strittig ist, ob sie ihre Pflichten verletzt haben und ob sie die Sorgfalt eines ordentlichen gewissenhaften Geschäftsleiters angewandt haben, trifft sie die Beweislast nach 93 Abs. 2 S. 2 AktG. Sie sind daher gezwungen, Beweise durch Dokumentationen zu sichern.

Der Geschäftsherr haftet für Schäden, die seine angestellten Verrichtungsgehilfen in Ausführung der Verrichtung einem Dritten widerrechtlich zufügen.

Ein Geschäftsherr kann sich dieser Haftung entziehen, wenn er nachweist, dass er bei der Auswahl der bestellten Person und der Aufsicht seiner Angestellten die im Verkehr erforderliche Sorgfalt beobachtet hat.

Um diesen Nachweis erbringen zu können, muss der Geschäftsherr Dokumentationen über Auswahl und Aufsicht seiner Verrichtungsgehilfen vorlegen.

Die Verursachung eines Schadens wird nach 6 Abs. 1 UmweltHG vermutet, wenn eine Anlage den entstandenen Schaden verursachen könnte. Die Eignung der Anlage führt zu dem Schluss über die Schadensursache. Diese Regelung soll Geschädigte entlasten, die sonst schwierige Beweise erbringen und Beweismittel wie Zeugen und Dokumente ausschließlich aus dem Unternehmensbereich beschaffen müssten, der den Schaden verursacht hat.

Ohne diese Beweislastumkehr wären Geschädigte in einer schwierigen Beweissituation, wenn sie interne Unternehmensvorgänge als Ursache für einen Schaden darlegen müssten. Ein Unternehmen kann sich vor den Nachteilen dieser Beweislastumkehr durch den Normalbetriebsnachweis nach 6 Abs. 2 UmweltHG schützen. Es muss den bestimmungsgemäßen Betrieb nachweisen, indem es seine besonderen Betriebspflichten einhält und keine Betriebsstörung vorliegt. Zu diesen besonderen Betriebspflichten gehören nach 6 Abs. 3 UmweltHG alle öffentlich-rechtlichen Pflichten, die sich aus verwaltungsrechtlichen Zusagen, Auflagen, Anordnungen und Rechtsvorschriften ergeben.

Das Einhalten aller öffentlich-rechtlichen besonderen Betriebspflichten bedeutet, alle relevanten Pflichten aus etwa 13000 Rechtsnormen zu ermitteln. Wer eine Betriebspflicht nicht vollständig erfasst, gibt jedem potenziellen Geschädigten einen Beweisvorteil. 6 Abs. 2 UmweltHG motiviert Unternehmen, alle öffentlich-rechtlichen Betriebspflichten zu ermitteln, einzuhalten und nachweisen zu können. Diese Motivation soll durch eine kontinuierliche Dokumentation unterstützt werden. Mit dem Normalbetriebsnachweis wird die gesetzliche Vermutung der Schadensverursachung allein durch die Eignung der Anlage zum Schaden widerlegt.

6 Abs. 4 UmweltHG bietet daher einen weiteren bedeutenden Anreiz, die im Betrieb geltenden Rechtspflichten einzuhalten, zu überwachen und zu dokumentieren. Aus 13000 Rechtsnormen resultieren aktuell 142 Kontrollpflichten gemäß 6 UmweltHG. Der Grund für diesen Anreiz des Normalbetriebsnachweises liegt darin, dass der Gesetzgeber der Meinung ist, dass kein Schaden entstehen kann, wenn alle öffentlich-rechtlichen Pflichten eingehalten werden, da jede Rechtspflicht der Abwehr eines spezifischen Risikos dient. Der Nachweis, ob alle Rechtspflichten vollständig ermittelt wurden, erfordert eine vollständige Angabe aller geprüften Rechtsquellen. Eine Liste von Rechtspflichten mit dem Nachweis der geprüften Rechtsnormen ist für den Normalbetriebsnachweis unerlässlich, da nach 6 Abs. 3 UmweltHG ausdrücklich alle öffentlich-rechtlichen Pflichten eingehalten werden müssen.