Konzept der Transformation im Gebäudebetrieb

Die Betreiberverantwortung wird in Deutschland durch ein umfangreiches Geflecht aus Gesetzen, Verordnungen und Normen definiert. Wesentliche gesetzliche Grundlagen sind das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG §5) und die Betriebssicherheitsverordnung (§15 BetrSichV). Nach ArbSchG §5 ist der Arbeitgeber verpflichtet, „eine systematische Beurteilung der Arbeitsbedingungen“ (Gefährdungsbeurteilung) durchzuführen, um Gefahren für Beschäftigte zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen. Die BetrSichV fordert, dass überwachungsbedürftige Anlagen regelmäßig sicherheitstechnisch bewertet und geprüft werden. Im Ergebnis muss der Betreiber Prüffristen festlegen, die Prüfungen organisieren und für deren Dokumentation sorgen – eine Pflicht, die zwar delegierbar ist, deren organisatorische Verantwortung aber unteilbar beim Betreiber verbleibt.

Darüber hinaus bestehen zahlreiche weitere Vorgaben: Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) regelt sichere Arbeitsplätze, die Technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR) konkretisieren bauliche Anforderungen (z.B. Fluchtwege, Beleuchtung, Lüftung). Spezielle Regeln gelten etwa in Kliniken (Medizinprodukte-Betreiberverordnung) oder bei Gefahrstoffen. Auch Umwelt- und Energiegesetze (z.B. Gebäudeenergiegesetz/Geg, Wasserhaushaltsgesetz) schränken ein. Die Einhaltung dieser Regelwerke ist entscheidend, um Haftungsrisiken zu minimieren.

Normative Leitlinien von Fachverbänden geben zusätzliche Orientierung. Die GEFMA hat mit der Richtlinie 190 (Betreiberverantwortung im FM) erstmals 2004 Standards gesetzt und 2022 aktualisiert. Sie stellt die Grundprinzipien der Betreiberpflichten dar und enthält nun auch Aspekte der Nachhaltigkeit. Ergänzend dient GEFMA 192 (Risikomanagement im FM) dem FM-Management als Leitfaden, Risiken systematisch zu erfassen und zu steuern. Auf technischer Ebene existieren DIN- und VDI-Normen, die z.B. Begriffe („DIN EN 15221 Facility Management“), Instandhaltung (DIN EN 13306) oder den Betrieb von TGA-Anlagen (VDI 3810) definieren. So schreibt etwa VDI 3810 vor, dass der Betreiber alle erforderlichen Unterweisungen dokumentiert und kontrolliert, um seine Organisa­tionspflicht nachweisen zu können. Die VDI 6022 regelt die Raumlufttechnik (Innenraumhygiene), VDI 2890/2895 die Instandhaltung, VDI 3814 die Gebäudeautomation.

Zusammenfassend ergibt sich: Der Gebäudebetrieb unterliegt strengen Pflichten. Betreibende müssen alle einschlägigen Vorschriften („Betreiberpflichten“) kennen, um sie dauerhaft umzusetzen. Eine effiziente Organisation (Klärung von Rollen, Auswahl qualifizierter Dienstleister) und lückenlose Dokumentation sind unabdingbar. Nur so kann verhindert werden, dass im Schadensfall Führungskräfte wegen „Organisationsverschuldens“ haften müssen.

Technologie ist Kernstück des Transformationsprozesses im Gebäudebetrieb. Moderne Gebäudeausstattung wird zunehmend „smart“: Gebäudeautomationssysteme (GA/BMS) mit IoT-Sensorik erfassen Verbrauch, Raumklima und Belegungsdaten in Echtzeit. Vernetzte Leittechnik steuert Heizung, Lüftung oder Beleuchtung automatisiert und erlaubt zentrale Überwachung. Solche Smart-Building-Konzepte senken Energieverbrauch und Betriebskosten, indem sie etwa Anlagen je nach Bedarf und Außenzuständen regeln. Für den Betrieb dieser Systeme verweisen VDI-Richtlinien (bspw. VDI 3814 zur Qualifikation im GA) auf notwendige Zuständigkeiten und Sicherheitsaspekte.

Auch digitale Werkzeuge transformieren die FM-Arbeit: CAFM-Systeme, mobiles Property-Management und BIM-Modelle verbinden Bauwerksdaten mit dem Wartungskalender und der Asset-Dokumentation. Nach GEFMA erleichtert es digitale Datenhaltung, Anlagenzustände zu erfassen und anstehende Prüfungen nachvollziehbar zu dokumentieren. Automatisierte Workflow-Tools für Wartung und Störfallmanagement erhöhen die Transparenz und beschleunigen Entscheidungen. Monitoring-Technologien (z.B. Fernüberwachung von Serverräumen oder kritischen Infrastrukturen) ermöglichen Predictive Maintenance. Insgesamt erschließt die Technologisierung der FM-Prozesse neue Effizienzpotenziale: Sie reduziert den Verwaltungsaufwand, ermöglicht schnellere Störungsbeseitigung und verbessert die Reaktionsfähigkeit in Notfällen.

Die Einführung dieser Technik muss durch klare Prozesse und Schulungen begleitet werden. Normen und Zertifizierungen sichern die technische Qualität: GEFMA 444 zertifiziert CAFM-Softwarequalität, VDI 3805 definiert Datenformate für digitale Anlagendaten, und DIN 6779 Kennzeichnungen für Objekte. Somit wird gewährleistet, dass Systeme interoperabel sind und dem Betreiber die nötige Sicherheit liefern.

Die Transformation im Gebäudebetrieb ist nicht nur Technikfrage, sondern auch Führungsaufgabe. Das Management muss einen strategischen Rahmen setzen: Vision und Ziele (z.B. Klimaneutralität, 24/7-Verfügbarkeit, Null-Fehler-Quote) sind festzulegen und mit der Organisationsstruktur zu verknüpfen. Dazu gehören etwa der Aufbau eines Change-Management-Programms, eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP/PDCA) oder agiler Projektteams zur Umsetzung neuer Technologien. Als kritische Erfolgsfaktoren nennt der GEFMA-Experte Ulrich Glauche vor allem die Qualifikation der Mitarbeiter und ein geeignetes Management-Informationssystem.

Im Führungsalltag heißt das, klare Governance-Strukturen zu schaffen: Rollen wie FM-Leiter, Technischer Leiter oder Sicherheitsbeauftragter definieren, Verantwortlichkeiten in einem Pflichtenheft festhalten und regelmäßige Kommunikation sicherstellen. Beispielsweise fordert VDI 3810 ein lückenloses Delegationsdokument; jeder Betreiber muss nachweisen können, dass er Pflichten „i.S.d. einzuhaltenden Sorgfaltsmaßstabs“ übertragen und kontrolliert hat. Ferner ist Risikomanagement auf Vorstandsebene zu verankern. Die GEFMA-Richtlinie 192 betont, dass FM-Organisationen ihre versicherbaren wie nicht-versicherungspflichtigen Risiken kennen und systematisch steuern müssen. Nur so kann die Unternehmensleitung proaktiv auf Gefährdungen reagieren und Haftungsrisiken minimieren.

Strategische Instrumente sind hierbei hilfreich. Balanced Scorecards und Kennzahlensysteme („FM KPIs“) etwa unterstützen die Steuerung nach den Dimensionen Qualität, Kosten, Zeit und Nachhaltigkeit. Reifegrad- oder Maturitätsmodelle helfen, den aktuellen Stand der Digitalisierung bzw. Nachhaltigkeit des FM zu evaluieren und daraus Entwicklungspläne abzuleiten. So wurde z.B. im Rahmen eines GEFMA-Förderpreises ein digitales Reifegradmodell entwickelt, das FM-Prozesse nach ihrem Digitalisierungsgrad misst und Handlungsfelder sichtbar macht. Die fünfstufige Beurteilung und die gezielte Festlegung von Maßnahmen entsprechen klassischen Change-Management-Vorgehen (Stakeholder-Analyse, Roadmap-Planung, Training, Controlling).

Wirtschaftliche Aspekte dürfen nicht vernachlässigt werden: Transformation muss auch betriebswirtschaftlich gehortet sein. Investitionsentscheidungen für neue Technologien (z.B. IoT-Sensoren, Energiemonitoring) sollten anhand von Lebenszykluskosten (vgl. VDI 2067) und Amortisationsrechnungen beurteilt werden. Gleichzeitig bietet Betreiberverantwortung Chancen: Effizientes Kostenmanagement (Gebäudebudget, Energie-Contracts) und proaktive Instandhaltung können langfristig die Gesamtbetriebskosten senken. Change-Kommunikation sollte dabei den Nutzen für alle Beteiligten herausstellen (z.B. höhere Verfügbarkeit, bessere Arbeitsbedingungen).

Wie lässt sich Transformation konkret umsetzen? Ein Rahmenmodell könnte klassisch in Phasen gegliedert werden: Analyse (Ist-Zustand der Prozesse und Technik, z.B. mit Audits und CAFM-Daten), Konzeption (Ziele und Soll-Bild formulieren, Referenzmodelle heranziehen), Realisierung (Testläufe, Projektmanagement, Schulungen) und Kontrolle (Monitoring mittels KPIs, Lessons Learned). Change-Management-Methoden (z.B. nach Kotter oder ADKAR) begleiten den kulturellen Wandel. Beispielsweise kann ein FM-Verantwortlicher als „Change Champion“ benannt werden, der bereichsübergreifend Transformationstreiber koordiniert.

Auf operativer Ebene helfen konkrete Instrumente: Ein FM-Handbuch oder Betreiberhandbuch dokumentiert verbindlich Prozesse und Prüfvorgaben. Digitale Tools (CAFM, Arbeitsplatz-Apps, IoT-Plattformen) automatisieren Abläufe – etwa durch Self-Service-Reports oder Alarmmeldungen bei Grenzwertüberschreitungen. Wichtig ist dabei die Datenqualität: Nur vollständige und aktuelle Daten erlauben verlässliche Automatisierung. Die GEFMA empfiehlt, alle Betreiberpflichten systematisch zu erfassen – idealerweise in einem verknüpften Anlagenkataster.

Governance-Mechanismen sichern die Nachhaltigkeit: Regelmäßige Reviews, Audits durch interne oder externe Experten und die Integration von Risikokennzahlen in das Management-Reporting sind notwendig. Lückenlose Dokumentation aller Maßnahmen schützt zudem vor Haftungsfolgen: So lässt sich z.B. nachweisen, dass Gefährdungsbeurteilungen erstellt und Mitarbeiter geschult wurden. Entsprechende CAFM- oder EHS-Softwarelösungen können durch Protokollierung und Controlling die Exkulpation des Betreibers unterstützen.

• Gesundheitswesen (Krankenhäuser): Kliniken stellen hohe Anforderungen an Betreiberverantwortung und Transformation. Krankenhaus‐FM muss neben Routineaufgaben (Wartung von Medizintechnik, Reinraumüberwachung) auch Nachhaltigkeitsziele umsetzen. Ein „Green Hospital“-Ansatz verfolgt ganzheitlich ökologische, ökonomische und soziale Aspekte. So können bis zu 30 % der Betriebskosten eines Krankenhauses direkt durch FM-Leistungen (Energieversorgung, Abfallmanagement etc.) beeinflusst werden. Best-Practice-Beispiele zeigen, dass schrittweise Maßnahmen wie nachhaltige Beschaffung, optimierte Flächennutzung und sogar pharmazeutische Filteranlagen im Abwasser realisierbar sind. Langfristige Effizienzprogramme (etwa LED-Umrüstung oder Rauchgas-Entschwefelung in der Heizung) amortisieren sich über abnehmende Betriebskosten. Entscheidend ist dabei die enge Einbindung des Krankenhausmanagements sowie klar definierte Schnittstellen zwischen Klinikleitung und FM, damit medizinischer Betrieb nicht gefährdet wird.

• Öffentliche Infrastruktur (Schulen, Behörden, Verkehrsgebäude): Öffentliche Träger müssen als Betreiber strenge Standards erfüllen. Beispielsweise führen Hausmeister in Schulen tägliche Rundgänge durch, um Fluchtwege, Feuerlöscher und Elektroanlagen zu prüfen; dabei werden Gefährdungsbeurteilungen für neue Unterrichtsaktivitäten erstellt. In Verwaltungsgebäuden müssen Haustechnik‐Anlagen (Heizung, Lüftung, Klima, Aufzüge) nach Plan gewartet und Arbeitsplätze ergonomisch gestaltet werden. Änderungen am Gebäude (z.B. Nutzungsänderungen) müssen behördlich genehmigt und dokumentiert sein. Public-FM-Projekte setzen oft auf integrale Planung: Beispielsweise wird eine zentralisierte CAFM-Datenbank gemeinsam von Schul- und Immobilienämtern genutzt, um Prüfintervalle, Mängelmanagement und Notfallevakuierungen zu koordinieren. Durch solche digital unterstützten Prozesse lässt sich im öffentlichen Sektor die Transparenz erhöhen und die Einhaltung der strengen Compliance-Anforderungen (Brandschutz, ASR-Arbeitsstättenrichtlinien u. a.) sicherstellen.

• Gewerbliche Immobilien (Büro- und Industriegebäude): Hier steht Effizienz und Nutzerzufriedenheit im Vordergrund. Betreiberaufgaben reichen von der Pflege technischer Gebäudeausrüstung bis zum Energiemanagement. Beispielsweise ist der Gebäudebetreiber verantwortlich für einwandfreie Trinkwasserqualität und die regelmäßige Legionellenscreening. Er übernimmt das Sicherheitsmanagement (Brandschutz, Evakuierung, Winterdienst), sorgt für barrierefreie Verkehrsflächen und realisiert ein Gebäudemanagementsystem nach ISO‑Normen. Energieeffizienzmaßnahmen – etwa ein ISO-50001-Energiemanagementsystem bei hohem Verbrauch – sind ebenfalls Teil der Transformation. Wirtschaftlich betrachtet umfasst die Betreiberpflicht auch ein effektives Kostenmanagement (Budgetierung, Beschaffung) und die Pflege von Mieterbeziehungen. In der Praxis setzen viele gewerbliche FM-Organisationen heute auf Service-Level-Agreements und Key-Performance-Indicators, um die Transformation messbar zu machen: Durch regelmäßige Kennzahlen (z.B. Ausfallzeiten, Energiekennwerte) kann der Fortschritt der Modernisierungsmaßnahmen dokumentiert und kontinuierlich verbessert werden.