Pflicht zum Informationsmanagement
EIN ZENTRALISIERTES INFORMATIONSSYSTEM HILFT, INFORMATIONEN SCHNELL UND EINFACH ZUGÄNGLICH ZU MACHEN UND EIN HOHES MASS AN TRANSPARENZ UND NACHVOLLZIEHBARKEIT SICHERZUSTELLEN
Es geht dabei nicht nur um das Sammeln aller relevanten Informationen, sondern auch um eine strukturierte und sichere Aufbewahrung und Weitergabe. Eine klare Informationsstrategie trägt dazu bei, alle relevanten Prozesse und Maßnahmen zu erfassen und eine effektive Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens sicherzustellen.
Informationsmanagement zur Erfüllung der Compliance-Pflichten
- Pflicht zum Informationsmanagement
- Anforderung
- Rechtspflichten
- Monatliche Aktualisierung aller Rechtspflichten
Informationsmanagement
Nutzung von Informationen
Strategien und Implikationen im Datenmanagement.
Als Querschnittsaufgabe aller dargestellten Aufgaben besteht die Pflicht zum Informationsmanagement. Gesetzlich regelt 91 Abs. 2 AktG die Informationsbeschaffungspflicht, nach der der Vorstand geeignete Maßnahmen trifft, insbesondere ein Überwachungssystem einrichtet, um Handlungen, die den Fortbestand der Gesellschaft gefährden, früh zu erkennen. Um seine Berichtspflichten nach 90 AktG gegenüber dem Aufsichtsrat zu erfüllen, beschafft sich der Vorstand Informationen aus dem Unternehmen.
Die Informationsbeschaffungspflicht gilt als Verkehrssicherungspflicht in der ständigen Rechtsprechung. Die Organisationspflicht des Informationsmanagements erweitert die bloße Beschaffung der rechtserheblichen Information um die Pflicht zur Dokumentation, zur Weiterleitung an Verantwortliche und um die Pflicht zur Abfrage. Es muss auch sichergestellt werden, dass das gespeicherte Pflichtwissen genutzt wird.
Die Nutzung steht nicht im Belieben des Unternehmens. Das Risiko von Wissensaufspaltung und Unkenntnis besteht, wenn gespeichertes und weitergeleitetes Wissen von den Verantwortlichen nicht abgefragt wird. Den Vertretern eines Unternehmens wird die Kenntnis von Informationen unterstellt, wenn sie diese nicht gespeichert, weitergeleitet und abgefragt haben.
Eine Datenbank garantiert die Verfügbarkeit rechtserheblicher Informationen als digitales Mittel zur Informationsorganisation. Sie bildet das digitale Gedächtnis eines Unternehmens mit dem gesammelten Wissen aller Mitarbeiter. Das aufgespaltene Wissen wird in der Datenbank gebündelt, dokumentiert, weitergeleitet und abgefragt.
Die Pflicht zum Informationsmanagement findet sich auch in den untergesetzlichen Regelwerken. Die interne Kommunikation zwischen den verschiedenen Ebenen und Funktionsbereichen der Organisation wird in N ISO 14001, in OHSAS 18001, in 50001 und im Leitfaden Arbeitsschutzmanagementsysteme vorgeschrieben. Es sind Verfahren zum Informationsfluss zwischen Führungskräften und deren Mitarbeitern und umgekehrt sicherzustellen und zu fördern.
Speichern / Verfügbarkeit sichern
Im Wissensaufspaltungs-Urteil des BGH wurde die Organisationspflicht zum Speichern von rechts-erheblichen Informationen ausdrücklich festgelegt. Hierbei steht nicht das persönliche "präsente Wissen von Mitarbeitern" im Vordergrund, sondern das "Aktenwissen", welches der Rechtsverkehr von einem Unternehmen als dokumentiertes Aktenwissen erwartet. Das dokumentierte Wissen eines Unternehmens und seine Nutzung steht nicht "im Belieben" des Unternehmens.
Der BGH betont in seiner Wissensaufspaltungsentscheidung, dass die Verantwortung für das einmal erlangte Wissen die Verpflichtung mit sich bringt, seine Verfügbarkeit zu organisieren.
Wenn eine juristische Person diese Organisationspflicht zur Dokumentation nicht erfüllt, muss sie sich materiellrechtlich so behandeln lassen, als hätte sie von der Information Kenntnis.
DIN EN ISO 9001
Nach DIN EN ISO 9001 zur internen Kommunikation muss die oberste Leitung sicherstellen, dass geeignete Prozesse der Kommunikation in der Organisation existieren und die Kommunikation über die Wirksamkeit des Qualitätsmanagements erfolgt.
Wenn Geschäftsleiter Verfahren zur Kommunikation betreiben, liefern sie ein Indiz für die Erfüllung ihrer Organisationspflichten zum Informationsmanagement.
Die Pflicht zum Informationsmanagement ergibt sich schließlich aus Folgeerwägungen. Ohne ein Informationsmanagement, insbesondere ohne den Einsatz einer Datenbank als digitales Gedächtnis, tritt der Verfügbarkeitsfehler (availability bias) auf. Bei der Einschätzung eines Risikos versucht man, sich an Beispielfälle zu erinnern.
Die Einschätzung eines Risikos hängt davon ab, wie leicht oder schwer es ist, sich an Schadensbeispiele zu erinnern. Risiken werden oft unterschätzt, wenn das menschliche Gedächtnis nur wenige und schwer erinnerbare Beispiele liefert. Die Beurteilung der Häufigkeit von drohenden Schäden basiert somit auf dem Erinnerungsvermögen desjenigen, der die Risikoanalyse durchführt. Dies kann zu einer Unterschätzung oder Überschätzung eines Risikos führen. Eine Datenbank als digitales Gedächtnis ermöglicht dagegen gezielte Recherchen, die vom Umfang des gespeicherten Wissens der Datenbank abhängen. Dies geht weit über das hinaus, was das menschliche Erinnerungsvermögen leisten kann. Vor allem ermöglicht eine Datenbank eine einfachere und flüssigere Abfrage als das menschliche Gedächtnis.
Die Ergebnisse von Risikoanalysen sind durch den Einsatz einer Datenbank nicht mehr von präsentem und begrenztem Wissen aus dem menschlichen Gedächtnis abhängig. Die Verfügbarkeit rechtserheblicher Informationen steigt erheblich, die Vorgaben des BGH nach der Wissensaufspaltungsentscheidung werden erfüllt, und der Verfügbarkeitsfehler wird als Fehlerquelle bei der Risikoanalyse eliminiert.