Immobilien und Unternehmen rechtskonform betreiben » Strategie » Compliance » Anweisende Dokumentation

Anordnung der Unternehmensorganisation

UNTERNEHMEN SIND VERPFLICHTET, IHRE ANWEISENDE DOKUMENTATION DEN ANFORDERUNGEN DER BETREIBERVERANTWORTUNG ANZUPASSEN.

Sie müssen konkrete Schritte unternehmen, um die Compliance in diesem Bereich zu gewährleisten. Die Dokumentation muss klar und präzise sein, um Fehler und Unfälle zu verhindern. Es ist notwendig, die Dokumentation regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um den sich ständig ändernden Anforderungen zu entsprechen.

Anordnung der Unternehmensorganisation als anweisende Dokumentation

Vorgaben
Rechtsprechung
Pflicht
Anordnung

Anordnung nach den Vorgaben des Gesetzgebers

Effiziente Büroarbeit

Zielgerichtete Aufgabenbearbeitung für optimale Geschäftsabläufe.

Vorstände haben als Organe die Verpflichtung, eine Unternehmensorganisation anzuordnen. Diese Anordnung ist essenziell. Unternehmen, als juristische Personen, besitzen zwar Rechte und Pflichten, können diese jedoch nicht selbst wahrnehmen und erfüllen. Sie sind weder handlungsfähig noch schuldfähig und daher auf ihre Mitarbeiter angewiesen. Daher muss legales Verhalten im Unternehmen organisiert werden. Ein Unternehmen organisiert sich nicht automatisch, anders als beispielsweise ein Bienenvolk durch genetische Vorgaben.

Freiwillige gibt es in diesem Kontext nicht. Aufgrund des Fehlens einer systematischen gesetzlichen Regelung zur Unternehmensorganisation basieren Organisationspflichten erstens auf gesetzlichen Einzelregelungen, zweitens auf höchstrichterlicher Rechtsprechung und drittens auf untergesetzlichen Regelwerken zur Selbstregulierung. Das Einhalten oder Verstoßen gegen untergesetzliche Organisationsregeln dient als Indikator dafür, ob Geschäftsleiter die im Verkehr erforderliche Sorgfalt bei ihrer Pflicht, ihr Unternehmen zu organisieren, beachtet haben oder nicht.

Die Organisationspflichten werden nachfolgend in der Reihenfolge dargestellt, in der sie im Unternehmen umgesetzt werden müssen, um Verstöße gegen rechtliche Pflichten und daraus resultierende Schäden an geschützten Rechtsgütern zu verhindern.

Der Gesetzgeber verlangt in vielen Rechtsvorschriften die Einführung eines Managementsystems, insbesondere bei Unternehmen mit hohen Risiken. Gesetzlich werden Managementsysteme beispielsweise im Bereich des Umweltrechts vorgeschrieben.

Die Anordnung einer Unternehmensorganisation

Neben den Vorgaben der Gesetzgeber haben Reichsgericht und Bundesgerichtshof in ständiger Rechtsprechung festgestellt, dass eine Unternehmensorganisation:

erstens angeordnet,
zweitens angewendet,
drittens nachgewiesen und
viertens ständig verbessert werden muss.

Alle vier Voraussetzungen sind zwingend. Es genügt nicht, Organisationsregeln lediglich anzuordnen, ohne sie in der Unternehmenspraxis umzusetzen. Wer die Umsetzung der festgelegten Organisationsregeln zum Zeitpunkt des Schadensereignisses nicht belegen kann, hat gegen seine Organisationspflicht verstoßen. Organisationsregeln müssen nicht nur festgelegt, sondern auch konsequent umgesetzt werden.

In einem Urteil vom 10.12.2013 verurteilte das Landgericht München I den ehemaligen Finanzvorstand der Siemens AG zu einem Schadensersatz von 15 Mio. Euro, da er es versäumt hatte, ein effizientes Compliance-System einzurichten und dessen Wirksamkeit zu überprüfen. Dieses Urteil steht in einer Reihe von Entscheidungen, die seit 1911 getroffen wurden und in denen Geschäftsleiter keine Aufsichtsorganisation eingerichtet, umgesetzt, belegt und kontinuierlich verbessert haben. Die Pflicht zur Einrichtung einer Aufsichtsorganisation wurde durch die Rechtsprechung zu den §§ 831, 823 BGB entwickelt.

Von ihrer Natur her handelt es sich um Verkehrssicherungspflichten, die jeder erfüllen muss, der eine Gefahrenquelle schafft, kontrolliert und von ihr profitiert. Im Nachgang legen Gerichte für einen Schadensverlauf fest, welche Maßnahmen der Verantwortliche vor dem Schadenseintritt hätte ergreifen müssen, um das Organisationsrisiko zu minimieren.

Die Pflicht zur Unternehmensorganisation

Inhaltlich konkretisierte Pflichten zur Unterhaltung einer Unternehmensorganisation ergeben sich aus untergesetzlichen Regelwerken sowie freiwilligen Selbstregulierungsverpflichtungen. Obwohl diese Normen als freiwillige Selbstregulierungen außerhalb eines Gesetzgebungsverfahrens entstehen, gelten sie als untergesetzliche und daher nicht unmittelbar verbindliche Regelwerke. Sie definieren jedoch Maßstäbe für die im Verkehr erforderliche Sorgfalt gemäß § 276 BGB. Die Geschäftsleitung hat die Pflicht, ein Unternehmen zu leiten und bei der Organisation die im Verkehr erforderliche Sorgfalt zu wahren.

Diese Sorgfaltsmaßstäbe sind in vertraglichen Beziehungen relevant, insbesondere für Geschäftsleiter hinsichtlich ihrer Pflicht zur Betriebsorganisation. Da der Gesetzgeber bei der inhaltlichen Ausgestaltung der Organisationspflichten zurückhaltend ist und die Rechtsprechung Organisationspflichten im Nachhinein in Einzelfällen zur Begründung von Schadensersatzansprüchen formuliert, haben untergesetzliche Regelwerke eine bedeutende Rolle als vorbildliche Organisationsregeln. Die Frage ihrer rechtlichen Verbindlichkeit bleibt jedoch.

Ein Verstoß gegen eine untergesetzliche Verkehrsnorm dient lediglich als Hinweis auf das Vorliegen einer Sorgfaltspflichtverletzung.

Wenn man ihnen, wie es die herrschende Meinung tut, nur eine Indizwirkung zuschreibt, können Richter von den Verkehrsnormen abweichen. Sie müssen jedoch diese Abweichung erläutern und im Rahmen der Sorgfaltspflichtbestimmung ihren eigenen Erkenntnisstand über das Erfahrungswissen offenlegen.

In der Regel ist die Auffassung von der Indizwirkung untergesetzlicher Regelwerke für die Konkretisierung von Organisationspflichten anwendbar. Dies gilt insbesondere für die Anwendung relevanter DIN-Normen und weiterer technischer Richtlinien im Facility Management.

Anordnung einer Organisation

Folgeerwägungen begründen die Pflicht zur Anordnung einer Organisation im Unternehmen. Ohne Anordnung müssen die Organe eines Unternehmens mit dem typischen Entscheidungsfehler des "Omission-bias" (Unterlassungseffekt) rechnen. Im Zweifel bleiben die Verantwortlichen im Unternehmen untätig. Das Unterlassen der Anordnung einer Organisation gilt als der häufigste Fehler des Organisationsverschuldens.

Für den Leiter FM ist es einfacher, ein Risikomanagement und Compliance im Facility Management zu unterlassen. Vermehrte Sach-, Vermögens- und Personenschäden sind vor dem Hintergrund der Betriebsgröße, der Altersstruktur einiger Immobilien und des komplexen Geschäftsfeldes Facility Management die Folge.