Neues Standortbetriebskonzept: Grundlagen und Struktur

Ein Betriebskonzept definiert zunächst, welche Facility-Management-Leistungen am Standort erbracht werden.

• Technische FM-Leistungen (Hard FM): Betrieb und Instandhaltung der gebäudetechnischen Anlagen (Heizung, Lüftung/Klima, Sanitär, Elektro, Aufzüge, Brandschutzsysteme, IT-/Kommunikationsinfrastruktur u.v.m.). Dies schließt regelmäßige Wartung, prüfpflichtige Anlagen, Energieversorgung und Überwachung der technischen Infrastruktur ein.

• Infrastrukturelle FM-Leistungen (Soft FM): Dienste für den Gebäudebetrieb und die Nutzer, z.B. Reinigungsdienste, Sicherheitspersonal, Empfang, Post- und Kurierdienste, Catering/Kantinen, Grün- und Winterdienst, Abfallmanagement, Mobilitätsdienste (Fuhrpark, Ladeinfrastruktur) etc. Diese Dienste können intern oder von externen Dienstleistern organisiert werden.

• Kaufmännische FM-Leistungen: Administrative Tätigkeiten wie Flächen- und Mietmanagement, Finanzcontrolling und Budgetierung, Einkauf und Vergabe von FM-Verträgen, Vertragsmanagement (Gebäudeverpachtung, Versicherung), Reporting und Controlling sowie Personal- und Risikomanagement.

Je nach Gebäudetyp variiert die Gewichtung dieser Leistungen erheblich. Dabei wird klar, dass z.B. in Krankenhäusern und Forschungseinrichtungen spezialisiertes technisches Equipment (Medizintechnik, Reinraumtechnik) und strenge Hygienemaßnahmen nötig sind, während Industrieanlagen höhere Anforderungen an Umwelt-Compliance und Explosionsschutz stellen.

Leistungsprofile nach Gebäudetyp (Beispiele).

Diese Tabellenstruktur zeigt exemplarisch, wie die Leistungsdifferenzierung im Betriebskonzept aussehen kann. In der Praxis werden Leistungsverzeichnisse und SLAs (Service Level Agreements) für jede Kategorie definiert. Dabei können weitergehende Unterscheidungen vorgenommen werden (z.B. Basis- vs. Premium-Service-Level, Kern- vs. Zusatzservices).

Ein Standortbetriebskonzept muss systematisches Risikomanagement und Notfallplanung enthalten. Dazu gehört zunächst eine standortbezogene Risikoanalyse (Risikoinventur): Identifikation aller Gefahren (technischer Ausfall, Brand, Explo­sion, IT-Ausfall, Pandemiefall etc.) sowie Abschätzung von Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß. Auf dieser Basis werden präventive Maßnahmen (z.B. vorbeugende Wartung, Redundanzplanung) sowie Notfall- und Evakuierungskonzepte erstellt.

Bewährte Rahmenwerke sind u.a. der BSI-Standard 100-4 (Notfallmanagement) oder die ISO 22301 (Business Continuity Management), die Vorgehen für Ausfallsszenarien vorschlagen. Auch die ISO 31000 (Risikomanagement) liefert grundsätzliche Methoden zur Etablierung eines Risikomanagementsystems.

• Notfallorganisation: Klare Rollen und Verantwortlichkeiten (z.B. Notfallteam, Krisenstab).

• Notfallpläne: Dokumentierte Verfahren für spezifische Szenarien (Feuer, Störfall, IT-Blackout), inkl. Alarmierung, Evakuierung, Notstrom und Kommunikation.

• Regelmäßige Übungen: Fire drills, Krisensimulationen, um Abläufe zu testen.

• Redundanzen und Backups: N+1-Stromversorgung, failoverfähige IT-Systeme, mehrfach georedundante Server (besonders bei KRITIS).

Daneben umfasst Sicherheit im FM auch physische Sicherheit (Gebäudeschutz, Zutrittskontrollen, Videoüberwachung, Werkschutzdienst) und informationstechnische Sicherheit (Schutz von Gebäudeautomations- und Verwaltungssystemen, Cybersecurity nach ISO 27001). Für KRITIS-Standorte sind besonders strenge Vorgaben zu beachten, da hier Angriffe oder Ausfälle gravierende Folgen hätten. So schreibt die BSI-KritisV etwa Meldepflichten für Cybervorfälle vor. Bei EVUs, Kliniken und ähnlichen KRITIS-Anlagen ist damit zu rechnen, dass Betriebskonzepte auch Aspekte wie Zertifizierung nach DIN ISO 22301 (BCM) und ISO/IEC 27001 (IT-Security) berücksichtigen müssen.

Sicherheit und Notfallvorsorge sollten im Konzept laufend überwacht und bewertet werden. Dazu gehören Kennzahlen (z.B. MTBF/MTTR technischer Anlagen, Sicherheitsvorfälle pro Jahr), Audits und regelmäßige Updates der Pläne. Dokumentation und Schulung des Personals (Brandschutzunterweisung, Alarmübungen) sind ebenfalls elementar.

Moderne Standortbetriebskonzepte integrieren verstärkt Nachhaltigkeits- und ESG-Kriterien (Environmental, Social, Governance) in den Betrieb. Die EU-Taxonomie für nachhaltiges Wirtschaften hat dem Thema einen starken Schub gegeben: Nur ressourceneffiziente, klimafreundliche Gebäude sollen langfristig als „nachhaltige“ Investments gelten. Facility Manager steuern im täglichen Betrieb daher Energie- und Emissionskennzahlen (z.B. nach ISO 50001 Energie­management), Abfall- und Recyclingquoten, Wasserverbrauch sowie soziale Aspekte (Gesundheit, Nutzerzufriedenheit) und Governance-Vorgaben (Compliance, ethische Beschaffung).

Laut GEFMA bringt FM dabei zentrale Beiträge: Da der Gebäudesektor ca. ein Drittel des Energieverbrauchs und der CO₂-Emissionen verursacht, liegt es nahe, über energieeffizientes Betriebsmanagement und Gebäudesanierungen Klima­schutz zu betreiben. Außerdem bestehen in Europa konkrete Ziele wie Klimaneutralität bis 2050. Betriebskonzepte müssen diese oft im Rahmen von CSR- oder ESG-Reports adressieren. Praktisch bedeutet dies beispielsweise: Einführung von E-Mobilität (Ladestationen), Förderung von Kreislaufwirtschaft (Recycling-, Abfallvermeidung), gesundheitsgerechte Raumluft (z.B. Messung von CO₂ bzw. Feinstaub) und sozialverträgliche Arbeitsplatzgestaltung (Barrierefreiheit, Ergonomie).

Facility Management richtet zudem den Blick auf Lebenszyklusbetrachtungen: Instandhaltungszyklen, CO₂-Bilanzen und Instandhaltungsaufwand über die Lebensdauer einer Anlage werden erfasst (vgl. Abschnitt „Life Cycle Management“). Ein integraler Ansatz (“SustainFM” nach GEFMA) verknüpft Betrieb mit Nutzerwohlbefinden und Kostenoptimierung. Insgesamt wird ESG im FM zum festen Bestandteil des Konzepts: Alle FM-Aktivitäten (von der Wartung bis zur Lieferantenauswahl) sind darauf auszurichten, Nachhaltigkeitsziele des Unternehmens zu unterstützen.

Ein Standortbetriebskonzept gliedert sich typischerweise in mehrere Ebenen: strategische Vorgaben, Organisation/Governance, Leistungsarchitektur und operative Prozesse.

Governance und Organisation: Es sollte festgelegt werden, wer für das Standortmanagement verantwortlich ist. Oft gibt es einen FM-Direktor oder Standortleiter, der dem Eigentümer/Investoren Bericht erstattet. Darunter können Abteilungen oder Teams für Technik, Infrastruktur und kaufmännisches Management eingerichtet sein. Meist wird eine Mischorganisation gewählt: Kernaufgaben (z.B. technisches Gebäudemanagement) können intern abgewickelt werden, während Standardservices (Reinigung, Security, Catering) outgesourct sind. Wichtige Grundlage ist eine klar definierte Governance-Struktur: Rollenbeschreibungen, Eskalationspfade, Kontrollmechanismen. Ein gebräuchliches Instrument ist die RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), welche Zuständigkeiten für zentrale Aufgaben abbildet.

Beispielhafte Governance- und RACI-Matrix im Standortbetriebskonzept.

Hier steht „A“ für Accountable (verantwortlich), „R“ für Responsible (durchführend), „C“ für Consulted (zu hören), „I“ für Informed (zu informieren). Eine solche Matrix stellt Transparenz her, wer Entscheidungen trifft und wer welche Aufgaben umsetzt.

Die Organisationsstruktur kann je nach Unternehmensgröße und Strategie stark variieren. Üblich sind z.B. Abstufungen in Lenkungskreis (Owner/Investor), Linienmanagement (FM-Leitung, technische Leitung, Gebäudemanager), Spezialteams (HSE/Arbeitssicherheit, Umweltmanagement) und operative Einheiten (Wartung, Reinigung, Empfang). Outsourcing-Kontrakte sollten die Schnittstellen exakt regeln.

• Leistungsmodell: Hier wird festgelegt, nach welchem Modell die Services erbracht werden. Mögliche Modelle sind beispielsweise vollständiges Outsourcing an einen Systemdienstleister, Mischmodelle mit strategischem Betriebspartner („FM-Systemdienstleister“) oder Inhouse-Betrieb mit externer Vergabe einzelner Leistungen. In jedem Fall gehört eine genaue Leistungsbeschreibung (Lastenheft) ins Konzept, um später die Erbringung und Kosten kalkulierbar zu machen. Oft werden Kennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) für jede Servicekategorie definiert (z.B. Verfügbarkeit technischer Anlagen, Reinigungsgrade, Reaktionszeiten für Störungsmeldungen).

• Digitalisierung: Moderne Betriebskonzepte setzen auf digitale Werkzeuge für Steuerung und Transparenz. Building Information Modeling (BIM) wird zunehmend im Betrieb eingesetzt: Der digitale Gebäudemodell-Zwilling (3D-Model und verknüpfte Asset-Daten) dient als Grundlage für CAFM-Systeme und Wartung. Beispielsweise werden Informationen aus BIM (Raumdaten, technische Anlagen) in ein CAFM (Computer-Aided Facility Management) importiert. Ein gepflegtes CAFM-System ist heute Kernelement: Es speichert alle Anlagen- und Wartungsdaten, Belegungspläne und Dokumentationen. Die GEFMA betont, dass „Datenqualität, Datenstruktur und effizientes Datenmanagement“ Schlüsselfaktoren für den FM-Erfolg sind. IoT-Technologien (Sensorik, Smart Meter, Building Automation) liefern live Daten (Energieverbrauch, Temperatur, Luftqualität, Belegungsdichte) und ermöglichen vorausschauende Wartung (Predictive Maintenance) sowie eine automatisierte Steuerung von Komfort und Energieeffizienz. Das Standortkonzept muss daher auch die IT- und Datenarchitektur definieren (Netzwerk, Schnittstellen, Datensicherheit).

• Life Cycle Management: Schließlich umfasst das Konzept eine Lebenszyklusperspektive der Immobilie. Dies bedeutet, dass bereits in der Planungsphase Aspekte des späteren Betriebs (Betriebskosten, Energieeffizienz, Flexibilität) berücksichtigt werden. Ein professionelles Life Cycle Management ermöglicht es, die Wertschöpfung aller Phasen – Planung, Bau, Betrieb, Nutzung und eventuelle Transformation – integrativ zu optimieren. Gebäude sind kein statisches Produkt, sondern „dynamische Gebilde“, die in einem vernetzten Modell aus Planung, Technik, Betrieb und Nutzung ganzheitlich gedacht werden müssen. Für das Standortbetriebskonzept heißt das konkret: man legt Kosten- und Emissionsbudgets für die Nutzungsphase fest, plant Erneuerungen (modernisierungsbedingte Investitionen) und berücksichtigt Abbruch- oder Nachnutzungsoptionen. Ein ganzheitlicher Lebenszyklusansatz führt dazu, dass Betreiber, Eigentümer und Nutzerinteressen gemeinsam optimiert werden – was letztlich die Nachhaltigkeit des Immobilienbestands erhöht.

• ISO 41001 (Facility-Management-Systeme): Dieser internationale Standard spezifiziert Anforderungen an ein FM-Managementsystem. Ziel ist die Planung und kontrollierte Durchführung von FM-Leistungen zur Effizienz- und Leistungssteigerung. Facility Management leistet nämlich einen wichtigen Beitrag zur Ressourcenschonung und Produktivitätssteigerung eines Unternehmens. Mit ISO 41001 sollen FM-Leistungen konsistent und transparent erbracht werden.

• ISO 55001 (Asset Management): Verwandt mit ISO 41001 fokussiert ISO 55001 das Management materieller Vermögenswerte (Anlagen, Gebäude). Sie definiert Prinzipien für Lebenszyklusmanagement, Risikosteuerung und Wertsteigerung der Assets.

• IFMA und EN-Normen: Der IFMA (International Facility Management Association) hat umfangreiche Frameworks und eine Facility Management-Body-of-Knowledge entwickelt; national im DACH-Raum gilt z.B. die Richtlinie VDI 7700 zur Leistungsermittlung im FM. Europäische Normen der Reihe EN 15221 definieren Grundlagen und Begriffe des FM. So gibt EN 15221-1 wichtige Definitionen und Anwendungsbereiche vor und wird auf alle Umgebungen (Industrie, Büro, Gesundheitswesen etc.) angewandt. Weitere Teile der EN 15221 regeln das Service-Controlling, Benchmarking und Wartungsverträge im FM.

• Branchenspezifische Standards: Für einzelne Sektoren existieren ergänzende Vorgaben: Etwa für Rechenzentren (z.B. TIA-942, ISO/IEC 30134) oder für das Gesundheitswesen (Planungsleitfäden von DGUV/RKI).

• Umwelt- und Sozialstandards: In der DACH-Region greifen deutsche Normen wie DIN EN 14001 (Umweltmanagement) und ISO 45001 (Arbeitsschutzmanagement). Österreich hat z.B. die ÖNORM B 1801 (Energiemanagement) und die ÖNORM S 2072ff (Facility Management-Leistungen). Die EU-Taxonomie-Verordnung zur Nachhaltigkeit und kommende ESG-Richtlinien (Corporate Sustainability Reporting Directive) wirken sich ebenfalls auf FM-Konzepte aus. Die GEFMA bietet für ESG konkrete Leitfäden (SustainFM), um FM-Dienstleistungen messbar nachhaltig zu machen.

• Staatliche Regulatorien DACH: Hinzu kommen nationale Gesetze und Verordnungen. Deutschland hat z.B. das Gebäudeenergiegesetz (GEG) und Energiesparvorschriften (EnEV früher) für Neubauten und Bestandsgebäude. Österreichs OIB-Richtlinien legen Mindestanforderungen an Bauwerke fest. In der Schweiz sind kantonale Bau- und Umweltschutzgesetze zu beachten. Demnach sollte das Konzept nicht nur international gültige Standards implementieren, sondern auch alle länderspezifischen Vorschriften einhalten.

Die Berücksichtigung dieser Normen und Rahmenwerke gewährleistet, dass das Betriebskonzept sowohl den besten Praktiken der Branche als auch den rechtlichen Anforderungen gerecht wird. Eine Zertifizierung nach ISO 41001 oder ISO 55001 kann die Qualität des FM-Systems bestätigen und die Verankerung im Unternehmen fördern.

• Scoping/Initiierung: Ziele und Rahmenbedingungen werden definiert (z.B. Unternehmensstrategie, Budgetgrenzen, Zeitplan). Eine erste Bedarfs- und Stakeholder-Analyse erfasst Nutzeranforderungen. Oft wird ein «Lastenheft» erstellt.

• Ist-Analyse: Umfasst eine Bestandsaufnahme der Liegenschaft (Ausstattung, Technische Anlagen, Prozesse, bestehende Verträge), der Organisation und aktueller Kennzahlen. Auch Rechtsprüfung (Compliance-Check aller relevanten Gesetze/Verordnungen) gehört dazu. Ergebnis ist ein Status-Quo-Bericht mit identifizierten Lücken.

• Konzeption/Planung: Basierend auf den Analysen werden Soll-Prozesse und Strukturen entworfen. Dazu gehören z.B. Organigramme, Kostenpläne, Sicherheitskonzepte und Leistungsbeschreibungen. Hier wird entschieden, welche Aufgaben intern und welche extern erbracht werden. Digitale Lösungen (z.B. Auswahl eines CAFM-Systems, BIM-Strategie) werden definiert. Risiken werden bewertet und Maßnahmen in einem Risikoregister dokumentiert.

• Implementierung: Die neuen Strukturen und Prozesse werden eingeführt. Das kann den Abschluss von Dienstleisterverträgen (Ausschreibungen), Aufbau von IT-Tools (CAFM-Einführung, BIM-Integration), Schulung von Personal (Fachkräfte, Notfallübungen) und ggf. bauliche Umsetzungen (Sicherheitsanpassungen, Energiesparmaßnahmen) umfassen. Projektmanagement, Change Management und regelmäßiges Controlling (fortlaufender Soll-Ist-Abgleich) sind in dieser Phase zentral.

• Betrieb und Optimierung: Nach der Einführung startet die Phase „Go-Live“, in der das Konzept aktiv betrieben wird. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP/PDCA-Zyklus) sorgt für regelmäßige Updates: Auswertungen von Kennzahlen (z.B. Energiestandards, Ausfallraten), interne Audits und Feedback der Nutzer fließen in Anpassungen ein. Optimierungsschritte (z.B. Prozessautomatisierung, Nachjustierung von SLAs) werden zyklisch durchgeführt.

Diese strukturierte Vorgehensweise stellt sicher, dass das Standortbetriebskonzept nicht nur einmalig erstellt, sondern im Sinne eines Managementsystems dauerhaft wirksam ist. Ziel ist ein selbsttragender FM-Betrieb, der sich flexibel an neue Anforderungen anpassen kann.