Sicherheitsmaßnahmen implementieren

• Ein Betriebshandbuch stellt die Betriebsorganisation und die wichtigsten betrieblichen Abläufe bei Normalbetrieb, während technischer Störungen und in besonderen Notfällen dar.

• Ein Objekthandbuch präsentiert objektbezogene Daten und Dokumente.

• ein Betriebs- /Objekthandbuch auch für komplexe Gebäude, wie Hoch- und Krankenhäu-ser, Verkaufs- und Versammlungsstätten oder auch für Betriebe anzulegen

• das Betriebs- /Objekthandbuch wegen Umfang, Komplexität und laufendem Änderungs-bedarf als Online-Handbuch auszuführen und in einem Intranet bereit zu stellen

• abgestufte Zugangsberechtigungen zu vergeben

• die Gliederung des Handbuches als eine Ordnungsstruktur zu verwenden, in die separate Dokumente durch Links (Verknüpfungen) eingebunden werden

• die gesetzlich vorgeschriebenen und die zur Exkulpation des Betreibers im Schadensfalle notwendigen Dokumente einzubinden

• zusätzliche Informationen und Erläuterungen einzufügen, soweit dies im Einzelfall notwendig erscheint

• das Betriebs- /Objekthandbuch um ein Notfallhandbuch zu ergänzen.

Bei Bedarf binden Nutzer auch zusätzliche Dokumente und Informationen in das Handbuch ein, die nicht im Hinblick auf die Betreiberverantwortung relevant sind, sondern wegen der Funktionalität oder Wirtschaftlichkeit.

Der Übergang von einem Online-Betriebs-/Objekthandbuch zu einem Gebäude-InformationsSystem (GIS) ist fließend.

• Bestandsdokumentation und

• Betriebsdokumentation sinnvoll.

• sich auf das zu betreibende Objekt beziehen und unabhängig vom Betreiber sind,

• idealerweise bei der Übergabe eines neuen Objektes an den Eigentümer (Bauherrn) vorhanden sein sollten.

Demnach sind vor allem die an Baumaßnahmen Beteiligten verpflichtet, diese Dokumente vorzulegen, und der Gebäudeeigentümer muss diese einfordern.

• spezifisch Informationen über den Betreiber und seine Organisation enthalten oder

• erst im Zuge des Gebäudebetriebes laufend entstehen.

Hier steht demnach vor allem der Betreiber in der Pflicht.

Im Rahmen der Bestandsdokumentation sind die geforderten objektbezogenen Dokumente anweisender und nachweisender Art bereitzustellen. Diese geben beispielsweise darüber Auskunft, welche prüf- und überwachungsbedürftigen Einrichtungen und Anlagen im Gebäude vorhanden sind. Zudem sind Nachweise wie Prüf- und Abnahmebescheinigungen, Zertifikate, Protokolle und Atteste erforderlich. Prüfvorschriften der Hersteller enthalten Informationen darüber, wie Prüfungen im Einzelfall durchzuführen sind.

Bei Neu- oder Umbaumaßnahmen ist es ratsam, die Projektbeteiligten zu einer vollständigen Dokumentenlieferung zu verpflichten. Bestehende Regelungen wie in ATV VOB/C sind dafür oft nicht ausreichend, daher sollten besondere Regelungen von Beginn an in die Verträge integriert werden. Eine Bestandsdokumentation lässt sich zu diesem Zeitpunkt am kostengünstigsten erstellen.

Wenn keine Baumaßnahmen anstehen, können notwendige Bestandsdaten und -dokumente auch mit Hilfe von temporären Hilfskräften wirtschaftlich erhoben werden. Bei spezifischen technischen Anlagen wird dies jedoch komplexer. Eine Hilfskraft wird beispielsweise nicht in der Lage sein, eine Brandmeldeanlage fachgerecht zu dokumentieren.

Im Rahmen der Betriebsdokumentation sind alle organisations- und personenbezogenen Unterlagen erforderlich, die vom Betreiber und gegebenenfalls beauftragten Subunternehmern verlangt werden.

Die Betriebsdokumentation enthält zudem fortlaufende Aufzeichnungen darüber, wann welche Gefährdungsbeurteilungen und Prüfungen mit welchem Ergebnis durchgeführt wurden und ob erkannte Mängel fristgerecht behoben wurden.

Zur Erstellung dieser Dokumentation sind insbesondere die internen oder externen Dienstleister heranzuziehen, die für die Betriebsführung, Instandhaltung, Gefährdungsbeurteilungen und Prüfungen zuständig sind. Monats- oder Quartalsberichte mit entsprechenden Angaben sind ein fester Bestandteil des Berichtswesens, in dem auch über diese Punkte berichtet wird.

Wesentliche Teile eines Pflichtenmanagements lassen sich mit gängigen EDV-Hilfsmitteln effektiv unterstützen. Mit einer gut gestalteten Tabelle oder Datenbank können gesetzliche Prüftermine und Ergebnisse zuverlässig verwaltet werden.

Grundlagen für ein Pflichtenmanagement können durch eine fachkundig betreute Diplomarbeit erstellt werden. Für diejenigen, die eine umfassendere Lösung suchen, gibt es sogenannte „Responsibility-Management-Systeme“, die ausgefeilte (internetbasierte) Lösungen bieten.

• Qualitätsmanagementsysteme (QMS)

• Arbeitsschutzmanagementsysteme (AMS)

• Umweltschutzmanagementsystem (UMS)

• Integrierte Managementsysteme (IMS).

Arbeitsschutzmanagementsysteme finden in Deutschland hauptsächlich in größeren Industrieunternehmen mit hohem Gefährdungspotenzial Anwendung, wie zum Beispiel das SCC SicherheitsCertificat-Contractoren.

Integrierte Managementsysteme zielen darauf ab, die Anforderungen der verschiedenen Managementsysteme zu kombinieren. Die Entwicklungen in diesem Bereich befinden sich jedoch noch in den Anfangsphasen.

Ein Betriebsmanagementsystem (BMS) mit einem BMS-Handbuch scheint besonders für kleine und mittlere Unternehmen geeignet zu sein.

Sorgfältig ausgewählte und abgeschlossene Versicherungen decken im Schadensfall zivilrechtliche Forderungen gegen den Gebäudebetreiber ab und können ihm damit unter Umständen die Existenz sichern.

Bei Verträgen verpflichten sich die Parteien, jeweils alle Versicherungen abzuschließen, die im Rahmen ordnungsgemäßer Geschäftsführung als erforderlich gelten. Der AG und der AN unterstützen sich dabei gegenseitig, eine bestmögliche Versicherungsdeckung zu erreichen.

Der AN übergibt dem AG bei Vertragsunterzeichnung (Start-up) und darüber hinaus jedes Jahr unaufgefordert, z.B. innerhalb des ersten Quartals, eine Bestätigung seines Versicherers über den Abschluss seiner Versicherungen einschließlich der für diese Versicherung jeweils geltenden Bedingungen in den jeweils aktuellen Fassungen. Dies gilt auch für jede wesentliche nachträgliche Änderung des Versicherungsschutzes. Der AG hat das Recht, stichprobenartig den Fortbestand der Versicherungen zu überprüfen.

Ein AN tritt in einem FM-Vertrag seine nach Schadenseintritt konkret benannten Ansprüche aus der Haftpflichtversicherung für Personen-, Sach-, Vermögens- und Umweltschäden sicherungs- und erfüllungshalber an den AG ab. Eine Beschränkung der Haftung verbindet sich mit dieser Bestimmung nicht. Der AG nimmt grundsätzlich nicht statt des AN die Versicherung in Anspruch.

Die vereinbarten Deckungssummen gelten über die gesamte Laufzeit eines Vertrages mit einer Nachversicherung von beispielsweise 2 Jahren, einschließlich einer Verlängerung mit einer im europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen Versicherungsgesellschaft.

• Umweltschäden (Wasser, Luft, Boden)

• Personenschäden

• Vermögensschäden

• Schlüsselschäden,

dann ist das im Vertrag so zu vereinbaren.

Unter direktem Schaden versteht man einen Schaden, der sich als Folge des Schadensereignisses darstellt. Derartige Schäden muss der AN beispielsweise in folgendem Umfang versichern:

Unter indirekten Schäden versteht man solche Schäden, die sich erst mittelbar aus dem direkten Schaden ergeben, aber kausal auf den gleichen Schaden zurückzuführen sind. Derartige Schäden muss der AN beispielsweise in folgendem Umfang versichern:

Die Parteien kommen überein, dass die Versicherungen des AN auf der Grundlage der Allgemeinen Versicherungsbedingungen für Haftpflichtversicherungen (AHB) abgeschlossen werden. Zur Sicherung etwaiger Ersatzansprüche des AG aus einem Vertrag muss der AN den Abschluss einer Haftpflichtversicherung nachweisen.

Die Deckungssummen dieser Versicherung betragen pro Jahr zweifach maximiert mindestens Euro 5 Mio. für Personen und für Sachschäden, Euro 1 Mio pro Jahr zweifach maximiert für Vermögensschäden.

Der AN ist verpflichtet, diesen Haftpflichtversicherungsschutz während der Laufzeit des Vertrages aufrechtzuerhalten und dem AG auf Verlangen nachzuweisen. Der AN informiert den AG unverzüglich über jegliche Änderungen der Haftpflichtversicherungen, insbesondere über Änderungen des Risikoumfanges, schriftlich.

Der AN versichert sich zudem gegen den Verlust von Schlüsseln in angemessener Höhe und weist den Versicherungsschutz dem AG in gleicher Weise, wie die vorgenannten Versicherungen, nach.

Der AG hat das Recht, vom AN die Abtretung dessen Ansprüche aus vorgenannten Versicherungen zu verlangen, soweit nicht die Abtretung der Ansprüche im Vertrag des AN mit der Versicherung ausgeschlossen ist.

Im Fall des Ausschlusses der Abtretung hat der AG das Recht, vom AN im Zeitpunkt und im Fall des Schadenseintritts die Abtretung der gegen die Versicherung aufgrund des Schadens entstandenen Ansprüche zu verlangen, soweit nicht im Vertrag des AN mit der Versicherung ausgeschlossen. Der AN bleibt auch im Fall der Abtretung der Ansprüche zu deren Geltendmachung gegenüber der jeweiligen Versicherung ermächtigt. Der AG hat das Recht, die Ermächtigung nach vorstehendem Satz durch Erklärung gegenüber dem AN zu widerrufen.

Die Haftung des AN für Erfüllungs-, Gewährleistungs- und Schlechtleistungsansprüche ist unbegrenzt. Soweit nach Art und Verschuldensgrad vom Versicherungsschutz umfasst, ist die Haftung für Schäden im Fall einfacher Fahrlässigkeit in jedem Schadensfall auf die vor-erwähnte Mindestdeckungssumme begrenzt.

Wenn der AN oder seine Versicherung dem AG für Schäden Ersatz leistet, wegen derer dem AG Ersatzansprüche gegen einen Facility Management- Dienstleister oder einen sonstigen Dritten zustehen, hat der AG das Recht, solche Ersatzansprüche, soweit rechtlich zulässig, auf Verlangen des AN oder dessen Versicherung an diese abzutreten.

Sofern von dem AN im Rahmen eines Vertrages erbrachte Leistungen, z.B. Zuarbeiten für Nebenkostenabrechnungen, Gegenstand eines Aktiv- oder Passiv- Rechtstreites zwischen dem AG und Dritten, insbesondere Mietern, sind, unterstützt der AN den AG bei der Durchsetzung seiner Ansprüche.

Der AG informiert den AN und stellt ihm insbesondere die verfahrensrelevanten Schriftsätze zur Verfügung. In jedem Fall treffen die Parteien zu Beginn eines Rechtsstreites, bei einem Aktivrechtsstreit spätestens mit Klageerhebung und bei einem Passivrechtsstreit unverzüglich nach Klagezustellung, eine Individualvereinbarung, nach der Gerichtsurteilen in Bezug auf die Ordnungsgemäßheit ihrer vertraglich geschuldeten Leistungen bis zu einem Gegenstandswert von beispielsweise 5.000 EUR im Innenverhältnis Bindungswirkung hat. Eine Möglichkeit der Parteien zur Streitverkündung / Nebenintervention im Sinne der Zivilprozessordnung (ZPO) bleibt hiervon unberührt.

Dennoch nimmt kein Betreiber deswegen seine Pflichten auf die leichte Schulter, denn der Versicherungsschutz ist naturgemäß begrenzt. Außerdem folgt dem Versicherungsfall in aller Regel eine entsprechende Prämienerhöhung.

Eine ordnungsgemäße Wahrnehmung der Betreiberverantwortung erfordert, die Prioritäten bei der Verwendung verfügbarer Mittel so zu setzen, dass Maßnahmen zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften absoluten Vorrang vor anderen Mittelverwendungen haben.

Der Träger der Betreiberverantwortung stellt aus dem ihm zur Verfügung stehenden Budget zuerst Mittel für die vorgeschriebenen Prüfungen bereit, danach für die Behebung erkannter Mängel und sonstige sicherheitsrelevante Belange und zuletzt für anderweitige Maßnahmen. Wenn seine Mittel dafür nicht ausreichen, informiert er die ihm übergeordnete Stelle. Wenn keine Abhilfe erfolgt, greift er zur Stilllegung oder trägt ein erhöhtes Betreiberrisiko.

Wenn trotz aller Sorgfalt und Bemühungen des Betreibers und trotz vorrangiger Mittelbereitstellung für sicherheitsrelevante Belange eine Behebung vorhandener Sicherheitsmängel oder eine Nachrüstung von Anlagen auf den geforderten Stand der Technik nicht möglich ist, dann bleibt die Stilllegung von Anlagen oder Gebäudeteilen der allerletzte Ausweg und auch Verpflichtung, der Betreiberverantwortung gerecht zu werden.

Obwohl in der Praxis gegenüber einer Stilllegung oft erhebliche Bedenken bestehen (z. B. wegen möglicher Konflikte mit den Nutzern, Image-Schäden oder anderen Folgen), greift der verantwortungsbewusste Gebäudebetreiber besser zu diesem Mittel, als darauf zu vertrauen, dass nichts passieren wird.