Sicherheitsdokumentation im Gebäudemanagement umsetzen

Die Einführung eines rechtskonformen Dokumentationssystems im Gebäudemanagement lässt sich in folgende Schritte gliedern:

• Pflichtenanalyse und Organisationsstruktur: Klärung, welche internen Stellen für Betreiberpflichten verantwortlich sind. Festlegung eines Arbeitsschutzbeauftragten oder einer Fachkraft für Arbeitssicherheit sowie eines Dokumentationsverantwortlichen. Eine klare Rollenverteilung und Prozessbeschreibung (z.B. als Teil eines Arbeitsschutzmanagementsystems) sichert, dass Pflichtinhalte (Risikoanalysen, Wartungspläne etc.) tatsächlich erzeugt und gepflegt werden.

• Gefährdungsbeurteilung (GBU) als Ausgangspunkt: Für jede Tätigkeit und Anlage muss eine Gefährdungsbeurteilung nach ArbSchG § 5 und BetrSichV § 3 erstellt werden. Diese GBU ist die Kernvoraussetzung: Sie erfasst systematisch alle Gefahren (physisch, chemisch, biologisch, ergonomisch, psychisch) und bestimmt daraus Maßnahmen. Die GBU wird dokumentiert und muss regelmäßig, mindestens jährlich oder bei Änderungen, überprüft und aktualisiert werden. Ist bei der Prüfung keine Änderung nötig, ist dies ebenfalls in der Dokumentation festzuhalten.

• Erstellung anweisender Dokumente: Aufbauend auf den GBU-Ergebnissen werden anweisende Dokumente formuliert (siehe Tabelle 1). Dazu gehören insbesondere Betriebsanweisungen und Arbeitsplatzanweisungen für besonders gefährliche Tätigkeiten. Gemäß § 14 GefStoffV muss bei Gefahrstofftätigkeiten z.B. eine stoff- und arbeitsplatzbezogene Betriebsanweisung in einfacher Sprache vorliegen. Ebenso schreibt § 14 BiostoffV für Tätigkeiten mit Infektionsgefährdung eine Betriebsanweisung vor. Alle Unterweisungsinhalte werden aus diesen Anweisungen abgeleitet. Betriebsanweisungen und sonstige Arbeitsanweisungen müssen regelmäßig (mindestens jährlich oder bei veränderten Bedingungen) überprüft und neu ausgegeben werden. Gemäß ArbSchG § 12 sind Unterweisungen durchzuführen und zu dokumentieren.

• Prüfungen und Nachweise: Parallel werden für alle prüfpflichtigen Anlagen (Lüftungstechnik, Aufzüge, elektr. Anlagen, Feuerlöscher etc.) Prüfpläne aufgestellt und die Prüfungen gemäß BetrSichV bzw. branchenspezifischen DGUV-Vorschriften umgesetzt. Prüfprotokolle dokumentieren die Ergebnisse jeder Prüfung (Mängel, Fristen, durchführende Person) und werden aktenkundig aufbewahrt. Aus den GBU können notwendige Prüfintervalle abgeleitet werden. So wird sichergestellt, dass die Anlagensicherheit evidenzbasiert nachgewiesen ist. Jede erfolgreiche Prüfung oder Instandsetzung ist damit Bestandteil der Sicherheitsdokumentation (z.B. im Prüfungsbuch der Elektroanlagen nach DGUV V3).

• Dokumentenlenkung und Updates: Die Dokumente (GBU, Betriebsanweisungen, Prüfberichte, Unterweisungsnachweise) werden in einem zentralen System verwaltet. Änderungsdienst führt Versions- und Freigabeliste; jedes Dokument erhält ein Änderungsdatum und Verantwortlichen. Eine übersichtliche Dokumentenmatrix oder ein digitales Dashboard kann Fristen anzeigen (z.B. Fälligkeit der nächsten Prüfung, Wiederholungsunterweisung oder GBU-Überprüfung). Die Verantwortlichen legen fest, nach welchen Kriterien neue GBUs anzufertigen sind (Technologiewechsel, Unfälle, Beschwerden). Audit-Trails in der Software zeigen, wer welche Dokumente zuletzt bearbeitet hat.

• Schulung und Kontrollmechanismen: Abschließend ist sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter Zugang zu den relevanten Dokumenten haben und diese verstehen. Betriebsanweisungen werden bei Unterweisungen eingesetzt. Regelmäßige interne Audits prüfen die Vollständigkeit der Dokumentation und die Umsetzung der genannten Maßnahmen – idealerweise durch eine Schnittstelle zwischen Facility Management, Sicherheitsbeauftragten und externer Prüfgesellschaft.

Die konkrete Ausgestaltung der Sicherheitsdokumentation hängt wesentlich von der Branche und Art der Immobilie ab:

• Gesundheits- und Pflegeeinrichtungen: Hier sind chemische, biologische und physikalische Gefahren (Sterilgut, Desinfektionsmittel, Medikamente, Röntgen/Nuklear, Infektionskrankheiten) dominant. Gefährdungsbeurteilungen müssen daher Krankenhaus-spezifische Risiken (z.B. Träger-Infektionen, Gefahrstoffe in Laboren, ergonomische Transferhilfen) adressieren. Konsequenz: Betriebsanweisungen und Hygienepläne gemäß GefStoffV/BioStoffV sowie spezifische Unterweisungsprogramme (Hygienevorschriften, Röntgenschutz, Narkosegase). Aufzug- und Kransicherheit spielen ebenso eine Rolle (Materialtransport). Dokumente wie Reinigungspläne und Desinfektionsmittellisten werden bei den BGW als eigene Hilfsmittel empfohlen. Schulungsnachweise für neue Mitarbeiter (z. B. Hygieneschulungen) sind obligatorisch.

• Industrieanlagen und verfahrenstechnische Objekte: In der Prozess- und Fertigungsindustrie steht oft die Sicherheit komplexer Anlagen im Fokus. Neben den schon erwähnten Prüf- und Dokumentationspflichten nach BetrSichV müssen Betreiber hier ein Sicherheitskonzept nach Störfall-Verordnung (12. BImSchV) erstellen, ergänzt durch einen detaillierten Sicherheitsbericht. Die Gefährdungsbeurteilung für Großanlagen wird durch branchenspezifische Regeln (z.B. Explosionsschutz (BetrSichV/Ex-RL), AGS/TRGS für Gefahrstoffe) ergänzt. § 3 BetrSichV und die Technischen Regeln für Betriebssicherheit (TRBS) legen fest, dass von vornherein Schutzkonzepte (SIL-Level, Wartungskonzepte) zu definieren und deren Wirksamkeit anhand von Prüfprotokollen zu dokumentieren sind. Auch hier ist ein Managementsystem (AMS/IMS) ratsam, um Risikomanagementprozesse, Begehungen und Auditberichte zu integrieren.

• Büro- und Verwaltungsgebäude: Im Office-Umfeld sind typischerweise physisch-ergonomische und psychische Belastungen relevant. Die Gefährdungsbeurteilung fokussiert auf Bildschirmarbeitsplätze, Arbeitsmittel (Drucker, Möbel) und Notfallmanagement (Fluchtwege, Feuerlöschschulungen). Die ArbStättV und zugehörige ASR (z.B. Beleuchtung, Raumtemperatur) sowie Bildschirmarbeitsverordnung regeln die Mindestanforderungen. Betriebsanweisungen im engeren Sinne sind seltener (ausgenommen z.B. bei Reinigungschemikalien oder Sonderarbeitsplätze). Unterweisungsdokumente beziehen sich auf Ergonomie, Brandschutz und Ersthilfe. Ein besonderer Aspekt ist das psychosoziale Risikomanagement (Lärm, Stress, Nachtschichtplanung), das über Maßnahmenprotokolle dokumentiert und gemäß GDA-Leitlinie in die Unterweisung aufgenommen werden sollte.

Moderne Facility-Management-Systeme (CAFM/EAM) und Arbeitsschutz-Software bieten heute umfangreiche Unterstützung bei der Sicherheitsdokumentation. Solche Systeme ermöglichen die zentrale Verwaltung aller Dokumenttypen, automatische Fristenkontrolle und Reporting. So können in CAFM-Anwendungen Gefährdungsfaktoren, Arbeitsplätze und Anlagen digital abgebildet und mit Schutzmaßnahmen, Unterweisungsplänen und Prüfprotokollen verknüpft werden. Ein Audit-Trail sichert, wer wann welche Dokumente geändert oder Unterweisungen bestätigt hat (wichtig etwa nach § 6 ArbSchG für Nachweiszwecke). Compliance-Dashboards visualisieren den Erfüllungsgrad (z. B. Anteil geprüfter Anlagen, überfällige Aktualisierungen) und unterstützen das Management-Reporting. Die Nutzung von Vorlagenbibliotheken (z.B. nach VDMA 24186 für Arbeitskarten) vereinfacht die Erstellung branchenspezifischer Anweisungen. Parallel können Risiko-Management-Systeme (analog zu ISO 31000) ergänzt werden, um die Prozessschritte „Risk Identification – Assessment – Mitigation – Monitoring“ transparent zu steuern.

Ein effektives Arbeitsschutzmanagementsystem (AMS) als Teil eines integrierten Managementsystems (IMS) ist empfehlenswert, um alle Prozesse systematisch zu pflegen. Ein AMS dokumentiert fortlaufend, dass Risiken ermittelt, Maßnahmen umgesetzt und ihre Wirksamkeit überprüft werden. In der FM-Praxis kann ein hybrider Ansatz aus CA FM-Software (Technikverwaltung), EHS-Software (Gesundheitsschutz) und klassischen QMS-Tools (Dokumentenlenkung) gewählt werden. Auch mobile Apps für Checklisten (z.B. für Rundgänge oder Unterweisungen) erleichtern die Datenerfassung vor Ort. Wichtig ist dabei, dass digitale Hilfsmittel die Rechtssicherheit erhöhen, ohne zusätzliche Komplexität zu schaffen.

Ein systematisches Dokumentationssystem ist unverzichtbar für rechtskonformes Gebäudemanagement. ArbSchG und Verordnungen definieren klare Mindestanforderungen, setzen jedoch gestalterische Spielräume frei. Entscheidend ist, aus den gesetzlichen Vorgaben (Gründlichkeit der Beurteilung, Verständlichkeit der Anweisungen, Nachvollziehbarkeit aller Prüfungen) eine unternehmensspezifische Dokumentationslogik abzuleiten. Die enge Verzahnung von Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisung und Prüfprotokoll sichert einen lückenlosen Compliance-Nachweis. Beispielsweise müssen in der Betriebsanweisung konkrete Schutzmaßnahmen aus der GBU aufgegriffen und bei Unterweisungen vermittelt werden. Für Sektoren mit hohen Zusatzanforderungen (z.B. Klinik, Chemie) empfiehlt es sich, branchenspezifische Regelwerke in die Standarddokumentation einzubetten.

Praktisch zeigt sich, dass die größte Herausforderung oft weniger die Formulierung der Dokumente selbst ist, sondern deren Lebenstauglichkeit: Sie müssen aktuell bleiben und im Tagesgeschäft wirklich angewendet werden. Hier helfen digitale Workflows, z. B. automatische Erinnerung an Überprüfungstermine oder mobile Zugänge zu Anweisungen in Echtzeit. Ein kurzes Beispiel: Bei einer Alarmanlage in einem Bürokomplex definiert die GBU die Prüfintervalle. Nach jeder Prüfung wird das Protokoll im System abgelegt, das Dashboard signalisiert „geprüft“ und setzt automatisch das nächste Fälligkeitsdatum. Die zugehörige Betriebsanweisung („Verhalten im Alarmfall“) wurde als PDF im Intranet hinterlegt und bei der letzten Sicherheitsunterweisung besprochen – der Nachweis wurde vom Vorgesetzten unterzeichnet.

Dabei bleibt wichtig: Die Dokumentation darf nicht Selbstzweck sein. Die Pflicht, alle Gefährdungen zu erfassen und alle Maßnahmen zu dokumentieren, muss handhabbar bleiben. Praxisnahe Hilfsmittel (Checklisten, standardisierte Formulare, exklusive Fachvokabular-Vermeidung) steigern die Akzeptanz. In der Literatur wird empfohlen, Dokumentationsaufwand an der Betriebsgröße zu orientieren – z.B. kann in Kleinbetrieben auf bewährte Formblätter der Träger zurückgegriffen werden. In jedem Fall ist eine kontinuierliche Evaluation geboten: Werden durchgeführte Schutzmaßnahmen wirksam umgesetzt? Hierfür können Kennzahlen (z.B. Unfälle pro Betriebsjahr, Anzahl Beanstandungen) als Feedback in eine Management-Review-Schleife einfließen.