Notwendigkeit von Bestandsmanagement

Beim Betrieb von Gebäuden und gebäudetechnischen Anlagen gelten die allgemeinen Pflichten, die typischerweise bei jeder Ausübung einer Geschäftstätigkeit anfallen, insbesondere in Verbindung mit der Beschäftigung von Arbeitnehmern. Diese allgemeinen Pflichten zielen vor allem auf den Arbeitsschutz ab und basieren auf dem Bürgerlichen Gesetzbuch, Siebtem Sozialgesetzbuch, Arbeitsschutzgesetz, Arbeitssicherheitsgesetz und Unfallverhütungsvorschriften.

Zusätzlich zur allgemeinen Betreiberverantwortung gibt es spezielle Gebäudebetreiberpflichten, da vom Betrieb eines Gebäudes oder der gebäudetechnischen Anlagen besondere Gefahren für die Sicherheit Dritter und der Umwelt entstehen können.

Beim Betrieb von Gebäuden und gebäudetechnischen Anlagen gelten zunächst allgemeine Pflichten, die typisch für jede Geschäftstätigkeit sind, vor allem in Verbindung mit der Beschäftigung von Arbeitnehmern. Diese Pflichten richten sich nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch, Siebtem Sozialgesetzbuch, Arbeitsschutzgesetz, Arbeitssicherheitsgesetz und Unfallverhütungsvorschriften.

Zusätzlich zu diesen allgemeinen Pflichten gibt es spezielle Gebäudebetreiberpflichten. Sie berücksichtigen die besonderen Gefahren, die vom Betrieb eines Gebäudes oder der gebäudetechnischen Anlagen für Dritte und die Umwelt ausgehen können.

Die Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebs, die Durchführung gesetzlich vorgeschriebener Prüfungen durch Sachverständige und Sachkundige, die Störungsbeseitigung und die Instandhaltung sind dabei zentrale Aspekte. Ebenso wichtig sind die Verkehrssicherungspflichten, wie Wege- und Trittsicherheit, Absturzsicherung, Baustellensicherung sowie Winterdienste.

Eine zentrale Rolle spielt die fristgerechte Durchführung gesetzlich vorgeschriebener Prüfungen. Hierzu zählen Erstprüfungen, wiederkehrende Prüfungen und gegebenenfalls besondere Prüfungen. Für technische Prüfungen und Brandverhütungsschauen gibt es Verordnungen der Bundesländer. Bei elektrischen Anlagen gelten die Unfallverhütungsvorschriften (DGUV V3) und die Betriebssicherheitsverordnung für überwachungsbedürftige Anlagen wie Aufzüge.

Das Management muss klare Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Kompetenzen festlegen. Bei Neubauten oder Umbauten sollten Projektbeteiligte zur Lieferung vollständiger Dokumentationen verpflichtet werden. Bestehende Regelungen in der VOB reichen oft nicht aus, weshalb spezielle Regelungen in Verträgen sinnvoll sind.

Die Gebäude-, Anlagen- und Betriebsdokumentation ist ein wichtiger Bestandteil im Risikomanagement. Sie wird im Rahmen eines Risiko-Betriebstagebuches ständig aktualisiert. Dienstleister, die für Betriebsführung und Instandhaltung verantwortlich sind, sollten regelmäßig Berichte vorlegen.

Zusätzlich kann es eine Betriebsordnung im FM geben, die ständig aktualisiert wird. Sie enthält die wichtigsten Vorschriften für betriebliche Sicherheit und Ordnung. Es können auch Betriebsbücher erstellt werden, die Maßnahmen für den Normalbetrieb, die Instandhaltung und für Betriebsstörungen festlegen.

Ein Facility Management-Anlagencontrolling plant, steuert und überwacht den Anlagenbetrieb unter Sicherheits- und Risikogesichtspunkten. Es sollte mit EDV-Hilfsmitteln unterstützt werden und die Kenntnis der installierten prüf- und überwachungsbedürftigen Anlagen und Einrichtungen beinhalten.

Beim Betrieb von Gebäuden und gebäudetechnischen Anlagen treten im Laufe der Zeit Zustandsverschlechterungen auf. Wenn diese eine Schadensgrenze erreichen, liegt ein Schaden vor.

Instandhaltungstätigkeiten gemäß DIN 31051-2012-09 umfassen Inspektion, Wartung, Instandsetzung und Verbesserung.

Im FM besteht die Aufgabe darin, die Unterhalts- und Betriebskosten, die Nicht-Verfügbarkeit und die technische Wertminderung aller Facility Management-Komponenten dauerhaft zu minimieren. Dafür stellt das FM umfangreiche Instandhaltungsaufgaben sicher. Das Instandhaltungsmanagement als Teil des FM beinhaltet alle Führungstätigkeiten, die die Ziele, die Strategie und die Verantwortlichkeiten der Instandhaltung festlegen und durch Mittel wie Instandhaltungsplanung, Steuerung, Überwachung und Verbesserung der Organisationsmethoden, einschließlich wirtschaftlicher Gesichtspunkte, umsetzen.

Die Ziele einer Facility Management-Instandhaltungsstrategie sind die Reduzierung von Schwachstellen, Steigerung der Verfügbarkeit, Qualitätssicherung, Prozesssicherheit und Verbesserung der Anlagenverfügbarkeit.

Der Instandhaltungsprozess kann maßnahmeorientiert geplant werden. Jede Instandhaltungsstrategie und Maßnahme hat betriebswirtschaftliche Auswirkungen. Das bedeutet, dass manche Ziele aus betriebswirtschaftlichen Gründen nicht verfolgt werden.

Während der Nutzungsphase zeigen technische Systeme im FM oft ein charakteristisches Ausfallverhalten. Das Instandhaltungsmanagement klärt die Ursachen für die Ausfälle und beseitigt diese mit dem Hersteller.

Zufällige Ausfälle können während der Hauptnutzungsphase nicht vollständig vermieden werden. Das Instandhaltungsmanagement hält durch Wartung und Inspektion diese Ausfälle in Grenzen und reagiert im Notfall.

Die kritische Phase im Lebenszyklus einer technischen Anlage beginnt mit einem Anstieg der verschleißbedingten Ausfälle im Vergleich zum Fünfjahresmittel.

Je nach Strategie und Zielvorgabe kommen Austausch der betroffenen Komponenten, Sanierung, Ersatzinvestition oder Verschrottung als Alternativen in Frage.

Eine Instandhaltungsstrategie im FM richtet sich nach den Schäden, die an den Komponenten und Betriebsmitteln auftreten.

Viele Teile fallen selten aus. Wenn sie es tun, liegt eine Schwachstelle im System vor. Diese Schwachstellen sind im Rahmen eines innovativen Instandhaltungs-Managements zu finden. Facility Incident Reporting Systeme eignen sich dafür. Zwei Drittel aller Schäden im FM treten an Komponenten auf, die an anderen Einbaustellen seltener ausfallen. Diese Abweichungen vom Standard werden durch Inspektionsparameter erkannt.

Die Durchführung der Instandhaltungstätigkeiten berücksichtigt, dass viele Schäden sich nicht wiederholen.

Eine zukunftsweisende Instandhaltungsstrategie im FM nutzt Taktiken wie Incident-Reportingsysteme, um das Risiko von Betriebsunterbrechungen bei optimalem Ressourceneinsatz zu minimieren. Diese Systeme finden bereits Anwendung in der Medizin und Luftfahrtechnik.

Ein optimales Instandhaltungsmanagement im FM besteht aus einem Mix von Instandhaltungsstrategien. Das Entstehen neuer Schwachstellen deckt man durch verbessertes Instandhaltungsmanagement und Facility Incident Reporting Systeme auf.

So gelingt der Wechsel von einer Schuld- zu einer Sicherheitskultur im FM und eine Risikominimierung durch ein ganzheitliches Instandhaltungs-Management.

Eine Gebäudesanierungsstrategie stellt ein zentrales Aufgabengebiet des Risikomanagements im FM eines Unternehmens dar, da erhebliche Risiken volkswirtschaftlicher Entwicklungen ständig bestehen.

Das Ziel im zukunftsweisenden Einsatz von Investitionskosten im FM ist eine effiziente und zielgerichtete Durchführung. Der einzige Weg, um Gefahren durch sprunghaft und unkontrollierbar steigende Betriebskosten zu begegnen, ist, so früh wie möglich die Abhängigkeit von einer einseitigen Versorgung zu verringern.

Ein zukunftsorientiertes und konsequentes Sanierungsmanagement nach optimalen, energetischen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten steigert und entwickelt die Attraktivität des Immobilien- und Anlagenbestandes weiter.

Die richtige Facility Management-gerechte Sanierungsentscheidung zielt darauf ab, energieeffiziente, wirtschaftliche und nachhaltige Modernisierungen mit einer wesentlich höheren Wirtschaftlichkeit als bei bisherigen Standardsanierungen umzusetzen. Dabei stehen die Reduzierung des Energieverbrauchs, die Steigerung des Qualitätsstandards, die Optimierung aller Komponenten, Schnittstellen und Projektabläufe sowie die Maximierung der Bezuschussung mit öffentlichen Fördermitteln im Vordergrund.

Es ist erstaunlich, dass derzeit in vielen Unternehmen keine einheitliche Vorgehensweise zur Integration von Sicherheitsmanagement im FM oder im Gesamtunternehmen vorliegt. Oftmals werden nur Teilbereiche wie im Arbeitsschutz oder in der Gebäude- und Sicherheitstechnik berücksichtigt.

Die wirtschaftlichen Folgen der Sicherheit beim Betrieb von Gebäuden und Anlagen sind oft nicht ausreichend analysiert und bewertet. Zudem nimmt das Management eines Unternehmens die strafrechtliche Verantwortung häufig nicht wahr.

Das Ziel aller Sicherheitsaktivitäten muss es sein, Schäden an Menschen, Immobilien, Prozessen und Anlagen und damit am Unternehmen, seinen Kollegen und Dritten, auf ein Minimum zu reduzieren.

Sicherheitsmaßnahmen dienen dem Eigeninteresse des Unternehmens. Behördliche Auflagen enthalten meistens nur Minimalforderungen, die sich aus den Gesetzen und Verordnungen ableiten. Das Eigeninteresse des Unternehmens erfordert eine ganzheitliche Betrachtung der Möglichkeiten an Sicherheitsmaßnahmen und deren Auswirkungen auf das gesamte FM. Sicherheit als Teil des Risikomanagement Prozesses sollte in ein einheitliches Managementsystem integriert werden, um eine optimale Risikostrategie zu gewährleisten.

Die einfachste Möglichkeit, die Aufbau- und Ablauforganisation sowie die technische Sicherheit im FM eines Unternehmens zu überprüfen, besteht in der Anwendung von Checklisten. Dabei geht es darum, die Aufbau- und Ablauforganisation der technischen Sicherheit in Bezug auf Planung, Bau, Betrieb und Instandhaltung systematisch zu untersuchen. Hierbei können Schwachstellen identifiziert werden, um die Gefahr des Vorwurfs eines Organisationsverschuldens zu reduzieren. Bei der Selbsteinschätzung müssen die einzelnen Fragen klar mit Ja oder Nein beantwortet und durch fachliche Bemerkungen ergänzt werden. Dokumentationsnachweise und Quellenangaben unterstützen die Selbsteinschätzung.

Eine Übersicht des Umfangs der betriebenen technischen Anlagen sollte beigefügt werden.

Sicherheitsmanagement versteht sich somit als übergeordnete Teilmanagementaufgabe im Rahmen des Risikomanagements und muss bei jeder unternehmerischen Entscheidung berücksichtigt werden.

Eine Vielzahl von EU-Richtlinien, Bundes- und Landesgesetzen, kommunalen Satzungen, Verwaltungsvorschriften und die allgemein anerkannten Regeln der Technik verlangen klar geregelte Abläufe, transparente Organisation und revisionssichere Dokumentationen im Facility Management.

Durch diese Anforderungen ist es möglich, Betreiberverantwortung teilweise zu delegieren und sich zu exkulpieren. Eine lückenlose Dokumentation hat hierbei besondere Bedeutung.

Die Bestands- und Betriebsdokumentation im FM erhält oft nicht die notwendige Aufmerksamkeit und stellt im Zusammenhang mit der Betreiberverantwortung ein latentes Risiko dar.

Im Bereich der Dokumentation sind alle Leistungen zur Erfassung, Speicherung und Fortschreibung aller Informationen und Daten über den Bestand und die rechtssichere Betriebsführung enthalten.

Viele Tätigkeiten im FM führen zu Änderungen des technischen Zustands von Bauteilen und Prozessen. Bei Umbauten oder Reparaturen, insbesondere wenn neue Bauteile eingesetzt werden, tritt dies regelmäßig auf. Das FM muss den neuen technischen Status dokumentieren.

Zudem sind bestimmte Leistungen aufgrund öffentlich-rechtlicher Vorschriften dokumentationspflichtig, wie zum Beispiel die Wartung von Aufzugsanlagen und Brandschutzklappen. Wenn der Auftragnehmer Betreiber der Anlage ist, hat er eine durch Verordnung bestimmte Dokumentationsverpflichtung. Wenn der Auftraggeber Betreiber bleibt, kann er den Auftragnehmer zur Dokumentation der Wartung verpflichten. Dabei muss der Nachweis der Dokumentation geregelt und die Erfassung von Abnahmezeugnissen durch den Auftraggeber organisiert werden. Die Gestaltung der Gebäude- und Anlagendokumentation hat daher hohe Priorität.

• Nachweis einer lückenlosen und widerspruchsfreien Aufgabenverteilung im Unternehmen

• Nachweis der zweifelsfreien Delegation und Übertragung von Aufgabe und Verantwortung an Kollegen oder Fremdfirma

• Bei der Auswahl kann die im Verkehr erforderliche Sorgfalt beachtet worden sein

• Nachweis der ausreichenden Qualifizierung und Eignung der ausführenden Kollegen oder der beauftragten Fremdfirma

• Nachweis der ausreichenden Einweisung und Überwachung der Durchführung

• Nachweis, dass ein Schaden bei Beachtung der erforderlichen Sorgfalt eingetreten wäre (Widerlegung der Ursächlichkeitsvermutung).

Eindeutige, vollständige und ausreichend detaillierte Prozessdarstellungen erleichtern den Kollegen das vorschriftsmäßige und nachvollziehbare Arbeiten. Sie ermöglichen zudem eine Bewertung des Risikos der jeweiligen Arbeitsschritte mit zugehörigen Schnittstellen, Verantwortlichen und Werkzeugen im Rahmen des Risiko-Management-Prozesses.

Die Bestandsdokumentation gibt Aufschluss darüber, welche prüf- und überwachungsbedürftigen Einrichtungen und Anlagen im Gebäude vorhanden sind. Zudem sind Nachweise wie Prüf- und Abnahmebescheinigungen, Zertifikate, Protokolle und Atteste vorhanden. Prüfvorschriften der Hersteller enthalten Informationen darüber, wie Prüfungen im Einzelfall durchzuführen sind.

Die Betriebsdokumentation enthält fortlaufende Aufzeichnungen darüber, wann welche Prüfungen durch wen durchzuführen sind, wann welche Prüfungen mit welchem Ergebnis durchgeführt wurden und ob erkannte Mängel fristgerecht behoben wurden. Zur notwendigen Dokumentation gehören auch Betriebs-, Bedienungs- und Wartungsanleitungen.

Bei der FM Dokumentation sind die Strukturierung der Information, die prägnante Formulierung von Texten, die Aufbereitung von visuellen Informationen und die Wahl des richtigen Mediums entscheidend. Dazu gehören Bestandsunterlagen, Gebrauchs- und Betriebsanleitungen, Service- und Reparaturhandbücher sowie Handbücher für Software, interaktive Hilfesysteme und Online-Hilfen.