Risiko aus der Verantwortung des Betreibers

Auf Grundlage vorteilhaft gestalteter Verträge, deren Risiken richtig eingeschätzt sind, wird ein Vertrag mit positivem Ergebnis im Facility Management abgewickelt.

Der Vertrag bildet den rechtlichen Rahmen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer im Facility Management. Es ist wichtig zu klären, welche Aufgaben konkret übernommen und delegiert sind. Der FM Vertrag bestimmt, welche Leistungen von den jeweiligen Vertragspartnern erbracht werden.

Daraus resultieren unterschiedliche Tätigkeiten und Verantwortungsbereiche, die vertraglich oft in einem Geschäftsbesorgungsvertrag festgelegt sind. Der Auftraggeber hat die Verantwortung, Leistungspflichten und -standards im Voraus zu bestimmen.

Neben den klassischen Facility Aufgaben der Pflege und Bewirtschaftung der Gebäude übernehmen Facility Manager auch strategische Aufgaben im Management der Immobilien, der Energieversorgung, dem technischen Gebäudemanagement und Serviceleistungen.

• Architektenverträge

• Betreiberverträge

• Beraterverträge

• Bauverträge

• Contracting-Verträge

• Energielieferverträge

• Gewerbemietverträge

• Planerverträge

• PPP - Public-Private-Partnership

• Projektsteuerungsverträge

• Telekommunikationsverträge

• Versicherungsverträge

• Wartungsverträge

• ff.

Das Vertragsmanagement steuert, gestaltet, schließt ab, schreibt fort und wickelt Verträge ab. Das bedeutet, dass alle bindenden Vereinbarungen in den Bereich des Vertragsmanagements gehören. Deshalb binden Unternehmen alle relevanten Kollegen im Facility Management so früh wie möglich in die Vertragsgestaltung und -verhandlung ein, um mit ihrem Expertenwissen deren Risiken zutreffend einschätzen zu können.

Aspekte und Risiken im Vertragsmanagement sind das Versäumen von Fristen und unauffindbare Verträge. Inhaltliche Risiken und fehlende Aktualität stellen eine latente Gefahr für jedes Unternehmen dar. Der beste Vertrag verfehlt seine Zielsetzung, wenn man seinen Inhalt vergisst und Termine und Konditionen nicht einhält. Das größte Vertragsrisiko ist die fehlende Aktualität. Nach Vertragsabschluss wird er oft vernachlässigt, schlecht umgesetzt oder die vereinbarte Leistungserbringung nur ungenügend überprüft.

Im Gegensatz zu Kaufverträgen für Material oder Büroeinrichtungen ändern sich bei Facility Management-Dienstleistungen oft die Vertragsobjekte. Ein Vertragsmanagement zur Risikominimierung ist daher unerlässlich. Für das Vertragsmanagement ist in der Regel der Einkauf verantwortlich. Bei Facility Management-Dienstleistungen sind die Schnittstellen oft unklar oder nicht gut definiert, und es gibt Aufgaben, die nur von mehreren Funktionsbereichen gemeinsam gelöst werden.

Je nach Facility Management-Organisation legen Unternehmen Verträge zentral oder bei den jeweiligen Vertragsinhabern ab. Beide Organisationsformen erfüllen die Anforderungen im FM nicht, da ein dezentraler Online-Zugriff auf Vertragsinhalte immer möglich sein sollte.

Eine systematische Überprüfung von Vertragsinhalten und deren zeitnahe Nachverfolgung ermöglicht ein erhebliches Effizienzpotenzial im FM. Kosteneinsparungen durch effiziente Vertragsausschöpfung, Nutzung von Rabattabstufungen und Garantieklauseln sind realisierbar. Das Controlling kann auch für ein effizientes Vertragsmanagement sorgen. Eine durchgängige elektronische Ablage reduziert Suchzeiten erheblich.

Das Vertragsmanagement sorgt für die benötigte Transparenz, und ein umfassendes proaktives Management von Vertragsinhalten bietet die erforderliche Rechtssicherheit. Der Erhalt und die Verbesserung der Sicherheit, die Integration neuer Objekte und Risiken in den Versicherungsschutz und die Reduzierung der Versicherungskosten sind von großer Bedeutung.

Daher sind diese Daten im Rahmen des Versicherungsmanagements von großer Bedeutung.

Bei einem gewerblichen Mietverhältnis entstehen automatisch Verantwortungsbereiche für die Betreiberverantwortung: Auf der gemieteten Fläche sowie bezüglich mietereigener Einrichtungen, wie zum Beispiel Elektrogeräte und mietereigene Einbauten, trägt der Mieter die Betreiberverantwortung selbst; er agiert als Betreiber seiner Mietfläche.

Der Gebäudeeigentümer und Vermieter kann die ihm obliegenden Betreiberpflichten an den Mieter übertragen. Dies ist besonders dann relevant, wenn komplette Gebäude vermietet werden und der Mieter eigenes Betriebspersonal beschäftigt.