Verbände im Facility Management einordnen

Zweck der Organisation: RealFM e.V. ist der Berufsverband für Corporate Real Estate und Facility Management in Deutschland. Er ging 2006 aus der IFMA Deutschland hervor und fokussiert auf die professionelle Inhouse-FM-Praxis großer Unternehmen. RealFM vereint führende Immobilien- und FM-Verantwortliche als persönliche Mitglieder – darunter Betriebs- und Werksleiter, Corporate-Real-Estate-Manager und FM-Leiter. Der Verband fördert den branchenübergreifenden Austausch von Wissen und Erfahrungen, da Immobilien- und Facility Management immer stärker verzahnt werden und für den Unternehmenserfolg – über das Kerngeschäft hinaus – entscheidend sind. Durch Arbeitskreise, regionale Networking-Treffen und Kooperationen (z. B. die FM3-Allianz mit Verbänden aus Österreich und der Schweiz) entwickelt RealFM innovative Lösungen und Best Practices für ein zukunftsfähiges FM. Ziel ist es, das FM im Unternehmen strategisch weiterzuentwickeln und als Werttreiber zu positionieren.

Rolle beim Thema Betreiberverantwortung: Sensibilisiert für eine ganzheitliche Betreiberverantwortung als Führungs- und Kulturaufgabe im FM, die über rein juristische Pflichterfüllung hinausgeht. RealFM betont, dass Betreiberpflichten letztlich dem Schutz und Wohl der Menschen dienen und nur durch eine gelebte Sicherheitskultur erfüllt werden können. In Fachbeiträgen und Vortragsreihen stellt der Verband heraus, dass Betreiberverantwortung mehr ist als ein „Pflichtenheft“ – nämlich eine Haltung, Risiken proaktiv zu managen und kontinuierlich Verbesserungen im Gebäudebetrieb umzusetzen. Dadurch verankert RealFM das Bewusstsein, dass rechtliche Compliance, Arbeitssicherheit und Betreiberpflichten integraler Bestandteil des professionellen Facility Managements sind.

Wissensplattform & Networking: Organisiert regelmäßig Veranstaltungen wie den RealFM Day, Online-Seminare und das FM-Kolloquium, wo FM-Verantwortliche aktuelle Themen (inklusive Betreiberpflichten) diskutieren und Best Practices teilen können. Über diese Formate fördert RealFM einen offenen Erfahrungsaustausch – Mitglieder lernen voneinander, z. B. wie Betreiberpflichten in unterschiedlichen Branchen umgesetzt werden, und entwickeln gemeinsam Lösungsansätze für Herausforderungen (etwa Haftungsrisiken oder Dokumentationspflichten).

Leitfäden & Tools: Entwickelt praxisorientierte Leitfäden, Standardverträge und Positionspapiere für das Facility Management. Diese Publikationen – oft in Zusammenarbeit mit Partnern wie GEFMA – geben FM-Abteilungen konkrete Hilfestellung, z. B. bei der rechtssicheren Vertragsgestaltung von FM-Dienstleistungen oder der Integration von Betreiberanforderungen in Planungs- und Bauprozesse. Ein Beispiel ist der RealFM-BIM-Leitfaden 2018, der Betreiberpflichten bereits in frühen Planungsphasen verankert und mit Checklisten für die Betriebsübergabe unterstützt. Solche Tools helfen, Betreiberverantwortung strukturiert zu organisieren.

Weiterbildung & Benchmarking: Fördert die Weiterqualifizierung von FM-Nachwuchs und Fachkräften durch Netzwerkveranstaltungen (Young@RealFM) und Mentoring. Zudem initiiert RealFM Benchmarking-Studien und Arbeitskreise (z. B. zu Themen wie Digitalisierung oder ESG), in denen auch Aspekte der Betreiberverantwortung beleuchtet werden. Durch den Vergleich mit anderen können FM-Abteilungen ihre Leistungsfähigkeit in Sachen Compliance und Risikomanagement einschätzen und verbessern.

Offizielle Website: realfm.de

Zweck der Organisation: Der VDI ist mit rund 150.000 Mitgliedern der größte Techniker- und Ingenieurverband Deutschlands. Er formuliert anerkannte technische Standards und Richtlinien in nahezu allen Ingenieurdisziplinen – darunter auch im Bereich Bauen und Gebäudetechnik, der für Facility Management besonders relevant ist. Speziell durch die VDI-Fachgremien für Technische Gebäudeausrüstung (TGA) unterstützt der Verband sichere, effiziente und normgerechte Betriebsprozesse in Gebäuden. Der VDI versteht sich als Wissensplattform zwischen Gesetzgebung, Wissenschaft und Praxis: Er vermittelt aktuelles technisches Regelwissen an Anwender und übersetzt komplexe gesetzliche Forderungen in praktikable Handlungsanleitungen. Dadurch hilft der VDI FM-Abteilungen, ihren Betreiberpflichten nach dem Stand der Technik gerecht zu werden und Haftungsrisiken zu minimieren.

Rolle beim Thema Betreiberverantwortung: Gibt mit der Richtlinienreihe VDI 3810 einen umfassenden technischen Ordnungsrahmen für Betreiberverantwortung und Instandhaltung vor. Während GEFMA 190 aus Anwendersicht entstand, ist VDI 3810 als offiziell anerkannte Ingenieurregel aktueller und detaillierter: VDI 3810 Blatt 1 und 1.1 legen die Grundlagen des Betreibens und der Betreiberpflichten fest (inkl. Begriffe, Betreiberanforderungen, Organisation, Dokumentation). Darauf aufbauend definieren weitere Blätter konkrete Pflichten für einzelne Gewerke (z. B. Aufzüge, Lüftung, Sanitär) im Gebäudebetrieb. Diese VDI-Normen – teils in Kooperation mit GEFMA entstanden – sind Stand der Technik und dienen Gerichten und Behörden oft als Maßstab dafür, ob Betreiber ihre Sorgfaltspflichten erfüllt haben.

Technische Richtlinien & Aktualität: Stellt durch VDI 3810 sicher, dass FM-Verantwortliche stets auf aktuellem Stand der Regeln arbeiten. Die Reihe umfasst sieben Publikationen (Blatt 1 bis 6) und deckt alle wesentlichen Anlagenbereiche ab – von Allgemeines über Sanitär-, Heizungs-, Lüftungs- bis Fördertechnik. Neue oder geänderte Vorschriften (z. B. zur Arbeitssicherheit oder Prüffristen) fließen laufend in Überarbeitungen ein, da VDI-Richtlinien „satzungsrechtlich“ an den neuesten Stand angepasst werden. FM-Teams erhalten damit verlässliche, anerkannte Handlungsleitfäden, um ihren Betreiberpflichten technisch korrekt nachzukommen.

Wissensvermittlung & Schulungen: Der VDI fördert den Know-how-Transfer an Praktiker durch Fachkonferenzen, Seminare und Publikationen. Beispielsweise veranstaltet er regelmäßige TGA-Fachtagungen (oft in Kooperation mit FM-Verbänden) zu Themen wie Betreiberpflichten, Prüfwesen und Sicherheit, auf denen Experten aktuelle Entwicklungen erläutern. Über das VDI-Wissensforum und Veröffentlichungen (z. B. tab Fachmedium) werden Betreiber über Best Practices und neue Normen informiert. Dadurch können sich FM-Abteilungen kontinuierlich weiterbilden und rechtssicheres Verhalten im Betriebsalltag verankern.

Netzwerk & Zusammenarbeit: Bindet FM-Experten und Betreiber in die Normungsarbeit ein und kooperiert eng mit anderen Verbänden. So wurden einzelne VDI 3810-Richtlinien gemeinsam mit GEFMA erarbeitet (z. B. Blatt 5 GA*) und RealFM-Vertreter wirken in VDI-Gremien mit. Diese Zusammenarbeit stellt sicher, dass die technischen Regeln die Praxisbelange des FM berücksichtigen. Außerdem bietet der VDI eine Plattform, auf der Ingenieure, Sicherheitsfachleute und FM-Verantwortliche Erfahrungen austauschen – etwa in den Richtlinienausschüssen oder bei gemeinsamen Projekten.

Offizielle Website: vdi.de (Schwerpunkt VDI-Gebäudetechnik)

Zweck der Organisation: Unter dem Dach des TÜV-Verbands sind die bekannten Technischen Überwachungsvereine (TÜVs) vereint. Der Verband setzt sich für die technische Sicherheit von Anlagen, Gebäuden, Maschinen und Produkten ein – durch unabhängige Prüfungen, Zertifizierungen und als Partner des Gesetzgebers bei Sicherheitsstandards. Für FM-Abteilungen ist der TÜV-Verband ein wichtiger Akteur, da er die Einhaltung betriebssicherheitsrechtlicher Vorgaben überwacht (z. B. wiederkehrende Prüfungen von Aufzügen, Druckbehältern, Elektroanlagen) und so zur rechtskonformen Betreiberorganisation beiträgt. Zudem erstellt der Verband regelmäßige Branchenreports über den Sicherheitszustand technischer Anlagen in Deutschland (etwa den jährlichen Anlagensicherheitsreport). Die Mission: Betreiber bei der Vermeidung von technischen Risiken zu unterstützen, Gefahren für Nutzer frühzeitig aufzudecken und einen hohen Sicherheitsstandard im Betrieb zu gewährleisten.

Rolle beim Thema Betreiberverantwortung: Unterstützt Betreiber direkt darin, ihren gesetzlichen Prüf- und Instandhaltungspflichten nachzukommen, und macht auf Defizite aufmerksam. So zeigen Auswertungen des TÜV-Verbands, dass z. B. über 25 % aller brandschutztechnischen Anlagen in Sonderbauten bei Prüfungen wesentliche Mängel aufweisen. Solche Befunde unterstreichen das Haftungsrisiko und die Notwendigkeit professioneller technischer Betriebsführung aus Sicht der Betreiberverantwortung. Durch veröffentlichte Berichte – wie den TÜV Baurechtsreport 2024 – schafft der Verband Transparenz über typische Mängel und gibt Empfehlungen, wie Betreiber ihre Anlagen sicherer betreiben können. Kurz: Der TÜV-Verband fungiert als Mahner und Berater in Sachen Anlagensicherheit und hilft so, Betreiberpflichten im Alltag umzusetzen.

Prüfungen & Zertifikate: Organisiert bundesweit die gesetzlich vorgeschriebenen Sachverständigenprüfungen (z. B. TÜV-Abnahmen) an sicherheitsrelevanten Anlagen. Durch diese unabhängigen Checks erlangen Betreiber die nötige Rechtssicherheit, reduzieren Risiken und erhöhen die Verfügbarkeit ihrer technischen Einrichtungen. Prüfintervalle und Prüfnachweise werden zentral dokumentiert – FM-Teams können so gegenüber Behörden nachweisen, ihren Betreiberpflichten (etwa nach BetrSichV und DGUV-Vorschriften) ordnungsgemäß nachzukommen. Bei bestandener Prüfung vergibt der TÜV Prüfsiegel bzw. Zertifikate, die für Nutzer und Versicherungsträger Vertrauen schaffen.

Weiterbildung & Beratung: Bietet praxisorientierte Schulungen und Lehrgänge an, damit Facility Manager ein (rechts-)sicheres System zur Regelung ihrer Betreiberverantwortung etablieren können. Beispiele sind TÜV-Seminare zu Betreiber- und Unternehmerpflichten, in denen die Teilnehmer lernen, Gefährdungsbeurteilungen zu erstellen, Pflichten wirksam zu delegieren und die Kontrolldokumentation zu führen. Zudem stehen TÜV-Experten als Berater bereit – etwa um FM-Abteilungen bei der Optimierung von Prüf- und Wartungsprozessen oder der Einführung eines rechtssicheren Organisationshandbuchs zu unterstützen.

Brancheninformationen & Standards: Der TÜV-Verband veröffentlicht Whitepapers, Richtlinienempfehlungen und Reports, die FM-Verantwortlichen als Orientierung dienen. Im jährlichen Anlagensicherheitsreport etwa wird aufgezeigt, wie sicher überwachungsbedürftige Anlagen in Deutschland betrieben werden. Auf Grundlage dieser Daten entwickelt der Verband Handlungsvorschläge für Betreiber und wirkt auf Verbesserungen der technischen Regeln hin. Außerdem beantwortet der TÜV-Verband Fachfragen (z. B. Nachrüstungspflichten bei Aufzügen) in öffentlichen FAQs und arbeitet in Normungsgremien mit. So fließt praktisches Sicherheits-Know-how in die Weiterentwicklung von Betreiberpflichten ein.

Offizielle Website: vdtuev.de

Zweck der Organisation: VKIG ist die bundesweite Interessenvertretung für kommunale Immobilien- und Gebäudewirtschaften (z. B. Städtische Gebäudemanagementbetriebe). Der Verband will den kommunalen FM-Einheiten eine starke Stimme geben und ihr spezifisches Profil schärfen. Dazu fördert der VKIG den Austausch auf Leitungsebene der Stadt- und Kreisverwaltungen und unterstützt die Mitgliedsbetriebe dabei, effizient, wirtschaftlich und zukunftsfähig zu agieren. Oberstes Ziel ist es, das Selbstverständnis und die Wettbewerbsfähigkeit kommunaler Gebäude­wirtschaften zu stärken – gegenüber privaten FM-Dienstleistern ebenso wie innerhalb der Verwaltungshierarchie. Der VKIG bündelt hierzu das kommunale Fachwissen und entwickelt gemeinsam mit Partnern (z. B. dem Deutschen Städtetag und der KGSt) praxisnahe Lösungen und Leitfäden für typische Herausforderungen wie Betreiberverantwortung, Digitalisierung oder Nachhaltigkeit.

Rolle beim Thema Betreiberverantwortung: Unterhält eine eigene Fachgruppe „Betreiberverantwortung“, in der sich kommunale FM-Betriebe direkt und geschützt über Erfahrungen, Probleme und Lösungsansätze austauschen. Dieses Netzwerk ermöglicht es z. B. Stadtverwaltungen, voneinander zu lernen, wie sie ihre Betreiberpflichten organisieren – etwa bei Prüfungen in Schulen, Verkehrssicherung in öffentlichen Gebäuden oder Wartung von Liegenschaften. Zudem vertritt der VKIG klare Positionen zur Betreiberverantwortung gegenüber Politik und Spitzenverbänden: Er macht auf spezifische Herausforderungen (wie begrenzte Personalressourcen im öffentlichen Dienst) aufmerksam und setzt sich für praxistaugliche Regelungen ein, die den Kommunen die Erfüllung ihrer Betreiberpflichten erleichtern.

Erfahrungsaustausch & Netzwerk: Organisiert einen intensiven Erfahrungsaustausch auf allen Ebenen – vom regelmäßigen interkommunalen Führungszirkel der Betriebsleiter bis zu themenspezifischen Fachgruppen im operativen Bereich. Über ein geschlossenes Online-Netzwerk können Mitglieder direkt und ungefiltert Fragen zur Betreiberverantwortung stellen und Best Practices teilen. Zusätzlich veranstaltet der VKIG eine jährliche Fachtagung sowie Workshops zu aktuellen Themen (oft in Zusammenarbeit mit der Kommunalen Gemeinschaftsstelle KGSt), bei denen Betreiberverantwortung ein wiederkehrender Schwerpunkt ist.

Leitfäden & Best Practices: Erarbeitet praxisorientierte Leitfäden, Arbeitshilfen und Musterlösungen für das kommunale Gebäudemanagement. Diese Publikationen – etwa zu Organisation und Dokumentation der Betreiberpflichten – entstehen häufig mit Partnern aus Verwaltung und Versicherungen und bieten den FM-Abteilungen konkrete Handlungsempfehlungen. Darüber hinaus sammelt der VKIG Best Practices seiner Mitglieder: z. B. standardisierte Prüfpläne, Software-Einsatz zur Pflichtenverwaltung oder Schulungskonzepte für Hausmeister. Dieses geballte Erfahrungswissen stellt der Verband allen Mitgliedern zur Verfügung, sodass jede Kommune von den Lösungsansätzen der anderen profitieren kann.

Weiterbildung & Kooperation: Fördert gezielt die Qualifizierung von Mitarbeitern im kommunalen FM. In Kooperation mit dem Bundesverband vhw bietet der VKIG z. B. einen Zertifikatslehrgang „Fachkraft Betreiberverantwortung“ an, der speziell auf öffentliche Liegenschaften zugeschnitten ist. Führungskräfte können außerdem an kollegialen Coaching-Programmen teilnehmen, um ihre Rolle etwa als Betreiberverantwortliche in einer Behörde zu reflektieren und weiterzuentwickeln. Nicht zuletzt bindet der VKIG die kommunalen Immobilienverantwortlichen in die Fachgremien des Deutschen Städtetags ein, damit deren Anliegen (z. B. realistische Prüfintervalle oder Finanzierungsfragen bei Betreiberpflichten) auf hoher Ebene Gehör finden.

Offizielle Website: vkig.de